Миссия выполнима: система Documentolog успешно внедрена в МВД Казахстана

Министерство внутренних дел Республики Казахстан уже более года использует систему Documentolog для автоматизации бизнес-процессов.

Как ключевому центральному исполнительному органу страны с разветвленной структурой и значительным количеством сотрудников, Министерству было необходимо перейти на систему электронного документооборота в краткие сроки и без потери эффективности работы.

В марте 2023 года команда АО "НИТ" и Documentolog за один рабочий день запустила сложную систему, обеспечив, тем самым, непрерывную работу всех подразделений МВД.

На первом этапе внедрения к Documentolog были подключены 5000 сотрудников, включая такие ключевые структуры как Центральный аппарат, департаменты полиции всех городов и областей Казахстана, Комитет уголовно-исполнительной системы и Национальная гвардия.

На втором этапе к декабрю 2023 года число подключенных сотрудников возросло до более 44 000. За это время были охвачены структуры всех регионов страны, даже те, которые ранее не были подключены к системе электронного документооборота. Сейчас ежедневно в Системе работает около 50 000 сотрудников. В планах - подключить всех сотрудников по всей территории Республики Казахстан.

Вызовы и решения

Масштабирование системы оказалось одним из ключевых вызовов, поскольку требовалось обеспечить обслуживание такого большого числа пользователей. Это могло привести к снижению производительности системы и её инфраструктуры.

Мы совместно с командой АО "НИТ" проделали колоссальную работу. Система МВД является самой высоконагруженной. Проекты такого масштаба единичны для нашей страны. Мы смогли быстро масштабировать систему благодаря готовой методологической и технической базе, большому опыту в запуске крупных проектов в сжатые сроки. Постоянный мониторинг и оперативные действия помогли поддерживать стабильность системы под высокой нагрузкой

Мариям Аманбекова

управляющий директор Documentolog

Другой сложностью стало управление большим объемом документооборота. Каждое структурное подразделение МВД выступает как отдельный элемент в системе. Поэтому один исходный документ, отправляемый Центральным аппаратом МВД, мог превращаться в 100 копий и распространяться по всем подразделениям: каждое структурное подразделение, в свою очередь, создавало свои поручения по этому документу.

Чтобы избежать дублирования, была внедрена технология дедупликации файлов документов, которая позволила предотвратить создание избыточных копий в различных подразделениях. Также проведена оптимизация работы с подведомственными организациями, что повысило эффективность и скорость рассмотрения поручений и обращений граждан, в том числе за счет широкой зоны покрытия по всей стране.

Автоматизация кадровых процессов

Наличие обширного штата сотрудников также требовало оптимизации кадровых процессов. Для этого Documentolog была интегрирована с системой 1С МВД. Интеграция позволила синхронизировать сведения сотрудников, упростить процесс отпусков. В Documentolog реализован функционал Личного кабинета сотрудника. В нем предусмотрена онлайн подача рапорта на отпуск, а также формирование соответствующего приказа с начислением необходимых отпускных выплат.

За счет автоматизации были значительно сокращены сроки выплат отпускных пособий, что повысило удовлетворенность сотрудников МВД.

Как отмечают сотрудники МВД: ранее графики отпусков оформлялись формально, а их соблюдение зависело от решений руководства и желания самого сотрудника. Теперь, эти графики контролируются в режиме онлайн и планомерно распределяются поквартально с учетом нагрузки на сотрудников. С начала текущего года отпуск по утвержденному графику предоставлен 98% сотрудникам. Это позволяет сотрудникам заранее планировать поездки, дешевле покупать путевки и билеты. То есть налицо экономия семейного бюджета.

На этом работа не останавливается, а продолжается в части автоматизации других процессов для улучшения работы с персоналом.

Таким образом, проект по внедрению системы Documentolog в МВД РК стал важным шагом к повышению эффективности и оптимизации работы всех подразделений Министерства, демонстрируя значимость и эффективность технологических решений в государственных структурах.