<p style="text-align: left;">Сегодня мы поговорим о том, как развивался современный документооборот на предприятии на протяжении ближайших 20 лет. Почему именно этот срок? Дело в том, что именно 20 лет назад в крупных государственных структурах, квазигосударственных и частных предприятиях Республики Казахстан впервые начали появляться <strong>системы электронного документооборота</strong> - продукты, которые позволили существенно упростить документопотоки внутри организаций.&nbsp;</p> <p style="text-align: left;">С развитием информационных технологий и изменения качества спроса на рынке эти системы постоянно развивались и совершенствовались. Сегодня системы электронного документооборота (<strong>СЭД</strong>) работают не только в рамках традиционного делопроизводства, но и позволяют вести бухучет, кадровый учет, а также управлять проектами, выстраивать отношения с клиентами при продажах и много чего еще. Это существенно повышает эффективность труда и уровень исполнительской дисциплины сотрудников в любой организации. Но как все это происходило в Казахстане? Давайте разбираться.</p> <p style="text-align: left;"><strong>&ldquo;Первые шаги&rdquo; СЭД в РК.</strong></p> <p style="text-align: left;">К середине 90-х объемы документооборота на больших предприятиях и в крупных госдепартаментах РК еще не добрались до критического уровня. Однако из-за широкой географии филиалов в таких организациях процедура согласования документов могла затягиваться на несколько недель, а где-то даже и месяцев, что негативно сказывалось на сроках исполнения этих документов. Это было одной из актуальнейших проблем документооборота того времени.</p> <p style="text-align: left;">К тому же, момент, когда количество документов на крупных промышленных предприятиях и в госорганах достигло критической массы, все-таки настал. Именно тогда в Казахстане начали появляться первые <strong>СЭД</strong> как результат реформ в концепции документооборота. Они были чем-то вроде электронного журнала регистрации документов. Такие системы позволяли хранить электронные экземпляры документов, подсчитывать их кол-во в различных отчетах и находить их по разным атрибутам. При этом сами документы сохранялись в бумажном виде, и работали с ними согласно положениям классического документооборота.</p> <p style="text-align: left;">Такие системы разрабатывались, как правило, по заказу самих предприятий, с учетом индивидуальной специфики документооборота в каждой из них. Это и стало &ldquo;ахиллесовой пятой&rdquo; таких решений, т.к. <strong>изменить структуру автоматизированных процессов в этих СЭД было невозможно</strong>, а это значило отсутствие перспективы развития таких СЭД. А ввиду того, что работа этой системы имеет прямое отношение к действующей модели управления организацией, неизбежно наступало время, когда развитие любого предприятия прекращалось по причине того, что <strong>применяемый программный продукт замедлял то, что должен был ускорять</strong>. Эффективность используемой в компании системы управления начинала стремительно снижаться, и <strong>приходилось привлекать дополнительные средства</strong> для того, чтобы разработать новую, актуальную СЭД, которая бы гармонично сочеталась с укладом организации и ускоряла рост бизнеса. Проще говоря, если система была разработана для сети заводов &ldquo;Казсельмаш&rdquo;, то применить ее же в Государственной фискальной службе было просто невозможно.</p> <p style="text-align: left;">Конечно, застой в развитии СЭД продолжался недолго, и на отечественный рынок стали выходить компании, которые предлагали более гибкие решения. Ситуация в области документооборота на предприятиях стала изменяться к лучшему.</p> <p style="text-align: left;"><strong>Переломный момент в истории СЭД в РК.</strong></p> <p style="text-align: left;">В середине 2000-х на рынок Казахстана стали активно продвигаться разработчики гибких систем электронного документооборота, которые без труда подгонялись под индивидуальные потребности любого клиента. Их продукты основывались на идее, что<strong> СЭД может быть не просто электронным журналом для регистрации документов </strong>и их хранилищем, но и инструментом для автоматизации управленческих функций внутри организации, процесса продаж, кадрового учета и т.д.</p> <p style="text-align: left;">Сама <strong>технология разработки стала двухэтапной:</strong> сначала разрабатывалось ядро (основной функционал) системы, затем происходил процесс внедрения системы на предприятие, в ходе которого оговаривались, разрабатывались и отлаживались индивидуальные бизнес-процессы и нюансы документооборота. <strong>Такой подход делал цену конечных решений более доступной, а сами решения - широко масштабируемыми.</strong></p> <p style="text-align: left;">Еще одним фактором эволюции документооборота в Казахстане стал новый подход к управлению компанией с точки зрения технологии ведения бизнеса и его структуры. С ним пришли понятия <strong>менеджмента качества</strong> и подход к управлению на основе <strong>бизнес-процессов</strong>. IT-индустрия ответила на это введением термина <strong>WorkFlow</strong> - <strong>рабочих потоков</strong>, являющих собой единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Разработчики СЭД, как отечественные, так и зарубежные, претворили это понятие в жизнь с помощью движков, ориентированных на процессы (<strong>WorkFlow-engines</strong>). Это сделало системы еще более гибкими, легко адаптируемыми под нужды динамично развивающихся предприятий.