Центр развития торговой политики «QAZTRADE

Акционерное общество «Центр развития торговой политики «QAZTRADE» ведет деятельность по повышению эффективности господдержки компаний, работающих на экспорт, поддержка малого и среднего бизнеса, прежде всего, в области сбыта отечественной продукции.

За последние несколько лет многие государственные органы страны перешли на системы электронного документооборота. Являясь подведомственной организацией государственного органа, у QAZTRADE также появилась необходимость перехода на электронный документооборот. 

Первым этапом был проведен анализ рынка СЭД. При выборе системы руководство Центра обращало внимание на следующие критерии: 

- Наличие переписки с государственными органами и контрагентами. 

- Наличие готовых решений. 

- Краткие сроки внедрения. 

Компания Documentolog предложила попробовать поработать в системе Doculite в течение года. Поняв удобство электронного документооборота, Центр принял решение перейти на более расширенную версию документооборота Documentolog.

Проект внедрения системы был завершен 10 февраля 2021 года. Срок внедрения составил 20 рабочих дней

В ходе проекта были автоматизированы следующие решения: 

- Входящие документы (в том числе резолюции);

- Исходящие документы;

- Внутренние документы;

- Обращения физических лиц;

- Обращения юридических лиц;

- Приказы по ОД/Распоряжения;

- Отчеты по входящим документам;

- Отчеты по структурным подразделениям.

А также кадровые процессы:

- Процесс приема сотрудников;

- Процесс увольнения сотрудников;

- Процесс предоставления отпуска сотрудникам;

- Процесс командирования сотрудников.

Результаты проекта: 

В настоящее время в системе работают 99 сотрудников Центра. 

Как отмечают сотрудники Центра, «система Documentolog навела порядок работы в организации». Система систематизировала документооборот в компании и прокладывает четкие, прямые, неизменные маршруты, по которым движется работа над документами. Таким образом, система документооборота упорядочивает хаос и анархию в повседневных делах организации.