AlmaU Documentolog-ты таңдайды: университет процестерін цифрландырудағы табысты тәжірибе

Documentolog-пен ынтымақтастықтың арқасында AlmaU университеті құжаттарды өңдеуге кететін уақытты қысқартып қана қоймай, барлық бизнес-процестердің ашықтығы мен бақылауын айтарлықтай жақсартты. Жүйе құжаттарды электронды форматта тез қол қоюға, жіберуге және келісуге мүмкіндік береді. Бұл қызметкерлермен, студенттермен және серіктестермен құжат алмасу үшін өте маңызды. Цифрлық технологияларға көшу әкімшілік тапсырмаларды жеңілдетіп қана қоймай, AlmaU-дың инновациялар мен заманауи шешімдерге деген адалдығын көрсетеді.

Documentolog ЭДО: жаңа форматтағы қағазсыз жұмыс

AlmaU-дың басым міндеттерінің бірі барлық бизнес-процестерді тиімді қамтып, әртүрлі құжат түрлерін өңдеуді қамтамасыз ететін интеграцияланған құжат айналымы жүйесін құру болды. Documentolog платформасын енгізу ішкі және сыртқы құжаттармен жұмыс істеуді қоса алғанда, іс жүргізуді автоматтандыруға мүмкіндік берді.

Бүгінгі таңда барлық құжаттар, ішкі қызметтік жазбалар немесе сыртқы серіктестермен келісімдер болсын, тек Documentolog жүйесінде тіркеледі. Бұрын сақтау мен сүйемелдеуге айтарлықтай ресурстарды қажет ететін қағаз құжат айналымынан бас тарту заманауи цифрлық технологияларды қолдануға жол ашты, бұл тиімді басқаруды қамтамасыз етеді.

Documentolog-қа көшкен сәттен бастап университет жүйе арқылы шамамен 10 000 келісімшарт жасады, ал ағымдағы жылы 1800-ден астам құжат электронды форматта қол қойылды. Электронды құжат айналымын пайдалану AlmaU қызметкерлері мен серіктестері арасындағы өзара әрекеттесуді айтарлықтай жеделдетті. Енді қағаз көшірмелерін жеткізуді күту немесе оларды сақтайтын орынды іздеудің қажеті жоқ, өйткені барлық деректер цифрлық түрде сенімді сақталады. Мұндай тәсіл құжаттардың жоғалу қаупін барынша азайтады және оларға лезде қол жеткізуді қамтамасыз етеді, бұл жұмыс тапсырмаларын орындауды жеделдетеді және бақылау процесін жеңілдетеді.

Documentolog AlmaU-ға құжаттармен жұмыс процестерін толық бақылауды қамтамасыз етеді, жүйеге жүктеу сәтінен бастап барлық әрекеттер аяқталғанға дейін. Бөлім басшылары тапсырмалардың орындалу мәртебесін нақты уақыт режимінде тексеру мүмкіндігіне ие, бұл ашықтықты қамтамасыз етеді және жедел басқаруға ықпал етеді.

ЭДО енгізу университет жұмысын қалай өзгертті

«AlmaU Documentolog жүйесін өз іс жүргізуін автоматтандыру үшін енгізген алғашқы қазақстандық жоғары оқу орны болды. Бұл бізге ішкі процестерді айтарлықтай жеңілдетіп, жеделдетіп қана қоймай, оларды ашық және басқарылатын етті. Сонымен қатар, осы цифрлық қызметті пайдалану әртүрлі бөлімдер қызметкерлері мен сыртқы серіктестер арасындағы өзара әрекеттесуді жақсартуға әкелді. Бұрын бірнеше инстанция арқылы келісуді талап ететін және біраз уақыт алуы мүмкін процестер қазір іс жүзінде лезде орындалады», – деп бөліседі AlmaU ректоры Гүлнар Күренкеева.

Университет басшылығы Documentolog-ты пайдалану қызметкерлерге біркелкі әкімшілік операцияларды орындаудың орнына, олардың кәсіби қатысуын талап ететін шынымен маңызды тапсырмаларға назар аударуға мүмкіндік бергенін атап өтеді. Босатылған уақыт стратегиялық бастамаларды дамытуға бағытталады, бұл университеттің одан әрі прогресіне ықпал етеді және өршіл мақсаттарға жету үшін жаңа мүмкіндіктер ашады.

AlmaU Documentolog жүйесін өз іс жүргізуін автоматтандыру үшін енгізген алғашқы қазақстандық жоғары оқу орны болды. Бұл бізге ішкі процестерді айтарлықтай жеңілдетіп, жеделдетіп қана қоймай, оларды ашық және басқарылатын етті. Бұрын бірнеше инстанция арқылы келісуді талап ететін және біраз уақыт алуы мүмкін процестер қазір іс жүзінде лезде орындалады

AlmaU мен Documentolog арасындағы ынтымақтастық цифрлық технологиялардың білім беру саласын қалай өзгерте алатынын айқын көрсетеді. Электронды құжат айналымын енгізу университеттің цифрлық трансформация бойынша жалпы стратегиясының бір бөлігі болды, бұл басқару процестерінің жоғары деңгейін қамтамасыз етуге және технологиялар саласындағы заманауи әлемдік трендтерге сәйкес келуге мүмкіндік береді.