</p> <p style="text-align: left;">Когда в Казахстан пришли зарубежные игроки (<strong>IBM Lotus, Documentum и т.д.</strong>), разрабатывающие платформы для СЭД, появилось понятие <strong>ECM - enterprise content management</strong> (система управления корпоративной информацией). На деле решения, подпадающие под категорию ECM, уникальны тем, что в них присутствует ясное разграничение между собственно документом и его информационной составляющей (контентом). ECM-решение работает с содержимым документов при помощи <strong>метаданных</strong> - выделенной информации, являющейся важной для компании. Так, для исходящего послания метаданными могут быть: получатель, дата подписи, лицо, подписавшее документ, номер документа и информация об отправлении и доставке.</p> <p style="text-align: left;">Это стало переломным моментом в ходе становления электронного&nbsp; документооборота.</p> <p style="text-align: left;"><strong>Документооборот на казахстанских предприятиях сегодня</strong></p> <p style="text-align: left;">На протяжении существования нашей компании мы пристально следили как за тенденциями отечественного рынка СЭД, так и за технологическими новшествами в программных продуктах зарубежного и отечественного производства, которые сегодня формируют предложение в нашей стране. На основе наших наблюдений мы разработали <strong>СЭД Documentolog</strong> - современное, удобное, а главное - простое <strong>решение</strong>, которое полностью учитывает специфику документооборота в РК, а также охватывает все существующие на данный момент у зарубежных и российских аналогов функции СЭД, а именно:</p> <ul style="text-align: left;"> <li><strong>общее делопроизводство</strong> - обработка входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан, внутренние документы и ОРД, контроль исполнительской дисциплины;</li> <li><strong>кадровый документооборот</strong> - строго регламентированная область, отвечающая в системе за осуществление стандартных процессов трудоустройства и увольнения работников, отправления их в командировку, обеспечения планового и иных типов отпусков. Такие системы позволяют работать со всеми утвержденными формами кадрового делопроизводства: приказ о приёме на работу, приказ о разрыве трудового соглашения, приказ о переводе сотрудника на другую должность, личная карточка сотрудника, штатное расписание, график отпусков и т.д.;</li> <li><strong>архив</strong> - область делопроизводства, которая завершает жизненный цикл документов на предприятии и включает следующие процессы: составление описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не являющихся ценным для организации и её членов;</li> <li><strong>коллегиальная работа</strong> - эта часть позволяет автоматизировать документопотоки, связанные с деятельностью коллективных управленческих органов - совещаний, заседаний, собраний советов директоров и акционеров. Также она позволяет осуществлять формирование, согласование и утверждение повесток дня и протоколов совещаний/собраний;</li> <li><strong>система построения отношений с клиентами</strong> - функция <strong>CRM</strong> (consumer relationship management), которая сейчас в той или иной степени присутствует во всех <strong>СЭД,</strong> кроме самых старых разработок. Впрочем, у большинства пользователей такой функционал не пользуется популярностью.</li> </ul> <p style="text-align: left;"><strong>Кроме того, СЭД Documentolog</strong>:</p> <ul style="text-align: left;"> <li><strong>может свободно интегрироваться</strong> с системами бухгалтерского и складского учета, а также с вебсайтами компании, что позволяет сосредоточить все информационные и документационные потоки организации в одном месте;</li> <li><strong>имеет разумную цену и сжатые сроки внедрения</strong>, что делает наш продукт доступным не только для крупных и средних, но и для малых компаний;</li> <li><strong>доступна в любой точке планеты</strong>, с любого устройства, будь то ПК, мобильный телефон или планшет; достаточно иметь предустановленный веб-браузер и подключение к Интернету;</li> <li><strong>может быть легко модифицирована</strong> по вашему вкусу силами вашего системного администратора;</li> <li><strong>полностью переведена на государственный язык</strong> для тех компаний, которые привыкли вести делопроизводство на казахском языке.</li> </ul> <p style="text-align: left;">Осуществляя документооборот на предприятии при помощи <strong>СЭД Documentolog,</strong> вы гарантированно поднимете производительность сотрудников компании на новый уровень и сократите временные затраты на прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции!</p> <p style="text-align: left;">Подробнее о функциях <strong>СЭД Documentolog</strong> читайте <a href="../../page/documentolog-sed"><strong>здесь</strong></a>, а бесплатно ознакомиться с ее возможностями и функционалом вы можете <a href="../../demo"><strong>здесь</strong></a>!</p> <p style="text-align: left;"><strong>Автоматизируйте бизнес-процессы вместе с Documentolog</strong>! Звоните нам по <a href="../../page/kontakty"><strong>контактным телефонам</strong></a>, и наши специалисты с радостью проконсультируют вас по всем вопросам!</p>