История одного проекта, стоящая за двумя фразами Президента РК

В этот понедельник 11 мая завершился режим чрезвычайного положения, длившийся 2 месяца. Президент, в своей речи сказал об успешном опыте удаленной работы госслужащих, который дает основания к созданию эффективного и компактного госаппарата. Хочу поделиться историей, которая стояла за этими словами.

15 марта 2020 года.

Президент объявил о начале режима ЧП в стране. Введен карантин и ограничение на передвижение. Остро встал вопрос по организации работы для сотрудников государственных структур. Нужно обеспечить их безопасность, не останавливая работу государства. На следующий день, 16 марта Правительство подписывает протокол по реализации срочных мероприятий по ЧП, в котором дает поручение МЦРИАП в кратчайшие сроки организовать удаленную работу сотрудников государственных органов.

Но как это сделать?

Чтобы понимать всю нетривиальность и сложность этого вопроса, поделюсь информацией о существующей на тот момент ситуации.
В Казахстане всего 74 центральных ГО, состоящие из примерно 1500 территориальных органов с общей численностью более 80000 сотрудников. Вместе с МИО (Акиматами) всего около 130000 человек. Все работают в единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО), реализованной на платформе IBM Lotus Notes. Lotus Notes - это программа, впервые выпущенная в 1989 году в Америке. В начале 2000х годов она появилась в Казахстане. Одной из первых компаний, кто внедрил у себя Lotus, был АО "Казахтелеком". Успешный опыт внедрения в Телекоме подхватили другие компании. С 2005 года начался проект по внедрению LotusNotes в государственных органах. Поскольку лицензии IBM Lotus Notes были дорогими, а внедрение сложным, охватить работу большинства центральных и территориальных госорганов получилось только спустя несколько лет. Но даже в 2020 году имеются территориальные госорганы, в которых еще не было внедрено ЕСЭДО. Настолько стоимость и сложность внедрения была высокой. За прошедшие 10 лет на проект ЕСЭДО было потрачено более 14 млрд тенге только на покупку лицензий и примерно около 3-4 млрд тенге тратится на ежегодное сопровождение системы. Цифры привел специально, чтобы показать насколько ЕСЭДО важная и дорогая система для Государства.

Несмотря на дороговизну проекта, свои задачи ЕСЭДО более-менее выполняло и возможно так и никогда не встал бы вопрос о необходимости его замены в Правительстве. Но в 2013 году IBM прекратил поддержку и дальнейший выпуск этого продукта, оставив всех клиентов наедине со своими купленными лицензиями и технологически устаревшей к тому времени платформой LotusNotes, для работы с которой требовалось произвести сложную настройку толстого клиента на компьютере. И самое печальное, что с толстым клиентом LotusNotes не было никаких вменяемых и реализуемых возможностей обеспечить удаленную работу сотрудников госорганов .

Для организации удаленной работы нужно было перевести все центральные и территориальные государственные органы на новую платформу, которая бы позволила работать с документами с помощью интернет браузера. Другими словами заново внедрить новую СЭД. При этом,
- соблюсти в новой системе все нормативные требования ведения документооборота не нарушить оперативности процесса. Ведь в текущей системе уже сотни тысяч документов находятся на исполнении…
- провести обучение всех сотрудников ГО работе в новой системе.. а это десятки тысяч человек..
- провести более 15 сложных интеграций с другими информационными системами, без которых полноценно работать нельзя..
- обеспечить соблюдение информационной безопасности и пройти анализ исходного кода новой платформы.

И как реализовать новый проект, учитывая масштабы текущего, в котором очень много интеграций и сложных технических решений. На внедрение которого было потрачено около 10 лет? Еще и в режиме ЧП? Еще и без денег и договора.. Кто в здравом уме согласиться на такое? Даже если согласится, хватит ли ресурсов? Компетенций? Опыта? Выдержит ли новая платформа нагрузку? Не остановится ли вообще работа?

В тот день,16 марта, нас спросили, готовы ли мы взяться за эту работу, которую надо было сделать быстро и без договора. Договор пообещали, что будет, но он требует соблюдения всех юридических процедур.. Все, кто имел опыт работы с государственными процессами закупок, знают, что эти слова означают, что никто ни на что никаких гарантий не дает.. Но мы долго не думали. Понимая, что это сложная и рискованная работа, но при этом очень нужная для страны в период ЧП, мы не раздумывая согласились. Согласились, как оказалось потом на 2 месяца авральной работы практически всей нашей компании в режиме 24 на 7. Мысль, что мы помогаем своей стране в трудную минуту была достаточной мотивацией. В тот же день были мобилизованы все ресурсы компании Documentolog и АО «НИТ».

Уже 21 марта 2020 года, спустя всего 5 дней (!) после введения ЧП, первыми с ЕСЭДО на Облачный документооборот (ОДО) на платформе Documentolog были переведены Министерство энергетики РК, Министерство индустрии и инфраструктурного развития РК, Министерство торговли и интеграции РК и Министерство экологии, геологии и природных ресурсов РК. Для сотрудников этих организаций, совместно с РГП ГТС была организована удаленная работа из дома. После перевода первых Министерств, со стороны КНБ пришло требование о срочном прохождении сканирования нашего исходного кода и прохождения процедур по информационной безопасности. Пришлось параллельно заниматься и этой работой. Каждый день переводили на ОДО новые ЦГО.

К 1 апреля 2020 года еще 14 Министерств Республики Казахстан были переведены и обеспечены удаленной работой из дома. На сегодняшний день уже 53 центральных и 29 территориальных государственных органа работают в ОДО на платформе Documentolog. Наша компания продолжает перевод новых государственных органов и собственными силами обеспечивает их текущее сопровождение, работая в авральном режиме.

