Электрондық құжат айналымы: сән бе, әлде қажеттілік пе?

Құжаттар әрқашан бизнесті жүргізудің негізгі элементтерінің бірі болды. Қазіргі нарық жағдайында құжат айналымының сапасы мен жылдамдығына жоғары талаптар қойылады. Әлі де қағаз құжат айналымын қолданатын компаниялар бар болғанымен, электрондық құжат айналымы жүйесіне (ЭҚЖ) біртіндеп көшіп жатқан компаниялар саны артып келеді. Бұл таңғаларлық емес, себебі дәстүрлі қағаз құжат айналымы көптеген мәселелерге алып келеді, оларды күн сайын қарапайым қызметкерлер де, әртүрлі деңгейдегі басшылар да кездестіреді, атап айтқанда:

• құжаттар жоғалады;
• құжаттардың мақсаты мен шығу тегі белгісіз болып, жиналып қалады;
• құпия ақпарат кейде бөгде адамдардың қолына түседі;
• қажетті құжаттарды іздеуге немесе белгілі бір тақырып бойынша құжаттар топтамасын қалыптастыруға көп уақыт кетеді;
• құжаттарды дайындау мен келісу де тым көп уақыт алады.

Кәсіпорында енгізілген заманауи электрондық құжат айналымы жүйесі осы мәселелердің барлығын тиімді шешеді, сондай-ақ:

• ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің үйлесімді жұмысын қамтамасыз етеді;
• құжаттармен жұмыс істеуді жеңілдетеді, оның жылдамдығы мен тиімділігін арттырады;
• құжаттарды жасау, өңдеу және іздеуге кететін уақытты қысқарту арқылы еңбек өнімділігін арттырады;
• корпоративтік ақпаратқа қолжетімділікті жеңілдетеді;
• қызметкерлердің әртүрлі құжаттарға қолжетімділігін баптауға мүмкіндік береді;
• корпоративтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз етеді.

Айта кету керек, Қазақстандағы көптеген кәсіпорындарда түрлі ЭҚЖ шешімдері енгізілгендіктен, бұл жүйелерде жұмыс істеген және кейін ЭҚЖ жоқ компанияға келген адамдар электрондық құжат айналымын енгізуді белсенді түрде қолдай бастайды. Әсіресе, олар бұрын басшылық қызметте болған болса, себебі олар ЭҚЖ-нің артықшылықтарын жақсы түсінеді.

Қорытынды: электрондық құжат айналымы кез келген ұйымға қажет, оның көлемі мен қызмет түріне қарамастан, және электрондық құжат айналымы жүйесін енгізуді бүгіннен бастау керек!

Бірақ нарықтағы көптеген өнімдердің ішінен өзіңізге қолайлы жүйені қалай таңдау керек? Енгізілген шешімнің ұзақ уақыт қызмет ететініне және құжат айналымы стандарттарының өзгеруіне бейімделетініне қалай сенімді болуға болады?

Электрондық құжат айналымы жүйесін таңдаудың негізгі критерийлері.

Компанияда IT-директоры немесе ақпараттық технологияларды жақсы түсінетін қызметкер болғаны жақсы. Бұл ұсынысты объективті түрде талдауға және компанияға ұзақ мерзімді перспективада сәйкес келетін шешімді таңдауға мүмкіндік береді. Бірақ егер таңдауды профильдік емес қызметкер немесе ұйым басшысы жасауы керек болса және әр жүйенің ерекшеліктеріне терең үңілуге уақыт болмаса, не істеу керек? Егер компания шағын болса, бірақ электрондық құжат айналымын енгізгіңіз келсе, не істеу керек?

