НАО «Центр поддержки гражданских инициатив»

Некоммерческое акционерное общество «Центр поддержки гражданских инициатив» (далее – ЦПГИ) – единственный оператор в сфере грантового финансирования НПО из государственного бюджета. Цель организации – совершенствование механизма взаимодействия государства и НПО в Казахстане.

В задачи ЦПГИ входит предоставление государственных и негосударственных грантов НПО, постоянный мониторинг и контроль над их реализацией.

По причине большого количества входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, сотрудники НАО «ЦПГИ» испытывали ряд трудностей в ведении делопроизводства.

Вместе с тем, в период завершения проектов при получении отчетов о проделанной работе от  неправительственных организаций в ЦПГИ поступал большой объем входящей корреспонденции в бумажной форме, которая подвергалась риску быть утерянной в процессе доставки.

Поэтому в целях минимизации негативных моментов, связанных с ведением бумажного документооборота, ЦПГИ принял решение автоматизировать документооборот и внедрить систему электронного документооборота. В результате анализа поставщиков, а также по рекомендации Министерства информации и коммуникаций РК была выбрана СЭД Documentolog.

Проект внедрения системы был реализован в течение 20 рабочих дней и завершен 8 апреля 2019 года. В рамках проекта автоматизированы следующие типы документов Общего и Кадрового документооборота:

• Управление Внутренней нормативной документацией, включая тестирование;
• Входящие документы (в том числе резолюции);
• Исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Обращение физических лиц;
• Обращение юридических лиц;
• Протокольные совещания;
• Приказы по ОД/Распоряжения;
• Заявление на отпуск;
• Заявление на увольнение;
• Приказ о приеме на работу;
• Приказ об оплачиваемом ежегодном трудовом отпуске;
• Приказ об отпуске без сохранения заработной плате;
• Приказ о командировании;
• Приказ о расторжении трудового договора;
• Договор/дополнительные соглашения ;
• План работ;
• Аудиторский отчет (исполнение рекомендаций СВА).

Поставка продукта была проведена для 26 пользователей компании по сервисной модели SaaS.

Для организации легтимной переписки с внешними контрагентами компания подключилась к сервису КЦОЭД Doc24.

В результате проекта внедрения весь документооборот компании был полностью автоматизирован, что привело к значительному ускорению создания, обработки, согласования и исполнения как внутренней организационно-распорядительной документации, так и обращений физических и юридических лиц. Компания получила возможность отправлять и получать документы, касающиеся распределения грантов для НПО полностью в электронном формате. Это сократило административные и финансовые расходы на курьерские услуги и уменьшило бумажный документооборот организации.