Как рассчитать экономическую эффективность внедрения системы электронного документооборота в компании? 

В предыдущей статье я задавал вопрос, нужна или нет система электронного документооборота компании. (http://documentolog.kz/articles/show/21) . В этой статье я описываю методологию,  к оценке экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота (далее-СЭД), разработанный нашей компанией. Существующие на сегодняшний день методологии требуют от Заказчика расчета инвестиционных затрат, амортизации, и многих других трудоемких параметров, поэтому они редко применяются на практике. Нами предлагается методология, которая, с одной стороны, простая и универсальная, с другой стороны, позволяет достаточно точно оценить экономический эффект для компании, выраженный в деньгах! Мы предлагаем посчитать разницу между «всеми затратами компании на ведение документооборота в год ДО ВНЕДРЕНИЯ СЭД» и «всеми затратами компании на ведение документооборота в год ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ СЭД». Если получилась цифра положительная, компания «зарабатывает» или «получает выгоду» от использования СЭД, если отрицательная, компания «переплачивает» и «несет затраты». Поскольку каждая компания уникальна, основным вопросом становиться как посчитать «все затраты компаниина ведение документооборота в год». 

Считаем затраты ДО внедрения СЭД

Статистика по компаниям за 2016 год

Для подсчета всех затрат, за основу мы использовали подход, который применяется в экономической теории и статистике, а именно, строить прогнозную модель на базе исторических данных. Работая на рынке более 10 лет и имея более 150 внедрений СЭД Documentolog в крупных, средних и малых компаниях, мы проанализировали количество документов, создаваемых в 82 компаниях за 2016 год и получили такие данные:

Эта таблица позволяет оценить сколько документов в год создается каждым пользователем в компаниях разного размера, от 20 сотрудников до 1500. Например, в компании с численностью не более 20 сотрудников, на каждого сотрудника в год приходится в среднем 5 входящих документов, он создает 4 исходящих, 8 служебных записок и так далее. Под другими документами понимаются, все другие типы документов, которые компания автоматизировала с помощью СЭД, например, поручения, протокола и так далее. Поскольку это данные взяты на основе анализа работы реальных казахстанских компаний, работающих в разных секторах экономики, их можно смело брать за основу для любой компании. Погрешность будет не больше 15-20%.

Имея статистику по общему количеству документов, создаваемых сотрудниками в год, мы предлагаем посчитать сколько компания потратит на работу с таким количеством документов, работая «на бумаге», то есть ДО ВНЕДРЕНИЯ СЭД.  При работе в «бумажном» виде, компания несет прямые и косвенные затраты. К прямым затратам относятся:

• расходы на закуп бумаги,
• расходы на канцелярские товары,
• расходы на печать

к косвенным затратам относятся:

• время сотрудников на согласование документов,
• время сотрудников на копирование документов,
• время руководителей для принятия решения,
• время сотрудников на поиск и обработку печатных документов,
• возможная утеря документов и так далее.

Оба вида затрат для компании выражаются в деньгах. Посчитаем обе составляющие.

Расчет прямых затрат компании

В таблице 2 приведен расчет прямых затрат на оформление и исполнение 1 документа. Он состоит из расходов на бумагу, канцелярские товары и печать.

В колонке 1.1 указаны «Среднее количество страниц в 1 документе». Эти данные были также взяты из нашего анализа 82 компаний. Так, среднее количество страниц во входящем документе — 3,1, в исходящем — 2,9, в служебных записках – 1,6, больше всего страниц имеют договоры – 13,9.

При работе «на бумаге» для каждого документа всегда приходится создавать копии на каждом этапе исполнения документа (канцелярия, руководитель, исполнитель и так далее). Так для входящего документа, количество создаваемых копий в среднем 2,8, для исходящего-2,1, для договоров – 2,3 и так далее (колонка 1.2). Перемножив количество страниц в 1 документе с количеством создаваемых копий, получим общее количество используемых страниц для 1 документа (колонка 1.3)

Зная количество страниц в 1 документе, включая копии, можно посчитать сколько стоит бумага для печати этого документа, исходя из текущей цены 2 тенге за 1 лист (1000 тенге/пачка бумаги) – колонка 1.4.

