ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ-ФАКТУРА
Используйте Documentolog для быстрого и удобного подписания любых документов, включая электронные счета-фактуры (ЭСФ)
Что такое ЭСФ
Одним из самых популярных документов в документообороте является счет-фактура. Этот документ активно используется в бухгалтерском и налоговом учете для подтверждения факта совершения операций, например, купли-продажи товаров или услуг. Электронный счет-фактура — это цифровой аналог традиционной бумажной счет-фактуры. Она создается, отправляется, получается и хранится в электронной форме. Вы можете воспользоваться сервисом Documentolog, чтобы отправить ЭСФ на подписание за считанные секунды.
Для чего нужен электронный счет-фактура?
Подтверждение сделки: счет-фактура служит юридическим подтверждением проведения операции купли-продажи между двумя сторонами
Учет и контроль: документ используется для ведения бухгалтерского и налогового учета, позволяет контролировать и анализировать операции
Основа для налогообложения: является основанием для начисления и уплаты налогов, в частности НДС
Почему выбирают ЭСФ?
Электронный счет-фактура обладает такой же юридической значимостью, как и бумажный документ.
Электронный счет-фактура, как и счет-фактура, содержит важную информацию о продаже товара и услуги, включая реквизиты продавца и покупателя, подробное описание товаров или услуг, их количество, цену, общую стоимость сделки, а также сумму налога на добавленную стоимость (если применимо).
Удобная работа с документами, возможность отследить статус каждого документа
Электронный документ соответствует всем требованиям действующего законодательства
Возможность работы с шаблонами документов, а также удобный интерфейс для согласования
Как подписать
электронный счет-фактуру?
Подписание электронного счет-фактуры — это важный шаг, который обеспечивает ее юридическую значимость и подтверждает согласие сторон с условиями документа. Процесс подписания может незначительно отличаться в зависимости от используемой системы электронного документооборота и законодательства страны, но общий порядок действий обычно выглядит следующим образом:
Подготовка документа
Перед подписанием убедитесь, что счет-фактура содержит все необходимые реквизиты,
включая данные продавца и покупателя, полное описание товаров или услуг, их количество, цену, сумму налогов и общую стоимость
Выбор платформы для электронного документооборота
Выберите сервис или программное обеспечение для электронного документооборота,
которое поддерживается вашим бизнесом и соответствует требованиям национального законодательства по работе с ЭСФ
Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
Для подписания ЭСФ необходима квалифицированная электронная подпись, которая удостоверяет личность подписывающего и обеспечивает юридическую силу документа. Обратитесь в аккредитованный центр сертификации для получения КЭП
Подписание ЭСФ
В системе электронного документооборота: Загрузите подготовленную счет-фактуру в систему, выберите опцию для подписания и используйте Вашу КЭП для завершения процесса.
С использованием специализированного программного обеспечения: Откройте документ в программе, которая поддерживает работу с КЭП, и следуйте инструкциям для подписания документа.
Отправка подписанной ЭСФ покупателю
После подписания отправьте ЭСФ покупателю через выбранную систему электронного документооборота. Покупатель также должен подписать счет-фактуру своей КЭП для подтверждения приемки
Хранение ЭСФ
Сохраните копию подписанной ЭСФ в вашей системе хранения документов в соответствии с требованиями законодательства по срокам архивирования.
Штраф
Несоблюдение правил выставления, подписания или хранения электронных счет-фактур может привести к штрафам со стороны налоговых органов. Штрафы могут варьироваться в зависимости от законодательства страны и могут включать финансовые санкции за непредоставление документов в установленные сроки, неправильное оформление или отсутствие необходимых подписей.
Преимущества ЭСФ
Быстрота и удобство: ЭСФ значительно сокращают время на подготовку и отправку счетов
Экономия ресурсов: снижаются затраты на бумагу, печать и доставку
Упрощение учета: облегчается процесс управления документами и их архивация
Экологичность: переход на электронные документы помогает сохранить природу
Безопасность: использование электронных подписей и шифрования данных обеспечивает высокий уровень защиты информации.
Хотите перейти на электронный формат работы с документами?
Оставьте заявку, мы ответим на все Ваши вопросы.