Сізге дұрыс шешім қабылдауға көмектесетін негізгі критерийлер бар. Олар мыналар:

• Адаптивтілік. Электрондық құжат айналымы жүйесін таңдаудағы ең маңызды критерий – оның бейімделгіштігі, яғни оны клиенттің қажеттіліктеріне қаншалықты оңай бейімдеуге болады. Қазіргі нарық динамикалық, сұраныс сипаты күрт өзгеруі мүмкін, бұл бизнес-процестерді қайта құру қажеттілігін тудырады. Кез келген шешімді қарастыра отырып, оның өзгерту мүмкіндіктерін және оған кететін шығындарды анықтаңыз. Қаражат пен уақытты көп қажет етпейтін шешімдерге басымдық беріңіз. Сондай-ақ, алдағы бірнеше жылда құжат айналымы стандарттарының өзгеруі мүмкін екенін және бұл ЭҚЖ функционалдығын өзгерту қажеттілігіне алып келуі ықтимал екенін ескеріңіз.
• Қолдану қарапайымдылығы және өнімділік. Электрондық құжат айналымы жүйесінің негізгі функциясы – құжаттармен жұмысты жеделдету және жеңілдету болғандықтан, жүйенің интерфейсі қарапайым және түсінікті болуы маңызды. Егер стандартты таныстырудан кейін немесе демо-нұсқамен жұмыс істеу барысында сіз жүйеде негізгі әрекеттерді оңай орындай алсаңыз, онда сіздің қызметкерлеріңіз де соны істей алады. Кейбір жүйелер, әсіресе 2000 жылдардың басында әзірленгендер, пайдаланушылар арасында қолайсыз интерфейсі, баяу жұмыс істеуі және жиі қатып қалуы себебінен нашар беделге ие.
• Қолжетімділік. Бизнес өкілдері жоғары жылдамдық дәуірінде клиентке құжаттың бірнеше секунд ертерек жетуі немесе түнгі 2-де жіберілген жауап хаттың таңғы 8-ден бұрын келуі келісім-шарттың сәтті жасалуына әсер етуі мүмкін екенін жақсы біледі. Электрондық құжат айналымы жүйесі, әдетте, бірыңғай корпоративтік деректер қоймасын және оған кез келген құрылғыдан қолжетімділікті қамтамасыз етеді. Бұл тұрғыда браузер мен интернет бар кез келген құрылғыдан кіруге мүмкіндік беретін бұлттық шешімдер өте тиімді.
• Сатушының құзыреттілігі. Бұл қағида кез келген сату процесінде өзекті, және электрондық құжат айналымы жүйелері де ерекшелік емес. Сатушымен сөйлескенде, оның сіздің сұрақтарыңызға қаншалықты нақты және кәсіби жауап беретініне назар аударыңыз. Әсіресе, егер сатушы ЭҚЖ әзірлеуші компанияның өкілі болса! Бұл өнімнің сапасы туралы, сондай-ақ оны енгізу және одан әрі қолдау сапасы туралы қорытынды жасауға көмектеседі.
• Баға мен сапа арақатынасы. Соңғы, бірақ маңызды фактор – баға мен сапа арасындағы теңгерім. Сатушыдан өнімнің сізге қажетті функцияларды қамтитынын анықтаңыз. Тек сіз шынымен пайдаланатын функциялар үшін төлеңіз және өз қажеттіліктеріңізге бейімдеуге болатын немесе ақылға қонымды бағаға өзгертуге болатын жүйелерге артықшылық беріңіз.

Енді осы 5 факторды ескере отырып, техникалық бөлшектерге тереңдемей-ақ, өнімнің сізге сәйкес келетінін немесе келмейтінін бірден анықтай аласыз.

Бірақ бұл да бәрі емес! Электрондық құжат айналымы жүйесін таңдаудың жоғарыда аталған критерийлерін тиімді пайдалану үшін, әртүрлі жүйелер бар екенін және олардың әрқайсысының өзіндік артықшылықтары мен кемшіліктері бар екенін түсіну маңызды.

Егер осы мақаланы оқығаннан кейін сіз компанияңызда электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу керек деп шешсеңіз, біз сізге Documentolog ЭҚЖ өнімімізді ұсынамыз. Ол барлық заманауи ЭҚЖ-нің үздік қасиеттерін біріктіреді, қысқа мерзімде енгізіледі және кез келген көлемдегі және қызмет түріндегі компаниялар үшін қолжетімді!