ТК «Magnum Cash & Carry» компаниясына Documentolog СЭД енгізу

Біздің компания Documentolog платформасы негізінде шешімдерді әртүрлі қазақстандық компанияларда жүзеге асыруды жалғастыруда. Бүгін біз сіздерге тағы бір жетістік туралы айтып береміз - ТК «Magnum Cash & Carry» компаниясына Documentolog СЭД енгізу!

«Magnum Cash & Carry» желісіне Қазақстанның 4 ірі қаласындағы 11 сауда гиперкомплекстері кіреді. Күніне бір нүктеге 50-ден астам жеткізілім келеді, жеткізушілерге күн сайын 1000-нан астам тапсырыс жіберіледі. Жыл ішінде тек шот-фактуралардың саны 500 мыңнан асады. Мұндай үлкен құжат айналымы көлемі үйлесімді ұйымдастырылған жүйені, сондай-ақ корреспонденция көлемінің артуына байланысты жедел шешім қабылдауды талап етеді.

Сонымен қатар, құжаттардың қағаз түпнұсқаларын мезгіл-мезгіл жоғалту және бүлдіру мәселесі болды. Мысалы, бір дүкенде тауар мен ілеспе құжаттарды қабылдап, оларды бухгалтерияға тіркеу үшін жіберу керек болды, бірақ қағаз құжаттар жиі жоғалып, тағайындалған жерге жетпей қалды.

Деректерді дұрыс өңдеу, сақтау және жүйелеу үшін пайдаланушылар бір уақытта жұмыс істей алатын, қажетті ақпаратты өңдеуге, іздеуге және орналастыруға әлдеқайда аз уақыт жұмсайтын біртұтас шешім жасау қажет болды.

Аталған мәселелерді шешу үшін әлемде кассир/сатушының жұмыс орнын автоматтандыруға және тауарларды есепке алуды автоматтандыруға бағытталған бағдарламалық өнімдер қолданылады. Қазақстанда мұндай бағдарламалық қамтамасыз етуді Ақ Ветер компьютерлік дүкендер желісі, Green супермаркеттер желісі және басқа да ірі бөлшек және көтерме сауда желілері пайдаланады. Алайда, бұл бағдарламалық қамтамасыз етудің мәселесі, ол тек тауарды сату мен таңбалауды автоматтандыруға мүмкіндік береді, бірақ сыртқы және ішкі құжат айналымына, сондай-ақ оны тауарларды есепке алу жүйесімен және үшінші тарап жүйелерімен интеграциялауға қатысты емес.

Тапсырыс берушіге келесі міндеттерді тиімді шешуге мүмкіндік беретін басқарушылық шешімдерге назар аудару қажет болды:

– тауарлық және басқа құжаттарды беру және кадрлық іс жүргізу бойынша ағымдағы бизнес-процестерді автоматтандыру (құжаттар енді шатаспай, жоғалмай, бір жерде сақталып, кеңседегі кез келген компьютерден қолжетімді болуы үшін);

– корреспонденцияны жеткізу бойынша уақыт шығындарын оңтайландыру (қажетті қызметкерлерге қағаз көшірмелерін тарату орнына бәрі тінтуірдің сол жақ батырмасын бірнеше рет басу арқылы шешілетіндей);

– үлкен деректер массивін электрондық форматта автоматты түрде мұрағаттауды қамтамасыз ету (құжаттардың жоғалуы болдырмау үшін).

Таңдау Documentolog СЭД веб-бағдарланған ТОО «Documentolog» компаниясының өніміне түсті. Біз құжат айналымын автоматтандыру және құжаттарды басқару жүйесі бойынша ерекше шешім ұсындық. Documentolog СЭД типтік конфигурациясы тапсырыс берушіге құжат айналымымен байланысты негізгі бизнес-процестерді, яғни стандартты іс жүргізуді автоматтандыруға мүмкіндік берді.

Бұған қоса, Documentolog СЭД ИС «1С Предприятие 8.1» жүйесімен сәтті интеграцияланды. Нәтижесінде төлемге автоматты өтінімдер жасау және оларды арнайы мұрағаттық тізілімге енгізу, төлемді банктің электрондық жүйесіне жіберу арқылы екі жақты деректер алмасу ұйымдастырылды.

Енгізу кезінде Documentolog СЭД артықшылықтарының бірі оның конфигурацияларын BPM-ге ұқсас бірегей конструктор арқылы өз бетінше басқару мүмкіндігі болды, бұл процесті бағдарламалаусыз оңтайландыруға мүмкіндік береді. Бұл кез келген бизнес-процестерді автоматтандыру бойынша шексіз функционалдылықты қамтамасыз етеді. Documentolog СЭД әкімшілерге арналған егжей-тегжейлі нұсқаулықпен бірге келеді, оны оқып шыққаннан кейін әзірлеуде қиындықтар туындамайды. Сонымен қатар, біз «Magnum Cash&Carry» супермаркеттер желісінің IT қызметкерлеріне Documentolog СЭД жүйесінде жұмыс істеу бойынша қысқаша оқу курсын ұсындық.