Documentolog платформасындағы электрондық құжаттар қоймасы

Қазіргі уақытта мемлекеттік ұйымдарда (бұдан әрі – МО) IBM компаниясының технологиялары негізінде құрылған Біріңғай электрондық құжат айналымы жүйесі (бұдан әрі – ЕСЭДО/СЭД) енгізілген. Кейбір мемлекеттік мекемелерде бұл жүйе 10 жылдан астам уақыт бойы жұмыс істеп келеді. Осы уақыт аралығында мемлекеттік органдар 400 терабайттан астам деректер жинақтады. Алдыңғы жылдардың электрондық құжаттары ЕСЭДО-да Lotus дерекқорлары ретінде сақталады, бұл өз кезегінде алдыңғы жылдардың құжаттарын сақтау үшін серверлік ресурстарды арттыру қажеттілігіне әкеледі. Мемлекеттік органдардың электрондық құжаттармен жұмыс істеуіндегі бұл жағдайды шешудің логикалық жолы – Қазақстан Республикасының заңнамасымен реттелген мұрағат ісі ережелерін сақтай отырып, электрондық құжаттарды ұзақ мерзімді сақтау болып табылады.

Documentolog платформасындағы «Электрондық құжаттар қоймасы» сервистік бағдарламалық өнімі (бұдан әрі – ЭҚҚ) – бұл ЕСЭДО/СЭД ГО жүйесінен жүктелген үлкен көлемдегі электрондық құжаттарды сақтау және басқаруға арналған заманауи бағдарламалық-аппараттық кешен. ЭҚҚ-ның негізгі мақсаты – ЕСЭДО/СЭД ГО жүйесінде жедел қолжетімділікті қажет етпейтін құжаттарды ұзақ мерзімді кепілді сақтау болып табылады. 

Қазіргі уақытта ЭҚҚ Қазақстан Республикасының заңнамасымен реттелген мұрағат ісі ережелерін сақтай отырып, мұрағаттық істерді автоматтандыруды, МО-ның барлық электрондық құжаттарын сенімді орталықтандырылған сақтауды, электрондық құжаттар мен істерді толық мәтінді іздеуді, электрондық құжаттарға көп пайдаланушы қолжетімділікті, сондай-ақ электрондық құжаттардың заңдылығын тексеруді қамтамасыз етеді. ЭҚҚ сервистік бағдарламалық өнімінде келесі бизнес-процестер автоматтандырылған:

ЕСЭДО/СЭД ГО жүйесінен электрондық құжаттарды қабылдау
МО қызметкері ЕСЭДО/СЭД ГО жүйесінде істер номенклатурасына сәйкес электрондық құжаттарды қалыптастырады, содан кейін бұл құжаттарды ЭҚҚ-ға жібереді. МО мұрағатшысы ЭҚҚ-да бұл құжаттарды қабылдап, ЭЦҚ-ның жарамдылығын және номенклатуралық істің индексіне сәйкестігін тексереді. Электрондық құжаттардың қағаз түпнұсқаларын тексеру Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының және басқа да мұрағаттық құжаттардың ведомстволық және жеке мұрағаттармен қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану ережелеріне сәйкес жүзеге асырылады.

Мұрағаттық электрондық құжаттардың сақтау мерзімдерін бақылау
Мұрағаттық электрондық құжаттардың сақтау мерзімдері аяқталған кезде ЭҚҚ автоматты түрде МО мұрағатшысына хабарлама қалыптастырады. МО мұрағатшысы мұрағаттық құжаттардың құндылығын сараптайды, содан кейін құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні (бұдан әрі – Акт) бастайды. Мұрағаттық құжаттардың сақтау мерзімдерін ұзарту туралы шешім қабылданған жағдайда, ЭҚҚ-да құжаттардың сақтау мерзімдерінің соңғы күндерін өзгерту мүмкіндігі, сондай-ақ ұзартылған құжаттар үшін істер тізімін қалыптастыру процесін бастау мүмкіндігі бар. 

Мұрағаттағы құжаттарды іздеу
ЭҚҚ іздеу жүйесі ақпараттық іздеу саласындағы соңғы жетістіктер негізінде жүзеге асырылған және табылған нәтижелерді сұрыптаудың бірегей алгоритмдерін пайдаланады. Іздеу нәтижелерінде тек құжаттардың тіркеу деректері көрсетіледі. Құжатқа уақытша қолжетімділік алу үшін пайдаланушы құжатқа қолжетімділікке өтінім береді, ол МО мұрағатшысымен келіседі. 

Жоюға бөлу туралы актіні қалыптастыру
Актіні қалыптастыру процесін бастаған кезде ЭҚҚ-да сақтау мерзімі өткен құжаттар тізімімен Акт жобасы автоматты түрде қалыптастырылады. Сондай-ақ ЭҚҚ МО мұрағатшысына қажет болған жағдайда істер тізімінен электрондық құжаттарды таңдауға мүмкіндік береді. Бұл ретте МО мұрағатшысы құжат картасының реквизиттерін қарап, электрондық құжаттарды тексереді. Тексеруден кейін Акт сараптамалық комиссия мүшелерімен және мемлекеттік мұрағат куратормен келіседі. Содан кейін Акт қағаз түпнұсқасымен бірге ұйым басшысымен бекіту үшін ЕСЭДО-ға жіберіледі.

Істер тізімін қалыптастыру (уақытша, тұрақты, жеке құрам бойынша)
МО мұрағатшысы істер тізімін қалыптастыру процесін (бұдан әрі – Тізім) бастайды. Содан кейін ЭҚҚ-да істер номенклатурасына сәйкес электрондық құжаттармен істер тізімінің жобасы автоматты түрде қалыптастырылады. Тізім жобасы сараптамалық комиссия мүшелеріне және сараптамалық-тексеру комиссиясына келісуге жіберіледі. Істер тізімдерін келісу нәтижелері бойынша МО мұрағатшысы қағаз құжаттарды 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген Ережелерге сәйкес мемлекеттік мұрағатқа тапсырады.

МО қызметкерінің сұрауы бойынша мұрағаттық құжаттарға қолжетімділікті қамтамасыз ету
Пайдаланушы МО мұрағатшысына қолжетімділікке өтінім береді, ол қолжетімділікті растау және құжатқа оқу үшін қолжетімділікті қамтамасыз етеді. ЭҚҚ МО қызметкеріне сұрау бойынша оң шешім және құжатқа қолжетімділікті растау туралы хабарлама автоматты түрде қалыптастырады. МО қызметкері ЭҚҚ интерфейсінде құжатты қарайды. Құжатқа қолжетімділік мерзімдерін ұзарту үшін МО қызметкері құжатқа қолжетімділікті ұзарту туралы тиісті сұрау жібереді.
 

Қорытындылай келе, мемлекеттік органдарда ЭҚҚ енгізу барлық мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне онлайн режимде қолжетімді болатын орталықтандырылған мұрағаттық құжаттар қоймасын құрудағы алғашқы қадам болып табылатынын атап өткім келеді. Бұл электрондық құжаттарды мұрағаттау процесі, оларды қағаз тасымалдағышқа көшіруді көздейтін, оңтайландырылатынын білдіреді. Нәтижесінде мұрағаттау процестерінде электрондық құжаттарды басып шығару кезеңі алынып тасталады. Нәтижесінде ЕСЭДО/СЭД ГО жүйесінде құжаттарды жасаудан бастап, оларды мұрағаттау, сақтау және ЭҚҚ-да жоюға дейінгі электрондық құжаттармен жұмыс істеудің қағазсыз форматына көшу жүзеге асырылады.