НАО «Казахстанский институт общественного развития «Рухани жаңғыру»
НАО «Казахстанский институт общественного развития «Рухани жаңғыру» (далее – Институт) занимается разработкой и реализацией стратегии продвижения программы «Рухани Жаңғыру», а также аналитическим и методическим сопровождением всех структур, участвующих в ее реализации.
Институт был создан в апреле 2019 года. Поэтому сразу после создания было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в целях избежания накопления бумажной документации. Одной из ключевых причин стала необходимость ведения внешней электронной корреспонденции с государственными органами.
Важными критериями при поиске подходящей системы были: оптимальная цена, аренда лицензий, интеграция с госорганами. По результатам изучения рынка СЭД выбор был сделан в пользу Documentolog.
Проект работы по внедрению системы по модели сервисного обслуживания SaaS стартовал в конце августа и был завершен в октябре 2019 года. За 30 рабочих дней команда внедрения автоматизировала 20 ключевых процессов документооборота, а также настроила интеграцию с Центром обмена электронными документами и системой ЕСЭДО ГО для обеспечения электронной переписки с контрагентами и государственными органами. К электронному ведению документооборота были подключены 63 сотрудника Института.
Процессы, автоматизированные в рамках проекта:
- Общий документооборот:
- Входящие документы (в том числе резолюции);
- Исходящие документы;
- Внутренние документы;
- Обращения физических лиц;
- Обращения юридических лиц;
- Приказ по ОД/Распоряжение;
- Протокольные совещания;
- Договорная деятельность
- Договор/Дополнительные соглашения;
- Заявка на оплату;
- Кадровый документооборот
- Процесс приема сотрудника;
- Процесс предоставления отпуска сотрудникам;
- Процесс командирования сотрудника;
- Процесс перевода сотрудника в другое подразделение;
- Отчеты
- Отчет по входящим документам;
- Отчет по исходящим документам;
- Отчет по обращениям лиц;
- Отчет по языкам в разрезе типов документов;
- Отчет по исполнению протокольных поручений;
- Отчет по структурным подразделениям;
- Напоминание по контрольным документам.
По результатам проекта сотрудники Института отмечают, что они оперативно взаимодействуют в системе сотрудников, получают точную информацию о статусе документов и обращений. Рукводство получило инструмент всестороннего контроля исполнения поставленных задач.
Последние новости
