АО "Казпочта"

Система Documentolog, предназначенная для организации paper free пространства, и обеспечивающая автоматизацию бизнес-процессов с момента запуска до завершения, была внедрена в АО «Казпочта» по модели SaaS. 

Казпочта - оператор казахстанской национальной почтовой сети. Является крупнейшей сетью в Казахстане с самой большой протяженностью и отдаленностью, имеющая филиалы и подразделения в самых отдаленных регионах и селах, более 23 000 сотрудников, более 3 500 производственных объектов, 500 партнерских отделений.

В рамках данного проекта были автоматизированы следующие процессы компании:

Общее делопроизводство (работа с входящими, исходящими документами, внутренней корреспонденцией, обращениями лиц, распорядительными документами, планами работ, обмен служебными записками и др.);

Кадровое делопроизводство (перевод процессов от оформления до расторжения трудовых отношений с работником в электронный формат с обязательным использованием ЭЦП на каждом этапе);

Управление рабочими совещаниями (проведение совещаний, составление и подписание протоколов, а также мониторинг исполнений решений, выданных на совещаниях);

Управление и организация ИТ-услуг ITSM, (автоматизация таких процессов, как управление конфигурациями ИТ, соглашениями об услугах ИТ, управление проблемами, знаниями, управление запросами на обслуживание и инцидентами, изменениями в ИТ и др.);

Коллегиальные заседания (автоматизация деятельности коллегиальных органов компании).

Запуск пилотного проекта по внедрению Documentolog для 5000 сотрудников Центрального Аппарата и областных филиалов состоялся 26 июня 2017 года. Все работы по подготовке и внедрению системы были выполнены в течение 15 рабочих дней. 

Во время запуска пилота возникли организационные сложности, а именно организация подключения и обучения 5000 пользователей в территориально-распределенных областных филиалах и почтамтах. Для решения данной ситуации команда Documentolog записала обучающие видео-курсы, организовала проведение обучения пользователей посредством видео-конференцсвязи и подготовила тестовые вопросы на знание СЭД. 

После успешного завершения пилотного периода эксплуатации системы, в декабре 2017 года АО «Казпочта» подключили к СЭД Documentolog более 20 000 сотрудников компании. 

За период с июня 2017 года по февраль 2018 года сотрудниками АО «КазПочта» в системе Documentolog было:

• запущено 169 406 внутренних заявок;
• запущено 23 139 исходящей корреспонденции;
• отписано 302 283 резолюций;
• отработано 58 653 запросов на обслуживание и инциденты в ITSM;
• размещено файлов, общий объем которых составил 1,5 ТБ;
• использовано 192,5 ГБ в базе данных.

Также АО «КазПочта» была предоставлена мобильная версия системы Documentolog с полноценной функциональностью и поддержкой ЭЦП. 

Отличительной особенностью проекта, реализованного в АО "Казпочта" является автоматизация HR-процессов. Первые процессы были запущены 3 мая 2018 года (прием, перевод, расторжение трудовых договоров).

Предпосылки к автоматизации HR-процессов:

• Отсутствие единой унифицированной системы HR;
• Расхождение данных, отсутствие полноценной и актуальной базы данных работников 24/7;

Была проведена большая интеграция системы SAP HCM c Documentolog. У системы Documentolog уже имелись определенные шаблоны стандарты, плюс команда Казпочты и Documentolog совместными силами провели масштабную работу по разработке шаблонов, соответствующих специфике работы АО "Казпочта" и критериям интеграции с SAP (18 видов договоров, 35 видов сменных графиков и др.). 

К декабрю 2019 г. (1г.и 7 месяцев с момента запуска автоматизации) были подведены результаты проекта (данные взяты из презентации АО "Казпочта" 2019г.): 

• Были разработаны инструкции по автоматизированным HR-процессов - 33;
• На 100% оцифрованы личные дела работников в системе Documentolog - 23 000 работников;
• Количество обучающих мероприятий по автоматизации - 632;
• Подготовка функциональных спецификаций - 160;
• Количество процессов в Documentolog - 114;
• Количество подпроцессов в Documentolog - 30;
• Разработки в SAP HCM - 160.
• 
  
• К этому времени в системе Documentolog было запущено 202 012 HR-документов (это 1 010 063 листов бумаги).

Результаты проекта по автоматизации HR-процессов с Documentolog:

• Единая автоматизированная система HR-процессов (SAP-Documentolog);
• Сокращение рутинной работы, обеспечение прозрачности процессов;
• Централизованные, стандартизированные HR-процессы: клиентский сервис, развитие Self-сервис.