ЭДО туралы ТОП-5 сұрақ: электрондық құжат айналымы туралы білгіңіз келгеннің бәрі

Электрондық құжат айналымы (ЭДО) — бұл жай ғана сәнді тренд емес, жұмыс жылдамдығын арттырып, шығындарды азайтудың нақты жолы. Бірақ егер сіз ауысуды ойласаңыз, сізде сұрақтар туындауы мүмкін.

Біз ең танымал сұрақтарға жауаптарды жинадық, күмәнді сейілтіп, ЭДО-ның неге тиімді екенін көрсету үшін.

1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіз бе?

Көптеген адамдар деректердің сақталуы мен ағып кетуінен қорқады, бұл шынымен де маңызды мәселе. Жүйені таңдағанда, осы мәселеге назар аударыңыз және осы мәселеге үлкен мән беретін және сіздің жеке деректеріңізді, коммерциялық ақпарат пен құжаттарды қорғауды қамтамасыз ететін жеткізушіні таңдаңыз.

Мысалы, Documentolog ЭДО жоғары деңгейдегі қорғауды қамтамасыз етеді:

- Электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) құжатты қолдан жасау мүмкіндігін жояды.

- Деректерді шифрлау ақпаратты рұқсатсыз қол жеткізуден қорғайды.

- Резервтік көшіру ақау болған жағдайда барлық құжаттарды сақтауға мүмкіндік береді.

Documentolog сияқты сертификатталған шешімдерді пайдалану электрондық құжат айналымын сенімді және қауіпсіз етеді.

2. ЭДО-ны қандай құжаттар үшін қолдануға болады?

ЭДО барлық құжат түрлеріне жарамды:

- Ел ішіндегі және шетелдегі жеткізушілермен келісімшарттар мен келісімдер

- Қызметкерлермен еңбек келісімшарттары мен қосымша келісімдер

- Кадрлық құжаттар (бұйрықтар, нұсқаулар, өтініштер)

- Жабу құжаттары (шот-фактуралар мен актілер)

- Қаржылық құжаттар (БДР, аудиттер)

Сіз кез келген құжат түрін цифрлық форматқа аудара аласыз, Documentolog СЭД-де стандартты құжаттармен жұмыс істеу үшін көптеген үлгілер мен мүмкіндіктер бар. Егер сізде қандай да бір құжаттар ерекше формаға немесе жіберу жолына ие болса, мұның бәрін жеке сұраныс бойынша баптауға болады.

3. ЭДО-ға көшу қиын ба?

ЭДО енгізу процесі көрінгендей қиын емес. Міне, шамамен алгоритм:

- Жүйені таңдау

- Келісімшарт жасау және платформаны баптау

- Қызметкерлерді оқыту

Көптеген компаниялар бір бөлімнен, мысалы, кадрлық бөлімнен бастайды және біртіндеп басқа процестерді цифрға аударады. Сонымен қатар, Documentolog-те тегін қосылу мүмкіндігі бар және тіркелгеннен кейін ЭДО мүмкіндіктерін бірден пайдалана бастауға болады.

Осылайша, сіз функционалды сынап көріп, құжаттарды цифрлық форматта алмасудың барлық артықшылықтарын бағалай аласыз. Тіркеуге өту. (белгісі бар сілтеме)

4. ЭДО тек ірі компаниялар үшін бе?

Көптеген адамдар электрондық құжат айналымы тек кең құжат айналымы бар ірі ұйымдарға жарамды деп санайды. Бірақ бұл миф! ЭДО әмбебап және кез келген ауқымдағы бизнеске, соның ішінде шағын және орта компанияларға пайдалы болуы мүмкін. Ол шығындарды азайтуға, процестерді жылдамдатуға және құжаттарды басқаруды жеңілдетуге көмектеседі, қызметкерлер санына немесе операциялар санына қарамастан.

5. Біз қазірдің өзінде 1С-те жұмыс істейміз, екі бағдарламамен бір уақытта жұмыс істеуге бола ма?

Иә, сіз 1С және ЭДО жүйесін бір уақытта пайдалана аласыз. Сонымен қатар, Documentolog сияқты заманауи платформалар 1С-пен оңай интеграцияланады. Бұл бір жүйеден алынған деректердің екінші жүйеге автоматты түрде берілетінін білдіреді, жұмысты қайталаудың қажеті жоқ.

Бұл қалай жұмыс істейді:

- Құжаттар ЭДО-да жасалып, келісіліп, деректер 1С-ке бухгалтерлік немесе басқарушылық есепке алу үшін беріледі.

- Кері интеграция да мүмкін: 1С-тен алынған есептер немесе шоттар ЭДО-ға қол қою және жіберу үшін жүктелуі мүмкін.

- Екі жүйені бірге пайдалану жұмыс процестерін тиімдірек және автоматтандырылған етеді, екі платформаның әдеттегі функционалдығын сақтайды.

Бұл компаниялардың электрондық құжат айналымына көшу алдында туындайтын танымал сұрақтардың бір бөлігі ғана. Шын мәнінде, ЭДО артықшылықтары қарапайым жауаптардан әлдеқайда асып түседі. Оның көмегімен сіз уақытты үнемдей аласыз, қағаз бен логистикаға кететін шығындарды азайта аласыз, құжаттарды келісуді жылдамдата аласыз және процестердің айқындығын айтарлықтай арттыра аласыз.

ЭДО — бұл жай ғана цифрландыруға қадам емес, бұл сіздің бизнесіңіздің тезірек, тиімдірек және экологиялық таза жұмыс істеуіне көмектесетін құрал. Бүгіннен бастап енгізуді бастаңыз және күнделікті тапсырмаларды оңай оңтайландыруға болатынын сезініңіз!