Общественный фонд «Фонд развития спорта «Каспий»

Общественный фонд «Фонд развития спорта «Каспий» занимается развитием массового спорта среди людей с особыми физическими потребностями в г.Астана. В спортивных объектах Фонда (Паралимпийский тренировочный центр и Ледовая арена «Тарлан») все услуги для данной категории населения предоставляются на бесплатной основе. Общая посещаемость объектов в сумме составляет около 50 тысяч посещений в год. Помимо ежедневных тренировок в спортивных объектах ежемесячно проводятся множество различных спортивных мероприятий, таких как: чемпионаты городского и республиканского масштаба, учебно-тренировочные сборы национальных сборных команд РК и иностранных государств и др. культурно-массовые и спортивные мероприятия.

Знакомство ОФ «Фонд развития спорта «Каспий» с решениями Documentolog началось в 2019 году. Выбор делали на основе рекомендаций и отзывов. В результате была выбрана система Documentolog. 

Пользование облачной системой Documentolog Business позволило Фонду безболезненно перевести в цифровой формат все свои бизнес-процессы. 

В ходе проекта была автоматизированы следующие процессы:

Общий документооборот:

• Входящие и исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Обращения физических и юридических лиц;
• Поручения;
• Голосование
• Переписка с госорганами РК

Финансовый документооборот:

• Договоры;
• Акты/акты выполненных работ;
• Счета на оплату;
• Накладные;
• Заявки на оплату;
• Счета-фактуры.

Кадровый документооборот:

• Трудовые договоры с интеграцией с Enbek.kz (ЕСУТД) 
• Служебные записки на командировку
• Заявления на отпуск.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА:

Внедрение СЭД Documentolog позволило Фонду автоматизировать и ускорить основные внутренние процессы компании, перевести в электронный формат большинство видов документов.

Кенжин Жанибек, администратор СЭД: “Особенную пользу продукта мы отметили при удаленной работе во время пандемии, он был просто незаменим в тот период. Особенно хотелось бы отметить высокую степень защищенности хранящейся информации, удобство согласования документов и контроля хода исполнения поручений, а также оперативность и удобство взаимодействия с контрагентами, в частности обмен с государственными органами”.

За время использования системы сотрудники Фонда отмечают:

• Сокращение времени на подписание документов, 
• Прозрачность и легкое отслеживание исполнения поручений, 
• Экономия бумаги,
• Возможность вести переписку с госорганами, 
• Возможность работать удаленно, в том числе и через мобильное приложение.