ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан»

ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан» (далее – Институт) – организация, осуществляющая научно-исследовательскую работу в области градостроительства.  

Целью деятельности Института являются: разработка методических пособий, рекомендаций и нормативно-технической документации в сфере архитектуры, осуществление производственно-хозяйственной деятельности в области науки, архитектуры и градостроительства и пр.

Являясь хозяйствующим субъектом квазигосударственного сектора, Институт работает с множеством документов различного типа. Поэтому, в целях обеспечения условий для удобного ведения документооборота и минимализации бумажного, а также снижения трудоемкости процессов и повышения исполнительской дисциплины руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота.

Существующие продукты на рынке поставщиков СЭД были проанализированы по следующим критериям:

• оптимальное и эффективное освоение денежных средств;
• ответственность поставщика СЭД;
• интеграция с государственными  органами.

В результате проведенного анализа поставщиком СЭД стала компания Documentolog. В июле 2019 г. было завершено внедрение системы. Специалисты Documentolog в течение 30 рабочих дней провели работы по анализу существующих процессов и настройке СЭД по модели локального внедрения.

В ходе проекта были автоматизированы:

• Входящие документы (в том числе резолюции);
• Исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Поручения;
• Обращения физических лиц;
• Обращения юридических лиц;
• Отчеты стандартные;
• Приказы по ОД/Распоряжение;
• Протокольные совещания.

К системе были подключены 30 рабочих мест. По результатам внедрения СЭД сотрудники Института отмечают следующее:

• сокращение административных расходов на одну штатную единицу;
• сокращение расходов на бумажный архив, на копирование и восстановление документов;
• сокращение времени на согласование и поиск документов в архиве.

Вместе с тем, значительно повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Наблюдаются сокращение срока исполнения поручений и значительное уменьшение количества просроченных поручений. Число электронной корреспонденции выросло в среднем до 80 %.

Для ведения официальной переписки с государственными органами и другими партнерами Институт был подключен к Центру обмена электронными документами.