Таким образом, мы за 2-3 недели смогли реализовать сложнейший проект, аналогов которого никогда не было. Не будет преувеличением, если скажу, что учитывая важность для Правительства и степень ответственности, этот проект является УНИКАЛЬНЫМ и по праву войдет в историю цифровизации нашего государства. И уверен будет служить хорошим кейсом для изучения другими странами. Уникален он еще и потому, что такой огромный и дорогой проект был сделан БЕСПЛАТНО и без договора, был сделан казахстанской компаний на казахстанском ИТ продукте... Даже у многих наших чиновников и руководителей, то как реализовывался этот проект, вызвало удивление и восхищение..

У многих наверное возникнет вопрос, почему именно к нам, компании Documentolog, обратились, а не к другим. Все ли было честным и прозрачным? Сразу отвечу. Абсолютно все. И публично заявляю об отсутствии какого-либо лоббирования нашей компании и СЭД Documentolog со стороны кого-либо в Министерстве или других государственных органах. Мы ни с кем ни о чем противозаконном не договаривались и никому ничего не обещали!

Расскажу, как и какой ценой мы оказались в этом проекте.

В начале 2017 года АО НИКХ «Зерде» инициировал проект Сервисного Программного Продукта "Облачный документооборот". Задание на проектирование (ЗНП) к СПП было опубликовано на сайте Зерде. Учитывая стратегическую важность проекта, как для Государства, так и для ИТ рынка, а также опасения, что могут быть подозрения в лоббировании чьих-либо интересов, сотрудники Министерства и Холдинга Зерде были категорично настроены провести все процедуры МАКСИМАЛЬНО прозрачно. Как и следовало ожидать, этот проект вызвал большой ажиотаж среди ИТ компаний Казахстана. Его обсуждали на всех уровнях. Отдельно несколько версий ЗНП обсуждалось в Ассоциации ИТ компаний. Все комментарии к ЗНП в официальном порядке направлялись в Зерде. Много эмоций было оставлено в чатах. Коллеги по рынку, читающие этот пост, подтвердят это. В итоге, из-за большого шума и множества поправок к ЗНП, его согласование и утверждение затянулось на полтора(!) года и итоговый вариант был опубликован только 19.09.2018 года.

Наша компания на общих основаниях приняла участие в конкурсе. Прошла все обязательные процедуры и по итогам заседания конкурсной комиссии 28.01.2019 года была допущена к пилотному подключению государственных органов. И только по результатам пилотного тестирования принималось бы решение о заключении Договора. В течение 3х месяцев мы проводили работы по переводу на Documentolog МЦРИАП и Акимат города Астаны. Проделали огромный объем работы по изучению текущих процессов в ЕСЭДО и интеграции с другими информационными системами, понимая, что нужно сделать все хорошо, чтобы в итоге заключить договор. Канцелярия Премьер-Министра взяла проект ОДО на контроль. Вроде все двигалось по плану СПП. Но не тут то было. В апреле мы получаем уведомление, что в связи с сиквестированием бюджета, Министерство Финансов РК забрало деньги, предусмотренные по проекту ОДО и проект приостанавливается. 7 месяцев напряженной работы коту под хвост. А на Documentolog уже работают Акимат и МЦРИАП и обратно переходить на Lotus уже не вариант для них..

Что теперь делать?

Собираемся несколько раз в Министерстве и КПМ. Находится решение. На новые деньги из бюджета не рассчитывает никто, поэтому предложили деньги на ОДО выделить в рамках текущего бюджета сопровождения ЕСЭДО, при этом показав экономию и эффективность. Это решение было согласовано в апреле 2019 года. А договор по этому решению мы заключили всего неделю назад. Ровно на год затянулся этот процесс.. А мы в течение всего этого времени вынуждены были продолжать сопровождать уже внедренные системы Documentolog... Больше 1,5 лет БЕСПЛАТНОЙ работы... За это время я много раз жалел, что решил связаться с государством. У меня много раз опускались руки и я хотел остановить все работы, пожирающие наши ресурсы, время и деньги, которые могли бы быть направлены на новые рынки и технологии. И каждый раз меня убеждали обещаниями, что все решится в течение месяца.. И скажу откровенно, что если бы не коронавирус и режим ЧП, переход на ОДО наверняка затянулся бы, как минимум, на 2-3 года... Такова существующая реальность скорости принятия решений в наших госорганах..

Поэтому, когда ввели режим ЧП и нужно было быстро принимать решение по переводу на Облачный Документооборот всех государственных органов для обеспечения удаленной работы, в МЦРИАП обратились в первую очередь, к нашей компании. Ведь у нас за спиной уже было 1,5 года успешной работы ОДО в двух госорганах. Не умаляя достоинств других казахстанских компаний, реализовать этот проект в период сжатых сроков ЧП, не под силу было бы никому, даже если бы и согласилась сделать это также, как и мы, бесплатно. Слишком много сложных процессов и интеграций в ЕСЭДО, на изучение и реализацию которых мы потратили 1,5 года.

Вот такая почти двухгодичная история стояла за несколькими фразами из выступления Президента РК Токаева К.К. об успешности эксперимента по удаленной работе госслужащих и будущей оптимизации численности и бизнес-процессов.

В завершении, хочу выразить огромную благодарность людям, благодаря которым был совершен это, не побоюсь сказать подвиг. В-первую очередь, это Министру МЦРИАП Askar Zhumagaliev и всему руководству Министерства, Председателю Правления АО НИТ Асет Турысов и всем сотрудникам АО НИТ, а также всей команде компании Documentolog. Ребята, Вы творите чудеса и Ваши чудеса делают Казахстан чуть лучше и сильнее!

Байжан Канафин

генеральный директор ТОО «Documentolog»