Миссия выполнима: система Documentolog успешно внедрена в МВД Казахстана
В марте 2023 года команда Documentolog за один рабочий день запустила сложную систему, обеспечив, тем самым, непрерывную работу всех подразделений МВД. Масштабный проект стартовал всего за 1 рабочий день без пауз в текущей работе сотрудников. С начала внедрения системы количество подключенных сотрудников выросло с 5 000 до 50 000
3 минуты
17.05.2024
172
Министерство внутренних дел Республики Казахстан уже более года использует систему Documentolog для автоматизации бизнес-процессов.
Как ключевому центральному исполнительному органу страны с разветвленной структурой и значительным количеством сотрудников, Министерству было необходимо перейти на систему электронного документооборота в краткие сроки и без потери эффективности работы.
В марте 2023 года команда АО "НИТ" и Documentolog за один рабочий день запустила сложную систему, обеспечив, тем самым, непрерывную работу всех подразделений МВД.
На первом этапе внедрения к Documentolog были подключены 5000 сотрудников, включая такие ключевые структуры как Центральный аппарат, департаменты полиции всех городов и областей Казахстана, Комитет уголовно-исполнительной системы и Национальная гвардия.
На втором этапе к декабрю 2023 года число подключенных сотрудников возросло до более 44 000. За это время были охвачены структуры всех регионов страны, даже те, которые ранее не были подключены к системе электронного документооборота. Сейчас ежедневно в Системе работает около 50 000 сотрудников. В планах - подключить всех сотрудников по всей территории Республики Казахстан.
Вызовы и решения
Масштабирование системы оказалось одним из ключевых вызовов, поскольку требовалось обеспечить обслуживание такого большого числа пользователей. Это могло привести к снижению производительности системы и её инфраструктуры.
Мы совместно с командой АО "НИТ" проделали колоссальную работу. Система МВД является самой высоконагруженной. Проекты такого масштаба единичны для нашей страны. Мы смогли быстро масштабировать систему благодаря готовой методологической и технической базе, большому опыту в запуске крупных проектов в сжатые сроки. Постоянный мониторинг и оперативные действия помогли поддерживать стабильность системы под высокой нагрузкой
Мариям Аманбекова
управляющий директор Documentolog
Другой сложностью стало управление большим объемом документооборота. Каждое структурное подразделение МВД выступает как отдельный элемент в системе. Поэтому один исходный документ, отправляемый Центральным аппаратом МВД, мог превращаться в 100 копий и распространяться по всем подразделениям: каждое структурное подразделение, в свою очередь, создавало свои поручения по этому документу.
Чтобы избежать дублирования, была внедрена технология дедупликации файлов документов, которая позволила предотвратить создание избыточных копий в различных подразделениях. Также проведена оптимизация работы с подведомственными организациями, что повысило эффективность и скорость рассмотрения поручений и обращений граждан, в том числе за счет широкой зоны покрытия по всей стране.
Автоматизация кадровых процессов
Наличие обширного штата сотрудников также требовало оптимизации кадровых процессов. Для этого Documentolog была интегрирована с системой 1С МВД. Интеграция позволила синхронизировать сведения сотрудников, упростить процесс отпусков. В Documentolog реализован функционал Личного кабинета сотрудника. В нем предусмотрена онлайн подача рапорта на отпуск, а также формирование соответствующего приказа с начислением необходимых отпускных выплат.
За счет автоматизации были значительно сокращены сроки выплат отпускных пособий, что повысило удовлетворенность сотрудников МВД.
Как отмечают сотрудники МВД: ранее графики отпусков оформлялись формально, а их соблюдение зависело от решений руководства и желания самого сотрудника. Теперь, эти графики контролируются в режиме онлайн и планомерно распределяются поквартально с учетом нагрузки на сотрудников. С начала текущего года отпуск по утвержденному графику предоставлен 98% сотрудникам. Это позволяет сотрудникам заранее планировать поездки, дешевле покупать путевки и билеты. То есть налицо экономия семейного бюджета.
На этом работа не останавливается, а продолжается в части автоматизации других процессов для улучшения работы с персоналом.
Таким образом, проект по внедрению системы Documentolog в МВД РК стал важным шагом к повышению эффективности и оптимизации работы всех подразделений Министерства, демонстрируя значимость и эффективность технологических решений в государственных структурах.
Documentolog AI Platform
1С
Легитимность
Переписка с ГО
Поделитесь ссылкой в социальных сетях:
Читайте еще
Почему облачные решения для электронного документооборота — это удобство, безопасность и надежность
Почему облачные решения — удобный и выгодный способ для бизнеса, и почему лучше работать с одним поставщиком, чем пытаться «собрать» систему из нескольких решений.
Топ-5 проблем отдела кадров, которые легко решаются с КЭДО DOCUMENTOLOG
Разберем главные проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники отдела кадров и посмотрим, как КЭДО меняет процесс работы.
Кадровый электронный документооборот: как помогает бизнесу двигаться вперед?
Рассказали подробнее о преимуществах, которые приносит КЭДО бизнесу.