Электронный документооборот: роскошь или необходимость?

Документы всегда были одной из фундаментальных основ ведения бизнеса. В условиях современного рынка к качеству и скорости документооборота предъявляются высокие требования. И, хотя еще существуют компании, практикующие бумажный документооборот, тех, кто постепенно переходит на системы электронного документооборота (СЭД), становится все больше. И это не удивительно, ведь с классическим бумажным документооборотом сопряжен ряд проблем, которые уже набили оскомину, и с которыми каждый день сталкиваются как рядовые сотрудники, так и руководители различного уровня, а именно:

• документы теряются;
• периодически образуются скопления документов, назначение и источник которых неясны;
• документы, и информация, которая представляет собой коммерческую тайну, порой попадает в чужие руки;
• на поиск нужных документов или формирование тематических подборок документов уходит много времени;
• на подготовку и согласование документов также тратится слишком много времени.

Внедренная на предприятии современная система электронного документооборота эффективно решает все вышеуказанные проблемы, а также: 

• обеспечивает согласованную работу структурных подразделений организации;
• упрощает работу с документами, повышает ее скорость и эффективность;
• повышает производительность труда за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
• упрощает доступ к корпоративной информации;
• позволяет настраивать права доступа сотрудников к разным документам
• обеспечивает сохранность корпоративных документов.

Стоит заметить, что благодаря немалому количеству предприятий в Казахстане, где различные СЭД-решения уже внедрены, случается так, что люди, работавшие в этих системах и затем пришедшие в компанию без СЭД, начинают активно продвигать внедрение электронного документооборота на новом рабочем месте, особенно если раньше они занимали пост руководителя, т.к. отлично осознают преимущества СЭД.

Вывод: электронный документооборот необходим в любой организации, вне зависимости от ее размера и рода деятельности, и внедрение системы электронного документооборота нужно начинать уже сегодня!

Но как выбрать систему, которая подойдет именно вам, среди всего обилия продуктов, присутствующих на рынке? Как быть уверенным в том, что внедренное вами решение прослужит вам долго и останется актуальным на фоне возможных изменений в стандартах документооборота?

Основные критерии выбора системы электронного документооборота. 

Хорошо, когда в компании есть IT-директор или другой сотрудник, хорошо разбирающийся в информационных технологиях. Это позволит объективно проанализировать предложение и сделать выбор в пользу того решения, которое подойдет именно вашей компании в долгосрочной перспективе. Но что делать, если выбирать приходится непрофильному сотруднику или самому руководителю организации, а вникать в нюансы каждой системы просто нет времени? Что делать, если компания небольшая, а внедрить электронный документооборот все-таки хочется?

Существуют основные критерии, которые помогут вам принять правильное решение при выборе СЭД, не вникая в детали. Вот они:

• Адаптивность. Самым важным критерием при выборе системы электронного документооборота является ее адаптивность, т.е. насколько легко подстроить ее под нужды клиента. Современный рынок динамичен, характер спроса может стремительно изменяться, периодически создавая необходимость в реформировании бизнес-процессов. Рассматривая любое решение, всегда выясняйте, насколько легко и затратно что-то в ней изменить. Отдавайте предпочтение тем решениям, где это происходит максимально просто и без лишних расходов. Также нельзя списывать со счетов возможные изменения в стандартах делопроизводства в перспективе ближайших нескольких лет, которые могут создать необходимость в изменении функционала СЭД.
• Простота использования и производительность. Если учитывать, что основная функция любой системы электронного документооборота - это ускорение и упрощение работы с документами, важно, чтобы интерфейс системы был прост и понятен, чтобы после стандартной презентации или в ходе работы с демо-версией вы смогли без особых усилий осуществлять основные действия по документообороту внутри системы. Если смогли вы, то смогут и ваши сотрудники. Некоторые системы, особенно старые разработки (с начала 2000х и далее) славятся среди пользователей неуклюжестью, постоянными “тормозами” и зависаниями. 
• Доступность. Представители бизнес-сообщества прекрасно знают, что в наш век высоких скоростей документ, обработанный и попавший к клиенту на стол на несколько секунд раньше или письмо, на которое ответили в 2 часа ночи, а не в 8 утра следующего рабочего дня, может решить исход сделки в вашу пользу. Любая система электронного документооборота, как правило, подразумевает единое хранилище корпоративных данных и доступ к нему с любого устройства с предустановленным пользовательским модулем системы. Особенно хороши здесь облачные решения, доступ к которым можно получить с любого устройства, где есть браузер и Интернет.
• Компетентность продавца. Этот принцип актуален для любых продаж, и система электронного документооборота здесь не является исключением. Общаясь с продавцом, смотрите, насколько ясно и грамотно он отвечает на ваши вопросы и насколько хорошо он знает свой продукт, особенно если продавец - представитель компании-разработчика СЭД! Это поможет вам сделать некоторые выводы о качестве продаваемого продукта, а также о качестве процесса внедрения и дальнейшей поддержки продукта в ходе пользования.
• Цена/качество. Последним, но не менее важным фактором является соотношение цены и качества. Выясняйте у продавца, содержит ли его продукт именно те функции, которые необходимы вам. Платите только за то, что реально будете использовать и отдавайте предпочтение тем системам, которые можно адаптировать под свои нужды самостоятельно, либо за разумные деньги.

Теперь, имея в виду эти 5 факторов, вы сможете избежать углубления в технические детали и сразу понять, подходит вам этот продукт или нет.

Но даже это еще не все! Чтобы эффективно использовать вышеописанные критерии при выборе системы электронного документооборота, нужно понимать, что существуют разные типы систем, каждая из которых имеет свои плюсы и минусы, свои нюансы пользования и внедрения.

Если после прочитанного вы решили, что пришла пора внедрять у себя в компании систему электронного документооборота, мы предлагаем вам ознакомиться с нашим продуктом - Documentolog СЭД, который сочетает в себе самые лучшие качества всех существующих на данный момент типов СЭД, внедряется в кратчайшие сроки и является доступным для компаний любого размера и вида деятельности!