documentolog

EN

KZ

Қазақша

RU

Русский

US

English

logo

Products

Solutions

Clients

Prices

Resources

About Us

Products
Solutions
Clients
Prices
Resources
About Us
Логотип компании АО "Казпочта"

АО "Казпочта"

Другие

Система Documentolog, предназначенная для организации paper free пространства, и обеспечивающая автоматизацию бизнес-процессов с момента запуска до завершения, была внедрена в АО «Казпочта» по модели SaaS. 

Казпочта - оператор казахстанской национальной почтовой сети. Является крупнейшей сетью в Казахстане с самой большой протяженностью и отдаленностью, имеющая филиалы и подразделения в самых отдаленных регионах и селах, более 23 000 сотрудников, более 3 500 производственных объектов, 500 партнерских отделений.

В рамках данного проекта были автоматизированы следующие процессы компании:

Общее делопроизводство (работа с входящими, исходящими документами, внутренней корреспонденцией, обращениями лиц, распорядительными документами, планами работ, обмен служебными записками и др.);

Кадровое делопроизводство (перевод процессов от оформления до расторжения трудовых отношений с работником в электронный формат с обязательным использованием ЭЦП на каждом этапе);

Управление рабочими совещаниями (проведение совещаний, составление и подписание протоколов, а также мониторинг исполнений решений, выданных на совещаниях);

Управление и организация ИТ-услуг ITSM, (автоматизация таких процессов, как управление конфигурациями ИТ, соглашениями об услугах ИТ, управление проблемами, знаниями, управление запросами на обслуживание и инцидентами, изменениями в ИТ и др.);

Коллегиальные заседания (автоматизация деятельности коллегиальных органов компании).

Запуск пилотного проекта по внедрению Documentolog для 5000 сотрудников Центрального Аппарата и областных филиалов состоялся 26 июня 2017 года. Все работы по подготовке и внедрению системы были выполнены в течение 15 рабочих дней. 

Во время запуска пилота возникли организационные сложности, а именно организация подключения и обучения 5000 пользователей в территориально-распределенных областных филиалах и почтамтах. Для решения данной ситуации команда Documentolog записала обучающие видео-курсы, организовала проведение обучения пользователей посредством видео-конференцсвязи и подготовила тестовые вопросы на знание СЭД

После успешного завершения пилотного периода эксплуатации системы, в декабре 2017 года АО «Казпочта» подключили к СЭД Documentolog более 20 000 сотрудников компании. 

За период с июня 2017 года по февраль 2018 года сотрудниками АО «КазПочта» в системе Documentolog было:

  • запущено 169 406 внутренних заявок;
  • запущено 23 139 исходящей корреспонденции;
  • отписано 302 283 резолюций;
  • отработано 58 653 запросов на обслуживание и инциденты в ITSM;
  • размещено файлов, общий объем которых составил 1,5 ТБ;
  • использовано 192,5 ГБ в базе данных.

Также АО «КазПочта» была предоставлена мобильная версия системы Documentolog с полноценной функциональностью и поддержкой ЭЦП. 

Отличительной особенностью проекта, реализованного в АО "Казпочта" является автоматизация HR-процессов. Первые процессы были запущены 3 мая 2018 года (прием, перевод, расторжение трудовых договоров).

Предпосылки к автоматизации HR-процессов:

  • Отсутствие единой унифицированной системы HR;
  • Расхождение данных, отсутствие полноценной и актуальной базы данных работников 24/7;

Была проведена большая интеграция системы SAP HCM c Documentolog. У системы Documentolog уже имелись определенные шаблоны стандарты, плюс команда Казпочты и Documentolog совместными силами провели масштабную работу по разработке шаблонов, соответствующих специфике работы АО "Казпочта" и критериям интеграции с SAP (18 видов договоров, 35 видов сменных графиков и др.). 

К декабрю 2019 г. (1г.и 7 месяцев с момента запуска автоматизации) были подведены результаты проекта (данные взяты из презентации АО "Казпочта" 2019г.): 

  • Были разработаны инструкции по автоматизированным HR-процессов - 33;
  • На 100% оцифрованы личные дела работников в системе Documentolog - 23 000 работников;
  • Количество обучающих мероприятий по автоматизации - 632;
  • Подготовка функциональных спецификаций - 160;
  • Количество процессов в Documentolog - 114;
  • Количество подпроцессов в Documentolog - 30;
  • Разработки в SAP HCM - 160.

  • К этому времени в системе Documentolog было запущено 202 012 HR-документов (это 1 010 063 листов бумаги).

Результаты проекта по автоматизации HR-процессов с Documentolog:

  • Единая автоматизированная система HR-процессов (SAP-Documentolog);
  • Сокращение рутинной работы, обеспечение прозрачности процессов;
  • Централизованные, стандартизированные HR-процессы: клиентский сервис, развитие Self-сервис.

Последние новости

04.04.2024

Специальное предложение для новых клиентов Documentolog Business!

Теперь, приобретая систему, вы можете добавлять неограниченное количество сотрудников без тарификации за каждого из них. Доступ к сервисам электронного подписания и обмена документами предоставляется всем сотрудникам вашей компании.

01.04.2024

Documentolog Business обновлен до версии 4.3

Реализовано подписание Крипто ПРО для России а также в качестве индивидуального предпринимателя (ИП) в универсальном типе документа и на странице для незарегистрированных пользователей.

29.03.2024

Documentolog Platform обновлен до версии 7.22

В новой версии системы Documentolog Platform расширили функционал и добавили несколько интересных “фишек”, которые уже доступны для наших клиентов.

07.03.2024

Documentolog Business обновлен до версии 4.2

1. Реализовано отображение универсального типа для незарегистрированных пользователей под мобильные устройства, добавлена возможность приглашения сотрудников в модальном окне "Структура" и др.

Other clients in this industry

ТОО «FitnessLink»

ТОО «FitnessLink»

АО «НК «Казахстан Инжиниринг»

АО «НК «Казахстан Инжиниринг»

ТОО «Astana Venue Management»

ТОО «Astana Venue Management»

ОО «Национальный паралимпийский комитет Республики Казахстан»

ОО «Национальный паралимпийский коми...