АО «Национальная компания «KAZAKH INVEST»

АО «Национальная компания «KAZAKH INVEST» занимается продвижением экспорта и привлечением иностранных инвестиций, является единым координационным центром по специальным экономическим зонам Республики Казахстан. Компания обеспечивает полный спектр услуг по сопровождению инвестиционных проектов от идеи до реализации по принципу «одного окна».

В начале текущего года в целях упрощения контроля и систематизации информации руководством компании было принято решение автоматизировать основные процессы документооборота, поскольку старая схема документооборота не удовлетворяла критериям оперативности.

Перед запуском проекта компания проанализировала основные тенденции внедрения СЭД, и решения, представленные на отечественном рынке. В качестве канала передачи документов была выбрана СЭД Documentolog, которая отличалась понятным интерфейсом, и удобным функционалом.

Проект стартовал в мае текущего года. Специалисты Documentolog изучили действующий документооборот компании. Услуга была предоставлена по сервисной модели SaaS для 136 пользователей компании. Основным преимуществом данной модели является ее стоимость и возможность оперативной адаптации, сокращение затрат на установку, обновление, и поддержку работы ПО. Все пользователи получили доступ к мобильному приложению Documentolog.

Автоматизация охватила все процессы общего и кадрового документооборота:

• Внутренний документ;
• Входящий документ;
• Исходящий документ;
• Поручение;
• Протокольные совещания;
• Заявление на отпуск;
• Заявление на увольнение;
• Заявление на командировку;
• Обходной лист;
• Приказ о приеме на работу;
• Приказ об оплачиваемом ежегодном трудовом отпуске;
• Приказ об отпуске без сохранения заработной плате;
• Приказ об отзыве из оплачиваемого ежегодного трудового отпуска;
• Приказ о командировании;
• Приказ об отзыве из командировки;
• Приказ о переводе;
• Приказ о расторжении трудового договора.

Помимо стандартных типов документов были автоматизированы 4 вида отчетов, которые были адаптированы под запросы компании:

• Отчет по входящим документам,
• Отчет по исходящим документам;
• Отчет по документообороту;
• Отчет по руководству.

Кроме того, в целях обеспечения оперативного взаимодействия с внешними контрагентами система была подключена к сервису КЦОЭД DOC24. Таким образом, был успешно запущен внутренний и внешний документооборот, ряд процессов по кадровому делопроизводству.

В ближайшей перспективе планируется интегрировать СЭД с мобильным приложением по инвестиционным проектам KAZAKH INVEST.