ТОО «Magnum Cash & Carry»

Magnum Cash & Carry работает в системе Documentolog c 2011 года.

Magnum Cash & Carry - крупнейшая торгово-розничная сеть Казахстана, входит в десятку крупнейших частных компаний страны. Основной деятельностью является реализация товаров широкого потребления. Компании принадлежит 186 торговых комплексов разного формата (гипермаркеты, супермаркеты и магазины у дома «Magnum Express» и «Magnum Daily» малого формата) в 12 городах Казахстана. Общее количество покупателей торгово-розничной сети «Magnum Cash & Carry» превышает 350 000 человек в день. Штат сотрудников насчитывает более 12 000 человек.

В течение года только число счетов-фактур в одном магазине достигает более 500 тысяч. Такой огромный объем документооборота требует слаженно организованной системы, а также оперативного принятия решений при нарастающем объеме корреспонденции.

Также существовала проблема периодической утери и порчи бумажных оригиналов документации. К примеру, в одном из магазинов принимали товар и сопутствующие документы, которые затем должны были направиться в бухгалтерию для фиксации с последующей передачей в архив. Однако бумажные документы нередко терялись и не доходили по назначению.

Для правильной обработки, хранения и систематизации данных необходимо было создать единое решение, где пользователи могли бы работать одновременно, тратя гораздо меньше времени на обработку, поиск и размещение необходимой информации.

Для решения указанных проблем в мире используются программные продукты, направленные на автоматизацию рабочего места кассира/продавца и автоматизацию учета товаров. В РК подобное программное обеспечение используют сеть компьютерных магазинов Белый Ветер, супермаркеты сети Green и другие крупные розничные и оптовые сети. Однако проблема данного ПО в том, что оно позволяет автоматизировать только продажу и маркировку товара, но никак не касается внешнего и внутреннего документооборота, а также его интеграции с системой учета товаров и сторонними системами.

Руководству было необходимо сосредоточиться на управленческих решениях, которые позволяли бы эффективно решать следующие задачи:

• автоматизировать текущие бизнес-процессы по передаче товарной и прочей документации и кадровое делопроизводство (чтобы документы больше не путались, не терялись, хранились в одном месте и были доступны с любого ПК в офисе);
• оптимизировать временные издержки по доставке корреспонденции(чтобы вместо разноса бумажных копий нужным сотрудникам все стало решаться несколькими нажатиями левой кнопки мыши);
• обеспечить автоматическую архивацию большого массива данных в электронном формате (чтобы утеря документов была исключена).

Выбор пал на web-ориентированную систему электронного документооборота Documentolog. Специалисты Documentolog предложили нетривиальное решение по автоматизации делопроизводства и системе управления документацией. Типовая конфигурация СЭД Documentolog позволила заказчику автоматизировать основные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, т.е. стандартное делопроизводство.

В системе оптимизирована работа не только со стандартными типами документов (служебные записки, входящая и исходящая документация), но и был разработан ряд организационных документов (кадровые процессы, согласование и заключение договоров).

Magnum Cash & Carry работает с большим количеством поставщиков. Для упрощения взаимодействия с ними были разработаны типовые договоры в системе: по маркетингу, по логистике, по поставке товаров и др. Каждый из этих договоров имеет свой собственный маршрут, состав согласующих лиц и др. процессы, которые были преднастроены.

В дополнение к этому, СЭД Documentolog была успешно интегрирована с товарно-учетными системами, к примеру, с ИС «1С Предприятие 8.1». На настоящий момент интегрированы более 80 типов документов, каждый из которых выполняет свои функции. В результате был организован двусторонний обмен данными с генерацией автоматических заявок на оплату и последующим занесением их в специальный архивный реестр, отправкой платежа в электронную систему банка.

Сотрудники Magnum Cash & Carry отметили легкость и масштабируемость системы. С открытием новых филиалов и точек сети Magnum в структуру компании добавляются сотни новых сотрудников, которые в дальнейшем указываются в маршрутах документов. В системе это можно сделать быстро, не прилагая значительных усилий. 

Еще одним преимуществом СЭД Documentolog при внедрении стала возможность самостоятельного управления ее конфигурациями при помощи уникального конструктора сродни BPM, который позволяет оптимизировать процесс без программирования. Это обеспечивает неограниченный функционал по автоматизации любых бизнес-процессов. Для создания интеграции с системой не требуется вмешательство разработчиков, все может сделать администратор системы самостоятельно с помощью существующего конструктора веб-сервисов. К СЭД Documentolog прилагается подробная инструкция для администраторов, после изучения которой не возникает проблем с разработкой.

Эффект от внедрения системы Documentolog в бизнес-процессы Magnum Cash & Carry:

• Сокращение бумажного документооборота;
• Исключение рисков потери документов;
• Улучшение контроля исполнения документов;
• Возможность анализа обрабатываемых документов (например для анализа качества и скорости исполнения документов для последующего выявления KPI сотрудника и возможности премирования);
• Возможность интеграции с другими системами (для работы с типами документов, используемых в основной деятельности: списание товаров, ввод и ввод товаров).

Примерами результата автоматизации поделился Ратхан Сагинбазаров, разработчик "Magnum Cash & Carry" в своем выступлении на Documentolog Technology Conference 2018 - > https://youtu.be/p4B6sjMnKcw