Электронный документооборот на предприятии от истоков к современности

Сегодня мы поговорим о том, как развивался современный документооборот на предприятии на протяжении ближайших 20 лет. Почему именно этот срок? Дело в том, что именно 20 лет назад в крупных государственных структурах, квазигосударственных и частных предприятиях Республики Казахстан впервые начали появляться системы электронного документооборота - продукты, которые позволили существенно упростить документопотоки внутри организаций. 

С развитием информационных технологий и изменения качества спроса на рынке эти системы постоянно развивались и совершенствовались. Сегодня системы электронного документооборота (СЭД) работают не только в рамках традиционного делопроизводства, но и позволяют вести бухучет, кадровый учет, а также управлять проектами, выстраивать отношения с клиентами при продажах и много чего еще. Это существенно повышает эффективность труда и уровень исполнительской дисциплины сотрудников в любой организации. Но как все это происходило в Казахстане? Давайте разбираться.

“Первые шаги” СЭД в РК.

К середине 90-х объемы документооборота на больших предприятиях и в крупных госдепартаментах РК еще не добрались до критического уровня. Однако из-за широкой географии филиалов в таких организациях процедура согласования документов могла затягиваться на несколько недель, а где-то даже и месяцев, что негативно сказывалось на сроках исполнения этих документов. Это было одной из актуальнейших проблем документооборота того времени.

К тому же, момент, когда количество документов на крупных промышленных предприятиях и в госорганах достигло критической массы, все-таки настал. Именно тогда в Казахстане начали появляться первые СЭД как результат реформ в концепции документооборота. Они были чем-то вроде электронного журнала регистрации документов. Такие системы позволяли хранить электронные экземпляры документов, подсчитывать их кол-во в различных отчетах и находить их по разным атрибутам. При этом сами документы сохранялись в бумажном виде, и работали с ними согласно положениям классического документооборота.

Такие системы разрабатывались, как правило, по заказу самих предприятий, с учетом индивидуальной специфики документооборота в каждой из них. Это и стало “ахиллесовой пятой” таких решений, т.к. изменить структуру автоматизированных процессов в этих СЭД было невозможно, а это значило отсутствие перспективы развития таких СЭД. А ввиду того, что работа этой системы имеет прямое отношение к действующей модели управления организацией, неизбежно наступало время, когда развитие любого предприятия прекращалось по причине того, что применяемый программный продукт замедлял то, что должен был ускорять. Эффективность используемой в компании системы управления начинала стремительно снижаться, и приходилось привлекать дополнительные средства для того, чтобы разработать новую, актуальную СЭД, которая бы гармонично сочеталась с укладом организации и ускоряла рост бизнеса. Проще говоря, если система была разработана для сети заводов “Казсельмаш”, то применить ее же в Государственной фискальной службе было просто невозможно.

Конечно, застой в развитии СЭД продолжался недолго, и на отечественный рынок стали выходить компании, которые предлагали более гибкие решения. Ситуация в области документооборота на предприятиях стала изменяться к лучшему.

Переломный момент в истории СЭД в РК.

В середине 2000-х на рынок Казахстана стали активно продвигаться разработчики гибких систем электронного документооборота, которые без труда подгонялись под индивидуальные потребности любого клиента. Их продукты основывались на идее, что СЭД может быть не просто электронным журналом для регистрации документов и их хранилищем, но и инструментом для автоматизации управленческих функций внутри организации, процесса продаж, кадрового учета и т.д.

Сама технология разработки стала двухэтапной: сначала разрабатывалось ядро (основной функционал) системы, затем происходил процесс внедрения системы на предприятие, в ходе которого оговаривались, разрабатывались и отлаживались индивидуальные бизнес-процессы и нюансы документооборота. Такой подход делал цену конечных решений более доступной, а сами решения - широко масштабируемыми.