При работе «на бумаге» сотрудники используют различные канцелярские товары. Расчет затрат канцелярских товаров на 1 сотрудника приведен в Таблице 3.

Мы полагаем, что в среднем компания тратит 4200 тенге в год на 1 сотрудника. Зная среднее количество документов, которые создает 1 сотрудник в год (Таблица 1, 108 документов), можно разнести стоимость затрат на канцелярские товары на 1 документ (Таблица 2, колонка 2).

В колонке 3 Таблицы 2 приведены затраты на печать 1 листа документа. Поскольку эти затраты сильно отличаются для каждого производителя принтеров, а также зависят от объема текста на листе, мы применяем очень консервативный подход – стоимость печати, включая замену картриджа и годовое техническое обслуживание — 8 тенге на 1 лист (колонка 3.1 и 3.2). Средняя текущая цена на рынке – 15 тенге на 1 лист. Для более крупных компаний, которые могут использовать промышленные решения для печати, стоимость 1 листа уменьшается до 5,6 тенге (колонка 3.6)

Колонка 4 показывает конечную стоимость печати 1 документа, включая копии для компании. Это сумма колонок 1, 2 и 3. Таким образом, исполнение и обработка 1 входящего документа для компании из 20 сотрудников будет стоить в среднем 126 тенге, для компании из 1000 человек – 108 тенге.

Итоговая сумма прямых затрат компании в год приведена в Таблице 4.

Перемножив ранее полученные цифры, мы получаем, что для компании из 20 человек прямые затраты, которые понесет компания для работы с документами «на бумаге» будет составлять 49 119 тенге в год, для компании из 500 сотрудников – 4 689 433 тенге в год.

Расчет косвенных затрат или «упущенной выгоды» 

Мы посчитали сумму прямых затрат компании, но при работе компании в «бумажном» виде следует обязательно посчитать и сумму косвенных затрат компании. Косвенные затраты – это, в основном, неэффективно использованное рабочее время сотрудников, за которое компания, тем не менее заплатила в виде ежемесячной заработной платы. Ведь рабочее время сотрудников – это ресурс компании, а любой ресурс – это деньги.

Поскольку точно оценить неэффективно использованное время всех сотрудников для каждой конкретной компании сложно, в нашей методологии, мы предлагаем пойти от обратного и оценить эффект от внедрения СЭД на повышение производительности труда сотрудников. Полученные цифры можно называть как «полученная выгода» от внедрения СЭД или с другой стороны, «косвенные затраты» компании при работе «в бумажном» виде. Давайте посчитаем, сколько это в цифрах для нашей методологии.

Для оценки повышения производительности сотрудников при внедрении СЭД, хочу привести недавнее исследование, проведенное лидером в области аналитики, компании TechNavio в 150 средних американских компаниях, в которых пока не внедрены комплексные системы электронного документооборота (СЭД). Оно показало, какой процент рабочего времени сотрудники в среднем тратят на разные этапы работы с документами:

• на их поиск – 20%;
• на согласование и утверждение – 20%;
• на передачу их между подразделениями – 10%;
• на подготовку стандартных отчетов о движении рабочих бумаг – 10%.

Таким образом, если внедренная в компании СЭД, позволяет:

• сократить или вообще исключить время на копирование документов,
• сократить время на согласование документов,
• сократить время на поиск документов,
• сократить срок принятия управленческих решений,
• повысить исполнительскую дисциплину,
• исключить потери документов и гарантировать их сохранность.

То она ведет к повышению производительности сотрудников на 5-30% в зависимости от функциональности СЭД и количества автоматизированных с ее помощью бизнес-процессов компании.

Анализ проектов внедрения СЭД Documentolog за 2010-2016 годы, показал, что:

• для как минимум 80% сотрудников компаний – наших клиентов, СЭД Documentolog является основным ежедневным рабочим инструментом, наряду с почтой;
• 95% сотрудников компаний – наших клиентов не испытывают сложности с простым интерфейсом программы и начинают полноценно работать уже после 1 недели использования;
• после 3-5 месяцев использования СЭД, все внутренние документы и заявки начинают создаваться только в электронном виде, то есть меняются привычки сотрудников;

Исходя из вышеприведённых фактов, мы можем уверенно говорить, что производительность сотрудников компании, после внедрения СЭД Documentolog повысится, как минимум на 5%.

