Республиканский центр государственного градостроительного планирования и кадастра

РГП на ПХВ "Республиканский центр государственного градостроительного планирования и кадастра" Комитета по делам строительства и жилищно-коммунального хозяйства Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан.

Предпосылкой для перехода предприятия на электронный формат стали преимущества СЭД над бумажными документами, а именно, экономия времени и ресурсов. В бумажном документообороте одни документы необходимо систематически проверять на актуальность и корректировать, остальные — передавать другим лицам: контрагентам, партнерам или представителям государственных органов. Для этого документ нужно напечатать на бумаге, согласовать, внести правки, снова напечатать, отправить на подпись, утвердить печатью и провести такую же процедуру с другой стороной. 

Поэтому для исключения подобных времязатратных действий было решено рассмотреть электронный вид документооборота.

Был проведен анализ рынка, и выбор пал на отечественный продукт СЭД "Documentolog" так как, являясь подведомственной организацией, Госградкадастру было важно, чтобы система отвечала всем требованиям информационной безопасности.

Срок внедрения системы составил 20 рабочих дней. Работы по внедрению системы завершены 25 декабря 2020 года.

Общий документооборот
- Входящий документ
- Исходящий документ
- Внутренний документ
- Обращения физических и юридических лиц
- Протокольные совещания
- Приказы по ОД
- Личные поручения

Кроме того были автоматизированы кадровые процессы предприятия: 

- Процесс приема сотрудников
- Процесс увольнения сотрудников
- Процесс предоставления отпуска сотрудникам Процесс командирования сотрудников
- Процесс перевода сотрудника в другое подразделение
- Процесс анкетирования сотрудников.

А также:

• - Совещания Коллегиальных органов управления
• - Оценка персонала
• - Управление ВНД
• - Заявки в ИТ
• - Встроенный офисный редактор "Documentolog Office".

Результаты проекта:

В настоящее врем в системе работают 152 пользователя. 

Переход на безбумажную технологию стал толчком для усиления эффективности при взаимодействии предприятия с государственными органами и контрагентами. Сотрудники отмечают, что быстрый обмен юридически-значимыми письмами увеличил продуктивность их работы.