Стресссіз жұмыс: кез келген кадрлық құжаттарды электронды түрде қалай қол қоюға болады

Енді жұмыс күнінің сағаттарын қағазбастылыққа жұмсаудың қажеті жоқ екенін елестетіңіз: еңбек шарттары мен басқа да кадрлық құжаттарды басып шығару, келісу, қол қою, сканерлеу және мұрағаттау. Елестетіп көрдіңіз бе? 

Енді осы процестердің барлығы бірнеше минутты ғана алатынын және сіз шын мәнінде маңызды тапсырмаларға: кадрларды іріктеу, қызметкерлерді дамыту, аналитика дайындау және стратегиялық жоспарлауға назар аудара алатыныңызды елестетіңіз. 

Бұл қиял емес, Documentolog СЭД пайдаланушыларына қолжетімді шындық. 

Қандай кадрлық құжаттарды цифрлық форматқа көшіруге болады?

Кез келген компаниядағы ең маңызды және сұранысқа ие кадрлық құжаттардың бірі – онлайн еңбек шартымен қатар, кадрлық ЭДО арқылы көптеген басқа қажетті кадрлық құжаттарды жасауға және қол қоюға болады. 

Тек бірнешеуін атап өтейік: 

- Бұйрықтар мен өкімдер

Қабылдау, ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс немесе іссапарлар туралы бұйрықтарды енді цифрлық форматта дайындап, қол қоюға болады. Барлық ақпарат қол астында және жеке кабинетте ыңғайлы сақталады. Осылайша, барлық есептілік әрқашан уақытында тапсырылады.

- Қызметкерлерден өтініштер

Қызметкерлер демалыс, демалыс күндері, аурухана немесе материалдық көмекке өтініштерді электронды жүйе арқылы бере алады, ал сіз оларды тез келісесіз. Ең бастысы – кейіннен түпнұсқаларды ұзақ іздеудің және қызметкерлерден құжат сұраудың қажеті жоқ, өйткені өтінішті электронды түрде 3 рет басу арқылы жіберуге болады.  

- Жұмыс уақытын есепке алу табелі

Қолмен табель жүргізудің орнына 1С-пен синхрондауға мүмкіндік беретін автоматтандырылған жүйелерді пайдалануға болады. 

Documentolog СЭД сұранысы бойынша демалыс кестесі, лауазымдық нұсқаулықтар, ішкі регламенттер, есептер мен аналитикадан бастап басқа құжат түрлерін автоматтандыруға болады. Осылайша, құжаттарды жасаудан бастап қол қоюға және есепке алуға дейінгі барлық кезеңдерді жеңілдетіп қана қоймай, басқа стратегиялық тапсырмалар мен HR мәселелерін шешуге уақыт бөле аласыз. 

Электронды кадрлық құжаттар: қағазды ұмыту уақыты келді

Кадрлық жұмысты цифрландыру – бұл жай ғана тренд емес, жұмысыңызды жеңілдету және ресурстарды үнемдеу қадамы. ЭДО-ға көшуге бірнеше себептер. 

Уақытты үнемдеу

Егер сіз әлі де компанияңызға кадрлық электронды құжат айналымы қажет пе, жоқ па деп күмәндансаңыз және қағаз бен цифрлық формат арасында екіұдай болсаңыз, соңғы рет қашан қашықтан жұмыс істейтін қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы қарапайым бұйрықты келісу қанша уақыт алғанын еске түсіріңіз. 

Бұйрық мәтінін жазу, басып шығару, басшыға қол қою, кадр бөліміне көшірмені беру, қызметкерді хабардар ету, оның кеңсеге келуін күту  — мұның бәрі жиі күндер немесе тіпті апталар алады. Әсіресе, егер қызметкер басқа қалада жұмыс істесе немесе басшы шұғыл іссапарға кетсе. Электронды құжат айналымымен мұндай бұйрықты дайындап, келісуге жіберіп, бірнеше минут ішінде қол қоюға болады. 

Заңды күші

Заңнамаға сәйкес,  электронды құжат айналымы жүйесі – электронды құжаттармен алмасу жүйесі, қатысушылар арасындағы қатынастар Қазақстан Республикасының "Электронды құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы" Заңымен және Қазақстан Республикасының басқа нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі. 

Электронды қолтаңба заң талаптарына сәйкес орындалған жағдайда, қолмен жазылған қолтаңба сияқты заңды күшке ие. Ол құжаттың түпнұсқалығын қамтамасыз етеді, қол қоюшының жеке басын растайды және деректерді қорғауды қамтамасыз етеді. Бұл электронды құжаттарды ресми танылған және толық заңды етеді. 

Деректерді қорғау

Коммерциялық ақпараттың басқа қызметкерлерге көрінуі туралы алаңдаудың қажеті жоқ, бұл әдетте қағаз құжаттармен болады. Электронды кадрлық құжат айналымы құжаттарды сенімді сақтайды, жоғалту немесе бөгде адамдардың қол жеткізу қаупін болдырмайды.

Кадрлық ЭДО туралы жиі қойылатын сұрақтар

- Жеке тұлғаға құжат жіберілгенін қалай біледі?

Құжаттың келіп түскені туралы хабарлама электронды поштаға келеді. Сондай-ақ, сіз қызметкерге құжатқа сілтеме жіберу арқылы өзіңіз хабарлай аласыз.

Деректердің ағып кетуінен ақпарат қорғалған ба? Біреу қызметкердің жалақысын көре ала ма? 

Documentolog қызметкерлері ақпаратқа қол жеткізе алмайды, өйткені ол жіберушіден алушыға шифрланған түрде беріледі. Сонымен қатар, қызметте деректерді қорғаудың жоғары стандарты енгізілген, біз деректерді қорғау үшін қандай шаралар қабылдайтынымыз туралы толығырақ ақпаратты Ақпараттық қауіпсіздік бетінде оқыңыз (лендингке немесе мақалаға сілтеме). 

Электронды қолтаңбаның заңды күшін қалай тексеруге болады?

Documentolog-та қолтаңбаны куәландыру орталықтары берген сертификаттар арқылы тексеру қолданылады. Бұл түпнұсқалықты және заңды маңыздылықты қамтамасыз етеді.

Электронды құжат айналымы күрделі және ұзақ операцияларды жылдам және ыңғайлы процестерге айналдырады. Сіз уақытты үнемдейсіз, құжаттарды өңдеудегі қағазбастылық пен жүйкені жоясыз. Неге қазірден бастап көрмеске?