Топ-5 проблем отдела кадров, которые легко решаются с КЭДО DOCUMENTOLOG

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это больше, чем просто удобный инструмент. Для HR-специалистов он становится настоящим помощником, избавляющим от рутины, организационных сложностей и предоставляющим возможность роста HR-специалистов. Давайте разберем главные проблемы, с которыми сталкиваются кадровики и посмотрим, как КЭДО меняет процесс работы.

1. Ручная работа с документами

Каждый кадровик знает, сколько времени уходит на подготовку, распечатку, подписание, сканирование  и архивирование документов. Ручной труд может привести к ошибкам: опечаткам и переподписанию.

Как помогает КЭДО:

Автоматическое создание документов по шаблонам.

Электронная подпись нескольких документов одним кликом.

Проверка данных на этапе ввода, что исключает дальнейших ошибок.

Пример из жизни:

Раньше на оформление трудового договора уходило несколько часов. С КЭДО это занимает пару минут — и вы уже работаете с новыми задачами!

2. Потеря и повреждение бумажных документов

Документы можно потерять, что является большим риском для отдела кадров, бухгалтеров и руководелей, при аудитах. 

Как помогает КЭДО:

Все документы хранятся на облачном или защищенном сервере.

Архив всегда доступен, где бы вы ни находились.

Резервные копии защищают от потерь.

Пример из жизни:

Руководитель запросил данные договоров прошлых лет. Вместо нескольких часов поиска в бумажных архивах, вы находите его за считанные секунды.

3. Долгий процесс согласования

Передача бумажных документов между отделами или сотрудниками, особенно удаленными, превращает процесс согласования в длительное испытание.

Как помогает КЭДО:

Автоматизированные маршруты для согласования.

Возможность удаленной работы с документами.

Пример из жизни:

Согласование документов о повышении зарплаты, которое раньше занимало дни, теперь завершается за несколько минут.

4. Трудности с удаленной работой кадровиков

Переход на удаленку стал вызовом: доступ к бумажным документам ограничен, и это тормозит работу.

Как помогает КЭДО:

В системе DOCUMENTOLOG-онлайн доступ ко всем документам из любой точки мира.

Электронная подпись и создание, согласование кадровых документов, не выходя из дома.

Пример из жизни:

Необходио оформить прием/увольнение сотрудника. Вы оформляете и подписываете документы за считанные минуты.

5. Сложности с соблюдением законодательства

Кадровые документы содержат большое количество персональных данных, и их утечка может привести к серьезным последствиям: штрафам, судебным разбирательствам и утрате доверия сотрудников.

Как помогает КЭДО:

Система DOCUMENTOLOG защищает доступ к данным с помощью аутентификации.

Логи позволяют отслеживать, кто, когда и какие действия совершал с документами.

Ограничение прав доступа для сотрудников, которые не должны видеть определенные данные.