Египетский университет Исламской культуры «Нур-Мубарак»

Египетский университет исламской культуры «Нур-Мубарак» — уникальное высшее учебное заведение в Казахстане, которое ведет подготовку высококвалифицированных исламоведов, религиоведов, преподавателей арабского языка и литературы, а также переводчиков.

В целях информатизации бизнес-процессов внутри ВУЗа и автоматизации переписки с контрагентами и госорганами руководство Университета приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. В результате изучения рынка поставщиков СЭД была выбрана система Doccumentolog.

Работа по внедрению СЭД Documentolog стартовала в феврае 2021 года. Срок внедрения составил 3 недели.

В результате проекта была автоматизирована работа с такими типами документов как:

• Входящие документы (в том числе резолюции),
• Исходящие документы,
• Внутренние документы,
• Обращения физических/юридических лиц,
• Протокольные совещания,
• Приказы по ОД/Распоряжения,
• Личные поручения,
• План работ,
• Отчеты по входящим документам,
• Отчеты по обращениям лиц,
• Отчеты по исполнению протокольных поручений,
• Отчеты по структурным подразделениям,
• Отчеты по всему документообороту Компании,
• Напоминания по контрольным документами,
• Договоры/дополнительные соглашения (бонус),
• Акты/Накладные (бонус),
• Заявки на оплату,
• Заявки в АХО,
• Процесс приема сотрудников,
• Процесс увольнения сотрудников,
• Процесс предоставления отпуска сотрудникам,
• Процесс командирования сотрудников,
• Процесс перевода сотрудника в другое подразделение,
• Хранилище данных,
• Управление ВНД,
• Мобильное приложение Documentolog (для 5 пользователей).

Всего были приобретены 43 пользовательских лицензии.

Для переписки с государственными органами РК система Университета была подключена к Единой системе электронного документооборота госорганов (ЕСЭДО ГО).

Результаты проекта:

• Сокращение времени на обработку и регистрацию входящей корреспонденции;
• Улучшение процесса подготовки и согласования исходящих документов;
• Исключение дублирования на бумаге ряда документов;
• Автоматизация обращений студентов;
• Автоматизация процесса переписки с контрагентами.