Electronic Document Management (EDM): What Is It and Why Is It Important for Business?

Тема автоматизации бизнес-процессов компании является популярной и как никогда актуальной на сегодня. Различные форумы и вебинары, а также деловая литература – все эти источники говорят о том, что современным компаниями нужно как можно скорее уйти от ручного труда и наладить процессы в цифровом виде. 

Большую часть деятельности любой организации занимает документооборот. Именно на его обслуживание очень часто уходит огромный ресурс ценного рабочего времени сотрудников. 

Решением проблемы является переход на электронный документооборот (ЭДО). В этом материале мы подробнее рассмотрим, что такое ЭДО и его ключевые преимущества. 

Понятие электронного документооборота

Понятие документооборот в электронном виде законодательно появилось еще более 20 лет назад в Казахстане. Так, 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Правительство Республики Казахстан приняло закон, который регламентирует работу с электронными документами, подписанными с помощью электронных цифровых подписей (ЭЦП). 

Позднее в стране появился ряд других новых государственных документов, среди которых Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703. Но все эти документы доказывают, что документ, подписанный ЭЦП, является абсолютно легитимным и равнозначным тому, как если бы он был подписан на бумажном носителе. 

Итак, что же такое электронный документооборот? ЭДО – это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота. 

Электронный документ — это цифровой файл, заверенный электронной подписью. Такой вариант документа не требует распечатки, так как юридически значимым он является именно в электронном виде. А вот если документ распечатать, то его бумажная версия будет считаться копией и будет юридически не значима. 

Как работает ЭДО?

Благодаря электронному документообороту компании создают документы (договоры, исходящие письма, закрывающие документы – акты, счета-фактуры), подписывают и отправляют файлы контрагенту через специальный СЭД (сервис электронного документооборота). 

Получатель со своей стороны в сервисе утверждает файл с помощью ЭЦП. 

В целом, все эти действия абсолютно повторяют бумажный документооборот, за тем лишь исключением, что файл создается, передается и подписывается в электронном виде. 

Рассмотрим процесс подписания на примере договора: 

Назначение ЭДО

Главный смысл электронного документооборота — это ускорение и упрощение документооборота в организации. ЭДО повышает эффективность компании и обеспечивает оперативное решение всех вопросов компании. Автоматизация – это то, что получает бизнес от внедрения ЭДО.  

Вот перечень стандартных функций электронного документооборота:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Договоры
• Акты/акты выполненных работ
• Счета-фактуры
• Трудовые договоры с интеграцией с Enbek.kz (ЕСУТД)

Эти документы в нашем сервисе доступны даже бесплатном тарифе Documentolog Free. 

Есть более расширенные платные версии. Они включают дополнительные функции. 

Как внедрить ЭДО: основные этапы

Для того, чтобы перейти на цифровой формат обмена документами, необходимо:

1. Провести анализ перевод бизнес-процессов на ЭДО. 

Определите основные виды документов, а также типы и группы контрагентов, с которыми вы начнете работать в ЭДО в приоритетном порядке. Совет от экспертов – выбирать наиболее используемые процессы и наиболее затратные, с точки зрения временных и финансовых ресурсов. 

1. Выбрать поставщика и подключить СЭД.   

Найти исполнителя для реализации внедрения ЭДО. Обращайте внимание на компетенции исполнителя, опыт работы и репутацию на рынке. Например, наша компания уже более 15 лет активно внедряет ЭДО в Казахстане. В нашем портфолио множество успешно реализованных кейсов и множество отзывов. Перейти на цифровой формат с сервисом Documentolog возможно за несколько часов (в зависимости от количества пользователей и сложности процессов). 

1. Обмен документами с контрагентами онлайн. 

Оповестите своих контрагентов и подписывайте документы с помощью ЭЦП.  В системе или на нашем сайте по названию или БИН вы можете узнать, подключен ли ваш партнер к системе. 

Польза внедрения ЭДО

Переход на цифровой формат работы повышает производительность в компании и позволяет бизнесу оптимизировать ресурсы. 

Говоря кратко, внедрение ЭДО позволяет сократить траты на бумагу, обслуживание принтера, курьерские услуги и отправку документов. А также ускоряет такие процессы как подписание и согласование документов. ЭДО документооборот повышает эффективность компании и обеспечивает оперативное решение всех вопросов.

Рассчитать вашу экономию вы можете в нашем калькуляторе: https://documentolog.kz/prices 

Нужна консультация нашего специалиста? Оставьте заявку на сайте и мы свяжемся с вами для проведения презентации.