Кадрлық электрондық құжат айналымына көшу: неден бастау керек?

Қағаз кадрлық құжаттардан бас тарту мәселесі Қазақстандағы көптеген компанияларды алаңдатады. Процесті қалай құруға, тәуекелдерді азайтуға және көшуді жеңілдетуге болады? Біз басшылар мен HR үшін көшуді жылдам әрі қауіпсіз ету үшін қадамдық нұсқаулық ұсынамыз.

1-қадам: Қазіргі процестердің ішкі аудитін өткізіңіз

Алдымен, қолданыстағы кадрлық құжат айналымын бағалау маңызды: қандай құжаттар қолданылады, оларды өңдеуге қанша уақыт кетеді және келісім ағындары қандай. Мысалы, Қазақстандағы бір компанияда демалысқа өтінішті өңдеу көп сатылы келісімдерге байланысты 2 күнге дейін созылады.

Аудит өткізу ұзақ, күрделі немесе қайталанатын кезеңдерді анықтауға көмектеседі. Мұндай жоғарыдан қарау автоматтандыру үшін өсу нүктелерін анықтауға және электрондық кадрлық құжат айналымы қандай мәселелерді шеше алатынын түсінуге мүмкіндік береді. Documentolog электрондық құжат айналымы қызметінде сіз кадрлық құжат айналымының толық циклін автоматтандыра аласыз: рекрутинг және кандидат іздеу кезеңінен бастап жұмыстан шығуға дейін. 

2-қадам: Мақсаттар мен басымдықтарды анықтаңыз

Электрондық құжат айналымына көшу компанияның бизнес мақсаттарына сәйкес келуі керек: шығындарды азайту, құжаттарды өңдеу жылдамдығын арттыру, қызметкерлердің тиімділігін арттыру, заңнамалық талаптарды сақтау, сондай-ақ құжаттардың жоғалуын нөлге дейін азайту. Мысалы, медициналық клиникалар желісі еңбек шарттарын өңдеу уақытын 1 күннен бірнеше минутқа дейін қысқартуды мақсат етеді. Басымдықтарды анықтау қажет, неден бастау керектігін және жетістіктерді қалай бағалау керектігін түсіну үшін. Біз электрондық түрде еңбек шартын қол қоюдан бастауды ұсынамыз. Бұл КЭДО әлеміндегі ең маңызды құжаттардың бірі, Documentolog еңбек шартын бірнеше рет басу арқылы қол қоюға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, интеграция арқылы Enbek-ке жіберуге болады. 

3-қадам: Технологиялық серіктесті таңдаңыз

Негізгі қадам — ЭДО жүйесінің сенімді жеткізушісін таңдау. Орнату тәжірибесіне, сенімділігіне және Қазақстанның нормаларына сәйкестігіне назар аударыңыз. 

DOCUMENTOLOG жүйесі Қазақстан нарығында 17 жылдан бері жұмыс істейді және корпоративтік секторға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету саласында көшбасшы болып табылады. Біздің жүйеміз Қазақстан Республикасындағы 90% мемлекеттік органдар мен 100-ден астам компанияларда қолданылады, бұл құжат айналымын автоматтандыру бойынша сенімді серіктес ретінде өзін көрсетті және компания процестерін икемді баптауды ұсынады.

4-қадам: Көшу жоспарын жасаңыз

Жоспар мерзімдерді, жауаптыларды және негізгі қадамдарды қамтуы керек. Мысалы, сауда желісі стандартты кадрлық құжаттарды автоматтандырудан бастады, содан кейін біртіндеп басқа құжат түрлерін қосты. Алдымен қандай құжаттарды автоматтандыру керектігін бағалаңыз (шарттар, бұйрықтар, өтініштер). Біртіндеп енгізу тәуекелдерді азайтады және қызметкерлер үшін стрессті азайтады.

5-қадам: Қызметкерлерді оқытыңыз

Қызметкерлер жаңа жүйемен қалай жұмыс істеу керектігін және оның қандай артықшылықтар әкелетінін түсінуі керек. Мысалы, бір компанияда оқытудан кейін қызметкерлер қажетті құжаттарды табу және келісім сұрауларын жіберу оңайырақ екенін атап өтті. Бұл команданың адалдығын, қатысуын және ең бастысы тиімділігін арттырады. Documentolog әрқашан пайдаланушыларды оқытады және жаңа жұмыс форматына оңай және жылдам көшуге көмектеседі.

Кадрлық электрондық құжат айналымына көшу туралы көбірек білгіңіз келе ме? Сайтта өтінім қалдырыңыз, "Сату бөлімі" түймесін таңдап, немесе бізбен байланысу үшін онлайн кеңесшіні пайдаланыңыз.