ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан»
ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан» (далее – Институт) – организация, осуществляющая научно-исследовательскую работу в области градостроительства.
Целью деятельности Института являются: разработка методических пособий, рекомендаций и нормативно-технической документации в сфере архитектуры, осуществление производственно-хозяйственной деятельности в области науки, архитектуры и градостроительства и пр.
Являясь хозяйствующим субъектом квазигосударственного сектора, Институт работает с множеством документов различного типа. Поэтому, в целях обеспечения условий для удобного ведения документооборота и минимализации бумажного, а также снижения трудоемкости процессов и повышения исполнительской дисциплины руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота.
Существующие продукты на рынке поставщиков СЭД были проанализированы по следующим критериям:
- оптимальное и эффективное освоение денежных средств;
- ответственность поставщика СЭД;
- интеграция с государственными органами.
В результате проведенного анализа поставщиком СЭД стала компания Documentolog. В июле 2019 г. было завершено внедрение системы. Специалисты Documentolog в течение 30 рабочих дней провели работы по анализу существующих процессов и настройке СЭД по модели локального внедрения.
В ходе проекта были автоматизированы:
- Входящие документы (в том числе резолюции);
- Исходящие документы;
- Внутренние документы;
- Поручения;
- Обращения физических лиц;
- Обращения юридических лиц;
- Отчеты стандартные;
- Приказы по ОД/Распоряжение;
- Протокольные совещания.
К системе были подключены 30 рабочих мест. По результатам внедрения СЭД сотрудники Института отмечают следующее:
- сокращение административных расходов на одну штатную единицу;
- сокращение расходов на бумажный архив, на копирование и восстановление документов;
- сокращение времени на согласование и поиск документов в архиве.
Вместе с тем, значительно повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Наблюдаются сокращение срока исполнения поручений и значительное уменьшение количества просроченных поручений. Число электронной корреспонденции выросло в среднем до 80 %.
Для ведения официальной переписки с государственными органами и другими партнерами Институт был подключен к Центру обмена электронными документами.
Последние новости