<p>Документы всегда были одной из фундаментальных основ ведения бизнеса. В условиях современного рынка к качеству и скорости документооборота предъявляются высокие требования. И, хотя еще существуют компании, практикующие бумажный документооборот, тех, кто постепенно переходит на системы электронного документооборота (СЭД), становится все больше. И это не удивительно, ведь <strong>с классическим бумажным документооборотом сопряжен ряд проблем</strong>, которые уже набили оскомину, и с которыми каждый день сталкиваются как рядовые сотрудники, так и руководители различного уровня, а именно:</p> <ul> <li>документы теряются;</li> <li>периодически образуются скопления документов, назначение и источник которых неясны;</li> <li>документы, и информация, которая представляет собой коммерческую тайну, порой попадает в чужие руки;</li> <li>на поиск нужных документов или формирование тематических подборок документов уходит много времени;</li> <li>на подготовку и согласование документов также тратится слишком много времени.</li> </ul> <p>Внедренная на предприятии современная <strong>система электронного документооборота эффективно решает все вышеуказанные проблемы</strong>, а также:&nbsp;</p> <ul> <li>обеспечивает согласованную работу структурных подразделений организации;</li> <li>упрощает работу с документами, повышает ее скорость и эффективность;</li> <li>повышает производительность труда за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;</li> <li>упрощает доступ к корпоративной информации;</li> <li>позволяет настраивать права доступа сотрудников к разным документам</li> <li>обеспечивает сохранность корпоративных документов.</li> </ul> <p>Стоит заметить, что благодаря немалому количеству предприятий в Казахстане, где различные СЭД-решения уже внедрены, случается так, что люди, работавшие в этих системах и затем пришедшие в компанию без СЭД, начинают активно продвигать внедрение электронного документооборота на новом рабочем месте, особенно если раньше они занимали пост руководителя, т.к. отлично осознают преимущества СЭД.</p> <p><strong>Вывод: </strong>электронный документооборот необходим в любой организации, вне зависимости от ее размера и рода деятельности, и <strong>внедрение системы электронного документооборота нужно начинать уже сегодня!</strong></p> <p>Но как выбрать систему, которая подойдет именно вам, среди всего обилия продуктов, присутствующих на рынке? Как быть уверенным в том, что внедренное вами решение прослужит вам долго и останется актуальным на фоне возможных изменений в стандартах документооборота?</p> <p><strong>Основные критерии выбора системы электронного документооборота.&nbsp; </strong></p> <p>Хорошо, когда в компании есть IT-директор или другой сотрудник, хорошо разбирающийся в информационных технологиях. Это позволит объективно проанализировать предложение и сделать выбор в пользу того решения, которое подойдет именно вашей компании в долгосрочной перспективе. Но что делать, если выбирать приходится непрофильному сотруднику или самому руководителю организации, а вникать в нюансы каждой системы просто нет времени? Что делать, если компания небольшая, а внедрить электронный документооборот все-таки хочется?</p> <p>Существуют <strong>основные критерии,</strong> которые помогут вам принять правильное решение при выборе СЭД, не вникая в детали. Вот они:</p> <ul> <li><strong>Адаптивность</strong>. Самым важным критерием при выборе системы электронного документооборота является ее адаптивность, т.е. насколько легко подстроить ее под нужды клиента. Современный рынок динамичен, характер спроса может стремительно изменяться, периодически создавая необходимость в реформировании бизнес-процессов. Рассматривая любое решение, всегда выясняйте, насколько легко и затратно что-то в ней изменить. <u>Отдавайте предпочтение тем решениям, где это происходит максимально просто и без лишних расходов</u>. Также нельзя списывать со счетов возможные изменения в стандартах делопроизводства в перспективе ближайших нескольких лет, которые могут создать необходимость в изменении функционала СЭД.</li> <li><strong>Простота использования и производительность. </strong>Если учитывать, что основная функция любой системы электронного документооборота - это ускорение и упрощение работы с документами, важно, чтобы интерфейс системы был прост и понятен, чтобы после стандартной презентации или в ходе работы с демо-версией вы смогли без особых усилий осуществлять основные действия по документообороту внутри системы. Если смогли вы, то смогут и ваши сотрудники. Некоторые системы, особенно старые разработки (с начала 2000х и далее) славятся среди пользователей неуклюжестью, постоянными &ldquo;тормозами&rdquo; и зависаниями. Протестируйте удобство работы в системе с помощью <a href="../../demo"><strong>бесплатной демо-версии!</strong></a></li> <li><strong>Доступность. </strong>Представители бизнес-сообщества прекрасно знают, что в наш век высоких скоростей документ, обработанный и попавший к клиенту на стол на несколько секунд раньше или письмо, на которое ответили в 2 часа ночи, а не в 8 утра следующего рабочего дня, может решить исход сделки в вашу пользу. Любая система электронного документооборота, как правило, подразумевает единое хранилище корпоративных данных и доступ к нему с любого устройства с предустановленным пользовательским модулем системы. Особенно хороши здесь облачные решения, доступ к которым можно получить с любого устройства, где есть браузер и Интернет.</li> <li><strong>Компетентность продавца. </strong>Этот принцип актуален для любых продаж, и система электронного документооборота здесь не является исключением. Общаясь с продавцом, смотрите, насколько ясно и грамотно он отвечает на ваши вопросы и насколько хорошо он знает свой продукт, особенно если продавец - представитель компании-разработчика СЭД! Это поможет вам сделать некоторые выводы о качестве продаваемого продукта, а также о качестве процесса внедрения и дальнейшей поддержки продукта в ходе пользования.</li> <li><strong>Цена/качество. </strong>Последним, но не менее важным фактором является соотношение цены и качества. Выясняйте у продавца, содержит ли его продукт именно те функции, которые необходимы вам. Платите только за то, что реально будете использовать и отдавайте предпочтение тем системам, которые можно адаптировать под свои нужды самостоятельно, либо за разумные деньги.</li> </ul> <p>Теперь, имея в виду эти 5 факторов, вы сможете избежать углубления в технические детали и сразу понять, подходит вам этот продукт или нет.</p> <p><strong>Но даже это еще не все!</strong> Чтобы эффективно использовать вышеописанные критерии при выборе системы электронного документооборота, нужно понимать, что существуют разные типы систем, каждая из которых имеет свои плюсы и минусы, свои нюансы пользования и внедрения. Подробнее о них вы можете узнать, прочитав нашу статью о <a href="../../../articles/vidy-sed-i-universalnoe-reshenie-dlya-elektronnogo-dokumentooborota">видах СЭД</a>.</p> <p>Если после прочитанного вы решили, что пришла пора внедрять у себя в компании систему электронного документооборота, мы предлагаем вам ознакомиться с нашим продуктом - <strong>Documentolog СЭД</strong>, который <strong>сочетает в себе самые лучшие качества </strong>всех существующих на данный момент типов СЭД, внедряется в кратчайшие сроки и является доступным для компаний любого размера и вида деятельности! Подробнее о возможностях системы читайте <a href="../../page/documentolog-sed"><strong>здесь.</strong></a></p> <p>Если же после прочтения этой статьи у вас остались какие-то сомнения или вопросы, позвоните нам по <a href="../../page/kontakty"><strong>контактным телефонам</strong></a>, и наши специалисты с удовольствием проконсультируют вас!</p>