Еще одним фактором эволюции документооборота в Казахстане стал новый подход к управлению компанией с точки зрения технологии ведения бизнеса и его структуры. С ним пришли понятия менеджмента качества и подход к управлению на основе бизнес-процессов. IT-индустрия ответила на это введением термина WorkFlow - рабочих потоков, являющих собой единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Разработчики СЭД, как отечественные, так и зарубежные, претворили это понятие в жизнь с помощью движков, ориентированных на процессы (WorkFlow-engines). Это сделало системы еще более гибкими, легко адаптируемыми под нужды динамично развивающихся предприятий.

Когда в Казахстан пришли зарубежные игроки (IBM Lotus, Documentum и т.д.), разрабатывающие платформы для СЭД, появилось понятие ECM - enterprise content management (система управления корпоративной информацией). На деле решения, подпадающие под категорию ECM, уникальны тем, что в них присутствует ясное разграничение между собственно документом и его информационной составляющей (контентом). ECM-решение работает с содержимым документов при помощи метаданных - выделенной информации, являющейся важной для компании. Так, для исходящего послания метаданными могут быть: получатель, дата подписи, лицо, подписавшее документ, номер документа и информация об отправлении и доставке.

Это стало переломным моментом в ходе становления электронного  документооборота.

Документооборот на казахстанских предприятиях сегодня

На протяжении существования нашей компании мы пристально следили как за тенденциями отечественного рынка СЭД, так и за технологическими новшествами в программных продуктах зарубежного и отечественного производства, которые сегодня формируют предложение в нашей стране. На основе наших наблюдений мы разработали СЭД Documentolog - современное, удобное, а главное - простое решение, которое полностью учитывает специфику документооборота в РК, а также охватывает все существующие на данный момент у зарубежных и российских аналогов функции СЭД, а именно:

• общее делопроизводство - обработка входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан, внутренние документы и ОРД, контроль исполнительской дисциплины;
• кадровый документооборот - строго регламентированная область, отвечающая в системе за осуществление стандартных процессов трудоустройства и увольнения работников, отправления их в командировку, обеспечения планового и иных типов отпусков. Такие системы позволяют работать со всеми утвержденными формами кадрового делопроизводства: приказ о приёме на работу, приказ о разрыве трудового соглашения, приказ о переводе сотрудника на другую должность, личная карточка сотрудника, штатное расписание, график отпусков и т.д.;
• архив - область делопроизводства, которая завершает жизненный цикл документов на предприятии и включает следующие процессы: составление описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не являющихся ценным для организации и её членов;
• коллегиальная работа - эта часть позволяет автоматизировать документопотоки, связанные с деятельностью коллективных управленческих органов - совещаний, заседаний, собраний советов директоров и акционеров. Также она позволяет осуществлять формирование, согласование и утверждение повесток дня и протоколов совещаний/собраний;
• система построения отношений с клиентами - функция CRM (consumer relationship management), которая сейчас в той или иной степени присутствует во всех СЭД, кроме самых старых разработок. Впрочем, у большинства пользователей такой функционал не пользуется популярностью.

Кроме того, СЭД Documentolog:

• может свободно интегрироваться с системами бухгалтерского и складского учета, а также с вебсайтами компании, что позволяет сосредоточить все информационные и документационные потоки организации в одном месте;
• имеет разумную цену и сжатые сроки внедрения, что делает наш продукт доступным не только для крупных и средних, но и для малых компаний;
• доступна в любой точке планеты, с любого устройства, будь то ПК, мобильный телефон или планшет; достаточно иметь предустановленный веб-браузер и подключение к Интернету;
• может быть легко модифицирована по вашему вкусу силами вашего системного администратора;
• полностью переведена на государственный язык для тех компаний, которые привыкли вести делопроизводство на казахском языке.

Осуществляя документооборот на предприятии при помощи СЭД Documentolog, вы гарантированно поднимете производительность сотрудников компании на новый уровень и сократите временные затраты на прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции!