Құпия құжаттар мен жеке деректерді электронды форматқа қалай ауыстырады

Цифрландырудың мәні – ақпаратты электронды форматқа айналдыру, себебі бұл агрегаттық күй көптеген артықшылықтар береді. Соңғы электронды ресурс, бастапқы қағаз массиві сияқты, ұйымның меншігі болып табылады және оның жауапкершілік аймағында: оның аумағында/серверлік қуаттарында сақталады, ішкі регламенттермен реттеледі.

Ал, түрлендіру процесінде бұл ақпаратқа аутсорсер қол жеткізе алады. Бұл жағдайда деректердің ағып кету қаупін қалай болдырмауға болады? Таңдалған орындаушыға сену жеткіліксіз – ол ақпаратты өңдеудің осы класына қатысты заң талаптарына сәйкес келетін технологияларға ие болуы керек. Мақалада осындай цифрландырудың негізгі ұйымдастырушылық және технологиялық аспектілері қарастырылады.

1. Құпиялылық туралы келісім

Бұл кез келген құжаттарды үшінші тарап ұйымына бермей тұрып, негізгі ұйымдастырушылық шара болып табылады, тіпті бұл құжаттар ерекше ақпаратты қамтымаса да. Бұл тармақ келісім шарттарына міндетті түрде енгізілуі керек. Егер цифрландыруға мамандандырылмаған компания жұмыс істеу құқығын алса, талап оны процесті қосымша бақылауға міндеттейді және бұл соңғы ресурстың сапасына оң әсер етуі мүмкін.

Нарықтың ірі ойыншылары мұндай келісімді әдепкі бойынша пайдаланады және оның орындалуын мұқият қадағалайды, өйткені тапсырыс берушінің деректерінің ағып кетуі олар үшін беделге нұқсан келтіреді және сәйкесінше клиенттерді жоғалтады.

2. Деперсонификация

Құжаттар арнайы бағдарламалық қамтамасыз етуді қолдана отырып автоматты режимде өңделуі мүмкін (мәтінді тану, түрлері бойынша жіктеу, реквизиттерді алу). Бірақ 95% жағдайда процесс барысында адам да қатысады – ең болмағанда танылған ақпаратты тексеру (тексеру) кезеңінде. Әсіресе, егер құжаттарды қолжазба немесе нашар оқылатын мәтінмен индекстеу қажет болса.

Бұл жағдайда индекстеу операторының оны оқу арқылы ақпараттың ағып кету қаупін қалай болдырмауға болады? Ірі компаниялар бұл мәселені дербестендіру технологияларын әзірлеу арқылы шешті, жеке деректерді өңдеу механизмінің күшіне енуінен әлдеқайда бұрын, Федералдық заң №149-ФЗ «Ақпарат, ақпараттық технологиялар және ақпаратты қорғау туралы» орындалуын ұсынды.

Цифрландырудағы дербестендіруді сканерленген кескіндер деңгейінде жүргізу қажет, бұл олардың кесінділерін жасау үшін өте күрделі бағдарламалық қамтамасыз етуді қажет етеді. Мұндай технологиялар тек бірнеше ірі компанияларда ғана бар.

Дербестендіру үшін сканерленген кескіндер фрагменттерге бөлінеді. Әрбір енгізу операторы тек белгілі бір массивті көреді және индекстейді (мысалы, аттар немесе туған күндер). Мысалы, жеке тұлғаның аты мен тегін оқу мүмкіндігі жоқ. Соңғы индекстік дерекқор фрагменттер бойынша жабық, қорғалған контурда жиналады. Бүгінгі таңда бұл технология құпия ақпарат пен жеке деректерді қамтитын барлық құжаттарды цифрландыру үшін қолданылады: кадрлық құжаттар, сот істері, АХАЖ кітаптары және т.б.

3. Қадағалау жағдайында жұмыс істеу

Осы мақсатта ірі компаниялар қатаң ішкі регламенттерді ұстанады. Тек осылайша әрбір кезеңді оқытылған маман орындайтын, барлық әрекеттер хаттамаға түсірілетін және жұмыстағы қарапайымдылық барынша азайтылған тиімді цифрландыру конвейерін құруға болады. Мемлекеттік келісімшарттар аясында жүзеге асырылатын цифрландыру тәжірибесі көрсеткендей, мұндай регламенттеу жеке деректерді қамтитын құжаттарды өңдеуде нақты көмек болып табылады.

Мәселе мынада, мұндай жұмыстарды жиі Прокуратура мен Роскомнадзор бақылайды. АХАЖ мысалы көрсеткіш, мұнда іс жүзінде әрбір жоба осындай жағдайларда жүзеге асырылады. Дайын емес аутсорсер компания үшін тұрақты тексерулер және күнделікті есептерді дайындау қажеттілігі жұмыс мерзімін айтарлықтай арттырады және сәйкесінше құнын арттырады. Ірі аутсорсерлерде қатаң регламенттеу режимі әдепкі бойынша құнға енгізілген, сондықтан қадағалау органдарының бақылауы жұмыстың жылдамдығы мен құнына іс жүзінде әсер етпейді.

4. Лицензиялар

Құпия ақпаратпен жұмыс істеу бойынша орындаушының құзыретін лицензиялармен растауға болады – ақпаратты өңдеу және оны өңдеу процесінде техникалық қорғау үшін. Олардың орындаушыда бар-жоғын нақтылау қажет, өйткені бұл тексерулер кезінде клиентті бірқатар шағымдардан қорғауы мүмкін. Кейбір жұмыстар, мысалы, мемлекеттік құпияны құрайтын ақпаратты өңдеуге байланысты, ФСБ-ның тиісті лицензиясынсыз жүргізілмейді.

Мұндай лицензияға сирек аутсорсерлер ие. Дегенмен, оның болуы компанияда сертификатталған үй-жайлар, сертификатталған мамандар және арнайы байланыс және тапсырыс берушілердің қауіпсіздік бөлімдерімен жұмыс істеудің реттелген механизмдері бар екенін көрсетеді. Мұндай компанияға кез келген деңгейдегі құпиялылықтағы құжаттар мен ақпаратты электронды форматқа ауыстыруды сеніммен тапсыруға болады.

Азаматтардың жеке деректерін, сондай-ақ мемлекеттік және коммерциялық құпияны құрайтын ақпаратты қамтитын кез келген құжаттарды цифрландыру көптеген тәуекелдермен байланысты. Оны жоспарланған бюджеттен шықпай және уақытында жүзеге асыру тек аутсорсингтік компанияны таңдауға мұқият қарау арқылы ғана мүмкін болады.