«Хабар» акционерлік қоғамы

Бұқаралық ақпарат құралдары мен ақпараттық технологиялар қазіргі адамзат дәуірінде өмірдің барлық салаларына негіз қалаушы әсер етеді. Заңды маңызы бар құжаттарды беру және іздеу жылдамдығы осындай қызмет түрі үшін басты міндет болып табылады. Нақты мерзімдерде міндеттерді тиімді орындау арқасында ақпараттық корпорациялардың дамуы тоқтап қалмайды. «Хабар» акционерлік қоғамы - Қазақстан Республикасының электронды БАҚ медиа-холдингі. Ақпараттық бағдарламалар эфир уақытының екі-үш бөлігін алады, осыған байланысты компаниядағы құжат айналымын автоматтандыру бірінші кезектегі міндеттер қатарына енгізілді. Көптеген басқа компаниялар сияқты, басты аспект бюджетті тиімді бөлу және шығындарды едәуір азайту болды. Статистика бойынша, ұйымның табысының шамамен 10%-ы қағаз құжат айналымын жүргізуге жұмсалады. Ал құжаттармен жұмыс істеуге жұмсалатын уақыт ұйымдағы адам-сағаттың 60%-дан астамын құрайды. «Documentolog» электронды құжат айналымы жүйесі «Хабар» агенттігінің процестерді оңтайландыруға қатысты барлық қажетті талаптарын қанағаттандырды. Негізгі қойылған міндеттер болды:

• құжаттармен жұмыс істеудің тиімділігі мен жеделдігін арттыру, соның нәтижесінде басқару мүмкіндігін жақсарту және құжатқа негізделген бизнес-процестердің ашықтығын арттыру;
• құжаттармен жұмыс технологиясын жүйелендіру және унификациялау;
• құжаттарды іздеу және өңдеу жылдамдығын арттыру, құжаттардың дублирленуін болдырмау;
• құжаттың өмірлік циклі кезіндегі күйін анықтау және құжатты орындауға жауапты қызметкерлерді анықтау мүмкіндігі;
• құжат айналымы мен делопроизводствоға байланысты шығындарды азайту;
• құжаттардың жоғалуын болдырмау және үлкен құжат ағындарын өңдеу кезінде қателер санын азайту;
• Тапсырыс беруші қызметкерлерінің жұмыс уақытының өнімсіз шығындарын азайту;
• орындаушы тәртіпті бақылауды күшейту;

Қойылған міндеттерді орындау бойынша келісімшартқа сәйкес, «Хабар» акционерлік қоғамында ең ірі енгізу мерзімінде аяқталды. Жүйенің 1200-ден астам пайдаланушысы жергілікті лицензияланды. Жүйені әкімшілендіру және сүйемелдеу үшін қызметкерлерді оқыту жүргізілді. Жүйенің өнімділігі пиковые жүктемелер мен деректер базасының өсуі кезінде төмендемейді. Құжаттардың нұсқалылығын қолдау орнатылды, бұл әртүрлі типтік құжаттарды ұзақ уақыт бойы сақтауға мүмкіндік береді. Электронды архивте және деректер базасында қарапайым және тиімді іздеу тапсырыс берушінің өтініші бойынша жеке конфигурацияланды. Пайдаланушылар каталогымен (Active Directory), ұйымның корпоративтік пошта жүйесімен, тіркелген кадрлық бұйрықтарды беру бөлігінде «1С»-пен, «Казмедиа Орталығы» ЖШС-мен интеграция жүргізілді.

Жүйеге келесі подсистемалар енгізілді:

• Құжат айналымы (құжат айналымын толық автоматтандыру, кез келген типтік құжаттың өмірлік цикліне басқару);
• Қаржылық құжаттар (қаржылық типтегі қызметтік жазбалар, аванс есебі және т.б.);
• Кадрлық делопроизводство (кадрлық типтегі қызметтік жазбалар, еңбек келісімшарты, өтініш және т.б.);
• Заңды құжаттар (заңды типтегі қызметтік жазбалар, типтік келісімшарттар, келісімдер және т.б.);
• Басқару панелі (жүйені әкімшілендіру: мониторинг, басқару, баптау және т.б.).

«Documentolog» жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуі жалпы жүйелік және қолданбалы бағдарламалық құралдарды қамтиды. «Хабар» акционерлік қоғамының ішкі құқықтық регламентіне сәйкес барлық қажетті функциялар мен параметрлерді енгізу арқылы сенімді конфигурация. Инвестицияларды қорғау мақсатында жасалатын жүйе әзірленетін қосымшалардың бағдарламалық-аппараттық платформадан тәуелсіздігін қамтамасыз етеді, яғни өндірушілер жаңа, өнімділігі жоғары жабдықтар мен жалпы жүйелік бағдарламалық қамтамасыз етуді шығарған кезде, қосымшалар бастапқы кодтарды немесе бағдарламалық интерфейстерді өзгерту қажеттілігінсіз жұмыс істей беруі тиіс.

«Хабар» агенттігімен енгізу және ынтымақтастық біздің компания үшін ең ірі және маңызды оқиғалардың бірі болды. Жұмыс барысында жинақталған тәжірибе және осы ұйымның ерекшелігі электронды құжат айналымы жүйесін «Documentolog» шексіз дамыту мен жетілдіру үшін үлкен серпін берді.