Компанияға электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) қажет пе?

Компанияға электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) қажет пе?

Бұл сөйлемде негізгі сөз «компания». Осыдан бастаймын. Компаниялар кіші, орта және үлкен болып келеді. Олар экономиканың әртүрлі секторларында жұмыс істейді және барлығы мүлдем әртүрлі! Әрине, ЭҚАЖ енгізудің экономикалық тиімділігін есептеудің әмбебап құралын әзірлеу қиын сияқты көрінеді. Әртүрлі салаларда жұмыс істейтін компаниялар үшін жобаларды жүзеге асыру тәжірибесіне сүйене отырып, біз мұны жасауға мүмкіндік беретін әдістемені әзірледік. Ол Documentolog ЭҚАЖ-да жұмыс тарихын егжей-тегжейлі талдауға негізделген 82 түрлі компаниялар үшін. Біз жай ғана осы компанияларда 1 жыл ішінде жасалған және жіберілген құжаттардың санын есептедік. Адам-сағат, қағаз, кеңсе тауарларының құнына көбейтіп, қызықты сандар алдық... :) Әрине, бәрі соншалықты қарапайым емес, мен біздің әдістемемізді кейінірек егжей-тегжейлі түсіндіремін. Ең бастысы, оның көмегімен кез келген өлшемдегі және қызмет түріндегі компаниялар үшін ЭҚАЖ енгізудің экономикалық тиімділігін есептеуге болады. Тек есептеу үшін енгізілетін бастапқы параметрлер өзгереді, оларды әр компания өз шындығынан шыға отырып енгізеді.

Әдістемені түсіндіруге көшпес бұрын, аздап лирика..

Тәжірибеде кіші компаниялар үшін ЭҚАЖ қажет емес деген пікір бар. Құрылу және бастапқы даму кезеңінде бизнес иесі мен басшысына ұжымды қолмен басқару жеткілікті және «оңай». Ол әр қызметкердің немен айналысатынын біледі және күнделікті жұмыс нәтижесін көреді. Оның басты міндеті – «өмір сүру» және компанияны сатылыммен қамтамасыз ету. Қазір, әртүрлі бұлтты CRM (customer relationship management) жүйелерінің пайда болуымен, көптеген озық басшылар оларды бизнесті құрған сәттен бастап қолдана бастайды және бұл жақсы! ЭҚАЖ әлі де бірінші кезектегі міндет болып саналмайды. Кешенді автоматтандыру туралы ойлануды иесі бизнестің өсуімен бастайды, қызметкерлер саны көбейгенде, олардың жұмысын бақылау қажет болғанда, филиалдар пайда болғанда, сыртқы контрагенттермен қағаз құжат айналымы көбейгенде. Менің ойымша, 95% жағдайда басшылар ЭҚАЖ енгізу қажет болатын сәтті байқамайды. Бұл тікелей шығындарға және жіберілген пайдаға әкеледі. Біз бәріміз адамбыз, және біз әдеттерімізде инертті болуға бейімбіз. Бізге үйренгеніміздей және бізді үйреткендей жұмыс істеу ыңғайлы. Ал иесінің және бірінші басшының әдеттері компания үшін – заң! Мүмкін сондықтан да, бүгінгі күні біздің тәжірибемізде бірінші басшы ЭҚАЖ-да жұмыс істеуді ұнатпайды, оны көмекшісіне немесе хатшысына тапсырады. Ал оған барлық құжаттарды қағазға енгізеді, онда ол өз резолюцияларын жазады...

Қандай қорытынды жасауға болады? Мен өзіме ұсыныс ретінде жасауға рұқсат етемін, басшыларға ЭҚАЖ-мен жұмыс істеуді бірден бастау дұрыс және жақсы, немесе мүмкіндігінше ертерек, бизнес өлшеміне қарамастан. Енді біздің сайтта www.documentolog.kz калькулятор болады, ЭҚАЖ қолданудың экономикалық әсерін есептеуге болады. Өз сандарыңызды енгіздіңіз және ешкімге ештеңе дәлелдеудің қажеті жоқ!

Ал, ЭҚАЖ қолданудың экономикалық емес әсері мынадай:

1. құжат айналымында (кіріс, шығыс, ішкі хат-хабар) және басқа бизнес-процестерде тәртіп. Сіз әрқашан қашан және қандай хат келгенін және кім не істеу керектігін білесіз. Және ештеңе жоғалмайды және жарты жылдан кейін жоғалып кетпейді...,
2. интернет, смартфон немесе планшет арқылы кез келген жерден жұмыс істей аласыз. Сіздің кеңседе физикалық қатысуыңыз және тірі қолтаңбаңыз енді міндетті емес. Демек, шешімдер тезірек қабылданады, нәтижесінде бүкіл компания тиімдірек жұмыс істейді,
3. ақпараттық қауіпсіздік – құжаттарға тек оларға арналған адамдар ғана қол жеткізе алады,
4. құжаттармен бірлесіп жұмыс істеу. Бұл сіздің қызметкерлеріңіздің көп қағазын, уақытын және жүйкесін үнемдейді, және тағы да бәрі әлдеқайда тиімді жұмыс істейді..

Осы лирика жеткілікті.. ) және келесі мақалада Documentolog ЭҚАЖ-да жұмыс істеу талдауын жүргізген әртүрлі компаниялардан алған әдістемені және сандарды егжей-тегжейлі сипаттаймын..

Канафин Б. 5 маусым 2017 жыл