Astana Hub Documentolog арқылы HR-үдерістерін қалай жетілдірді

Компания өсу кезеңіндегі HR-процестер

Қызметкерлер саны артқан сайын HR-бөлімдерге түсетін жүктеме де көбейеді. Өтініштер, келісімдер және ішкі құжаттар саны артып, кадрлық операцияларды қолмен өңдеу ішкі процестердің баяулауына әкеледі.

Мұндай жағдайда компаниялар үшін кадрлық құжат айналымының ашық әрі басқарылатын жүйесін құру маңызды. HR-процестерді цифрландыру құжаттарды өңдеу уақытын қысқартып қана қоймай, HR-командалардың операциялық жүктемесін де азайтады.

Осындай міндетпен IT-стартаптардың халықаралық технопаркі Astana Hub бетпе-бет келді. Ұйым өскен сайын ішкі кадрлық процестерді оңтайландыру және қызметкерлер мен HR-қызмет арасындағы өзара әрекеттесуді ыңғайлы ету қажеттілігі туындады.

HR-команданың алдында тұрған міндеттер

Цифрлық құралдар енгізілгенге дейін көптеген кадрлық процестер қолмен орындалды. Бұл көп уақытты талап етіп, құжаттардың мәртебесін бақылауды қиындатты.

Шешуді талап еткен негізгі міндеттер:

• демалыс пен іссапарға өтініштерді рәсімдеуді жеделдету

• құжаттарды келісу уақытын қысқарту

• қолмен орындалатын операциялар санын азайту

• кадрлық процестердің ашықтығын арттыру

Құжаттарды қолмен өңдеу HR-мамандардың жұмыс уақытының едәуір бөлігін алып, басқа бағыттарды дамыту мүмкіндігін шектеді.

Цифрлық кадрлық құжат айналымына көшу

Ішкі процестерді оңтайландыру мақсатында Astana Hub-та Documentolog Platform енгізілді. Бұл шешім кадрлық құжат айналымын цифрлық форматқа көшіруге және бірқатар HR-міндеттерді автоматтандыруға мүмкіндік берді.

Платформа кадрлық құжаттарды орталықтандырылған түрде басқаруды қамтамасыз етіп, өтініштерді беру және келісу процесін жеңілдетті. Қызметкерлер қажетті құжаттарды қағазсыз, тікелей жүйе арқылы рәсімдей алатын болды.

Қызметкерлер жұмысындағы өзгерістер

Жүйе енгізілгеннен кейін қызметкерлердің HR-бөлімімен өзара әрекеттесуі анағұрлым ыңғайлы, жылдам және ашық бола түсті.

Атап айтқанда:

• демалысты рәсімдеу шамамен 10 минутты алады

• қызметкерлер өтініш мәртебесін жүйеде бақылай алады

• келісу процесі толықтай цифрлық форматта жүзеге асады

• қағаз түріндегі өтініштерге қажеттілік жойылды

HR-бөлімі үшін нәтижелер

Кадрлық құжат айналымын автоматтандыру HR-команданың операциялық жүктемесін айтарлықтай төмендетті.

Енгізудің негізгі нәтижелері:

• кадрлық өтініштерді өңдеу уақытының қысқаруы

• қағаз құжаттар көлемінің азаюы

• келісу және ішкі процестердің автоматтандырылуы

• құжаттармен жұмыс істеудегі қателер тәуекелінің төмендеуі

Нәтижесінде HR-мамандар стратегиялық міндеттерге және ішкі бастамаларды дамытуға көбірек көңіл бөле бастады.

Astana Hub тәжірибесі кадрлық процестерді автоматтандыру заманауи ұйымдардың дамуы үшін маңызды фактор екенін көрсетеді.