Используя официальные данные Комитета по статистике Министерства экономического развития Казахстана по средней заработной плате в апреле 2017 года, мы получаем общую сумму «косвенных затрат» или «полученной выгоды»:

Таким образом, полученная выгода от повышения производительности сотрудников на 5% в год составляет для компании из 20 сотрудников – 1 839 555 тенге, из 500 сотрудников – 45 988 864 тенге и так далее. Как минимум, столько же денег компания теряет в виде косвенных затрат при работе «на бумаге».

Считаем экономическую эффективность

Для расчета экономической эффективности нужно посчитать сколько компания потратит в год за использование СЭД, или другими словам «расходы компании на ведение документооборота ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ СЭД». Для этого мы приведем данные из калькулятора расчета стоимости СЭД Documentolog, используемой по модели SAAS (СЭД-как-услуга) за 1 год, расположенного на сайте http://documentolog.kz/pages/show/prices 

Использование СЭД-как-услуга имеет много преимуществ, о которых будут рассказано в следующих статьях. Главное, по этой модели компания не несет никаких инвестиционных затрат(CAPEX), а только операционные (OPEX), что позволяет точно оценить все затраты компании за период в 1 год, которые требуются для оценки экономической эффективности. Помимо этого, использование СЭД по модели SAAS дополнительно позволяет компании уменьшить свою налогооблагаемую базу за счет уменьшение чистой прибыли на сумму затрат на использование СЭД и тем самым получить дополнительную выгоду в размере 20% (размер корпоративного подоходного налога в Казахстане) от суммы затрат на СЭД. Итого получаем:

Итого, расходы компании ДО ВНЕДРЕНИЯ СЭД составляли: ФОТ + прямые затраты на печать документов. Косвенные затраты уже включены в ФОТ.

Расходы компании ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ СЭД составляют: ФОТ + прямые затраты на печать + стоимость использования СЭД в год – «полученная выгода» — экономия на КПН. Здесь требуется пояснить, почему после внедрения СЭД, мы учитываем прямые затраты на печать. На текущий момент, внедрение СЭД, к сожалению, не позволяет полностью отказаться от печати документов, поскольку для обмена с внешними контрагентами до сих пор необходимо отправлять документы в бумажном виде. Из нашей практики, в среднем, 32% процента документов переводятся из СЭД опять в бумажный вид. В дальнейших статьях, я расскажу о новом решение компании Documentolog – Казахстанский центр обмена электронными документами, которое позволит перевести всю внешнюю корреспонденцию компаний в электронный вид и сократить до 5-8% «бумажного» хождения документов.

Вычитая из суммы «ДО» сумму «ПОСЛЕ» получаем экономическую эффективность внедрения СЭД в год. Для компании из 20 человек она составляет 868 156 тенге! Таким образом, получается, что компания, купив СЭД, уже дополнительно получаете существенную экономическую «выгоду», выраженную в деньгах!

Выводы

Мы предложили модель расчета экономической эффективности внедрения СЭД, которая строится на анализе данных за 2016 год 82 компаний, работающих в СЭД Documentolog. Расчет по данной модели автоматизирован на нашем сайте и может быть легко использован для анализа эффективности компаниями из различных сфер деятельности. В модели, можно делать различные допущения, например, количество создаваемых 1 сотрудником документов за год, общее количество сотрудников, работающих в СЭД, размер заработной платы или на какой процент происходит повышение производительности сотрудников.

Используя в модели самый консервативный подход, мы получили результат, показывающий, что экономический эффект от использования СЭД-как-услуга является очень значительным в годовом выражении даже для небольших компаний. Причем основным фактором становится повышение производительности труда сотрудников компании, нежели сокращение прямых расходов!

В связи с чем, по нашему мнению, любой руководитель обязательно должен рассмотреть использование СЭД в компании, как эффективный инструмент, в первую очередь, для повышения производительности труда своих сотрудников.

Канафин Байжан

июнь 2017