НАО «Казахстанский институт общественного развития «Рухани жаңғыру»

НАО «Казахстанский институт общественного развития «Рухани жаңғыру» (далее – Институт) занимается разработкой и реализацией стратегии продвижения программы «Рухани Жаңғыру», а также аналитическим и методическим сопровождением всех структур, участвующих в ее реализации.

Институт был создан в апреле 2019 года. Поэтому сразу после создания было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в целях избежания накопления бумажной документации. Одной из ключевых причин стала необходимость ведения внешней электронной корреспонденции с государственными органами.

Важными критериями при поиске подходящей системы были: оптимальная цена, аренда лицензий, интеграция с госорганами. По результатам изучения рынка СЭД выбор был сделан в пользу Documentolog.

Проект работы по внедрению системы по модели сервисного обслуживания SaaS стартовал в конце августа и был завершен в октябре 2019 года. За 30 рабочих дней команда внедрения автоматизировала 20 ключевых процессов документооборота, а также настроила интеграцию с Центром обмена электронными документами и системой ЕСЭДО ГО для обеспечения электронной переписки с контрагентами и государственными органами. К электронному ведению документооборота были подключены 63 сотрудника Института.

Процессы, автоматизированные в рамках проекта:

1. Общий документооборот:

• Входящие документы (в том числе резолюции);
• Исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Обращения физических лиц;
• Обращения юридических лиц;
• Приказ по ОД/Распоряжение;
• Протокольные совещания;

2. Договорная деятельность

• Договор/Дополнительные соглашения;
• Заявка на оплату;

3. Кадровый документооборот

• Процесс приема сотрудника;
• Процесс предоставления отпуска сотрудникам;
• Процесс командирования сотрудника;
• Процесс перевода сотрудника в другое подразделение;

4. Отчеты

• Отчет по входящим документам;
• Отчет по исходящим документам;
• Отчет по обращениям лиц;
• Отчет по языкам в разрезе типов документов;
• Отчет по исполнению протокольных поручений;
• Отчет по структурным подразделениям;
• Напоминание по контрольным документам.

По результатам проекта сотрудники Института отмечают, что они оперативно взаимодействуют в системе сотрудников, получают точную информацию о статусе документов и обращений. Рукводство получило инструмент всестороннего контроля исполнения поставленных задач.