«Хабар» Акционерлік Қоғамында Documentolog СЭД енгізу

Қазіргі заманда бұқаралық ақпарат құралдары мен ақпараттық технологиялар адамзаттың барлық өмір салаларына іргелі әсер етеді. Заңды маңызы бар құжаттарды беру және іздеу жылдамдығы осындай қызмет түрі үшін бірінші кезектегі міндет болып табылады. Ақпараттық корпорациялардың дамуы дәл осы міндеттерді тиімді орындау арқылы тоқтап қалмайды. «Хабар» агенттігі - Қазақстан Республикасының электрондық БАҚ медиа-холдингі. Ақпараттық бағдарламалар эфир уақытының үштен екісін алады, сондықтан компанияда құжат айналымын автоматтандыру олардың алдында тұрған бірінші кезектегі міндеттерге енгізілді. Көптеген басқа компаниялар сияқты, басты аспект бюджетті ұтымды бөлу және шығындарды айтарлықтай азайту болды. Статистика бойынша, ұйымның табысының шамамен 10% қағаз құжат айналымын ұстауға және қозғалысына кетеді. Ал құжаттармен жұмыс істеуге жұмсалған уақыт ұйымдағы адам-сағаттардың 60%-дан астамын құрайды. «Documentolog» электрондық құжат айналымы жүйесі «Хабар» агенттігінің процестерді оңтайландыруға қатысты барлық қажетті талаптарын қанағаттандырды. Негізгі қойылған міндеттер мыналар болды:

• құжаттармен жұмыс істеу тиімділігі мен жеделдігін арттыру және соның салдарынан құжатқа бағытталған бизнес-процестердің басқарылуын жақсарту және ашықтығын арттыру;
• құжаттармен жұмыс істеу технологиясын жүйелеу және біріздендіру;
• құжаттарды іздеу және өңдеу жылдамдығын арттыру, құжаттардың қайталануын болдырмау;
• құжаттың өмірлік циклінің әрбір сәтінде оның күйін анықтау және құжатты орындауға жауапты қызметкерлерді анықтау мүмкіндігі;
• құжат айналымы және іс жүргізумен байланысты шығындарды азайту;
• құжаттардың жоғалуын болдырмау және құжаттардың үлкен ағындарын өңдеу кезінде қателер санын азайту;
• Тапсырыс берушінің қызметкерлерінің жұмыс уақытын өнімсіз шығындарын қысқарту;
• орындаушылық тәртіпті бақылауды күшейту;

Келісімшартқа сәйкес, қойылған міндеттерді орындау бойынша «Хабар» Акционерлік Қоғамында ең ірі енгізу мерзімінде аяқталды. Жүйенің 1200-ден астам пайдаланушысы жергілікті лицензияланды. Жүйені әкімшілендіру және сүйемелдеу үшін қызметкерлер оқытылды. Жүйенің өнімділігі шың жүктемелер мен дерекқордың өсуі кезінде төмендемейді. Құжаттардың нұсқаларын қолдау орнатылды, бұл әртүрлі типтік құжаттарды ұзақ уақыт бойы сақтауға мүмкіндік береді. Электрондық мұрағатта және дерекқорда қарапайым және тиімді іздеу тапсырыс берушінің сұрауы бойынша жеке конфигурацияланған. Пайдаланушылар каталогымен (Active Directory), ұйымның корпоративтік пошта жүйесімен, тіркелген кадрлық бұйрықтарды беру бөлігінде «1С» жүйесімен, «Казмедиа Орталығы» ЖШС басқарушы компаниясының СЭД жүйесімен интеграция жасалды.

Жүйенің құрамына келесі қосалқы жүйелер енгізілді:

• ЭДО Құжат айналымы (іс жүргізуді толық автоматтандыру, кез келген типтік құжаттың өмірлік циклін басқару);
• Қаржылық құжаттар (Қаржылық типтегі қызметтік жазбалар, аванстық есеп және т.б.);
• Кадрлық іс жүргізу (Кадрлық типтегі қызметтік жазбалар, еңбек шарты, өтініш және т.б.);
• Заңды құжаттар (Заңды типтегі қызметтік жазбалар, типтік шарттар, келісімдер және т.б.);
• Басқару панелі (Жүйені әкімшілендіру: мониторинг, басқару, баптау және т.б.).

«Documentolog» жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуі жалпы жүйелік және қолданбалы бағдарламалық құралдарды қамтиды. «Хабар» Акционерлік Қоғамының ішкі құқықтық регламентіне сәйкес барлық қажетті функциялар мен баптауларды енгізу арқылы сенімді конфигурация. Инвестицияларды қорғау мақсатында жасалған жүйе әзірленген қосымшалардың бағдарламалық-аппараттық платформадан тәуелсіздігін қамтамасыз етеді, яғни өндірушілер жаңа, өнімділігі жоғары жабдықтар мен жалпы жүйелік бағдарламалық қамтамасыз етудің жаңа нұсқаларын шығарған кезде, қосымшалар бастапқы кодтарды немесе бағдарламалық интерфейстерді өзгертпей жұмыс істеуі керек.

«Хабар» агенттігімен ынтымақтастық және енгізу біздің компания үшін ең ірі және маңызды оқиғалардың бірі болды. Жұмыс барысында жинақталған тәжірибе және осы ұйымның ерекшелігі «Documentolog» электрондық құжат айналымы жүйесінің шексіз дамуы мен жетілдірілуіне үлкен серпін берді.

Бизнес-процестерді Documentolog СЭД көмегімен автоматтандырыңыз!