Неліктен бұлтты электрондық құжат айналымы шешімдері — ыңғайлылық, қауіпсіздік және сенімділік

Бүгінгі таңда кез келген бизнес құжаттармен тиімді жұмыс істеу қажеттілігімен бетпе-бет келеді. Бұл келісімшарттар мен шоттардан бастап әртүрлі есептер мен жүкқұжаттарға дейін болуы мүмкін. Бұлтты құжат айналымына көшу — жұмысты жеңілдетіп қана қоймай, бірнеше маңызды мәселелерді шешудің жолы. Бұл мақалада бұлтты шешімдердің бизнес үшін неге ыңғайлы және тиімді таңдау екенін және бірнеше шешімдерден жүйе құрастыруға тырысқаннан гөрі бір сенімді жеткізушімен жұмыс істеу неге жақсы екенін айтамыз.

1. Бұлт — құжаттарға кез келген жерде және кез келген уақытта қолжетімділік

Сіз іссапарда немесе үйде жұмыс істеп жатқаныңызды елестетіп көріңіз, ал сізге шұғыл түрде қандай да бір құжатты табу қажет. Бұлтта барлық файлдарыңыз әрқашан қолыңызда! Бар болғаны интернетке қосылу қажет. Бұл сіздің қай жерде болсаңыз да құжаттармен жұмыс істей алатыныңызды білдіреді. Қалталарды ұзақ іздеу және тасымалданатын құрылғылар жоқ — бәрі бір жерде сақталады және кез келген құрылғыдан қолжетімді.

2. Жабдық пен қолдауға үнемдеу

Бұлтты шешімдермен сізге қымбат жабдықты сатып алу және қызмет көрсету қажет емес. Мұның бәрін сіздің бұлтты провайдеріңіз өз мойнына алады. Сізге қажет нәрсе — интернет және жұмыс істеуге арналған құрылғылар. Сонымен қатар, сіз тек нақты пайдаланатын ресурстар үшін төлейсіз. Сондықтан, егер сіздің бизнесіңіз өссе, сіз жүйені жай ғана "созасыз", жаңа серверлер мен жабдықтарды сатып алуға инвестиция салмайсыз.

3. Бұлтты жүйелерді бизнесіңізге оңай бейімдеуге болады

Бұлтты шешімдердің ең үлкен артықшылықтарының бірі — икемділік. Сіз жүйені өзіңізге ыңғайлы етіп баптай аласыз. Компанияңыз дамыған кезде, жаңа функцияларды қосуға, деректерді сақтау көлемін арттыруға немесе сіз қазірдің өзінде пайдаланатын басқа бағдарламалармен жүйені біріктіруге болады. Бұлтты шешімдер сізбен бірге оңай "өседі", ал елеулі өзгерістер — мысалы, жаңа процестерді енгізу — бірқалыпты және ақаусыз өтеді.

4. Жоғары деңгейдегі қауіпсіздік

Күн сайын құжаттармен көптеген адамдар жұмыс істейді және деректердің қауіпсіздігі әрқашан басымдық болып табылады. Бұлтта барлық ақпарат заманауи технологиялармен сенімді қорғалған. Бұл сіздің құжаттарыңыз шифрланғанын және оларға қолжетімділікті қатаң бақылауға болатынын білдіреді. Әрбір қызметкерде әртүрлі қолжетімділік деңгейлері болуы мүмкін, бұл деректердің ағып кету немесе рұқсатсыз пайдаланылу қаупін азайтады.

Сенімді жеткізушімен жұмыс істегенде, барлық қауіпсіздік шаралары бір жерде бапталады. Әртүрлі провайдерлерден бірнеше шешімдер болған жағдайда қауіпсіздік стандарттарында шатасу туындауы мүмкін және бұл тәуекелдерді арттырады.

5. Бір жеткізуші — көбірек бақылау және қарапайымдылық

Құжат айналымы жүйесінің барлық жүйесі үшін бір сенімді жеткізушіні таңдау бірнеше маңызды артықшылықтар береді:

Бір интерфейс: Барлық жүйелер мен процестер бір ыңғайлы жерде жұмыс істейді, бұл көптеген әртүрлі интерфейстерге үйренудің қажеті жоқ екенін білдіреді.

Барлық сұрақтар бойынша бір байланыс: Егер мәселе туындаса, сіз бірнеше компанияларға жүгірмейсіз, тек өз жеткізушіңізге жүгінесіз. Бұл уақыт пен күшті үнемдейді.

Үйлесімділік: Барлық құжат айналымы бір "қанаттың" астында жұмыс істегенде, бір жүйе екіншісімен үйлесімді болмайды деп алаңдаудың қажеті жоқ. Барлығы бапталған және үйлесімді жұмыс істейді.

Сонымен қатар, бір жеткізушімен жүйені үнемі жаңартып отыруды, қателерді жоюды және оның функционалдығын жақсартуды жеңілдетеді. Бұл сізді артық бас ауруынан босатады және бизнеске назар аударуға мүмкіндік береді.

6. Жаңартулар мен қолдаудағы жеңілдік

Бұлтты шешімдер әдетте автоматты түрде жаңартылады, бұл сіздің IT бөліміңіздің араласуын қажет етпейді. Электрондық құжат айналымы жүйесінің жеткізушісі барлық жаңартуларды, қателерді түзетуді және жаңа функцияларды қосуды жүзеге асырады. Бұл сондай-ақ бір-бірімен үйлесімді болмауы мүмкін әртүрлі бағдарламалардың көптеген жаңартуларын қадағалауды қажет етпейді.