Нужна или нет система электронного документооборота (СЭД) компании?

Нужна или нет система электронного документооборота (СЭД) компании?

В этом предложении ключевое слово «компания». С нее и начну. Компании бывают маленькие, средние и большие. Они работают в разных секторах экономики и все абсолютно разные! Казалось бы, сложно разработать универсальный инструмент расчета экономической эффективности внедрения СЭД. Имея практический опыт реализации проектов для компаний, работающих в разных сферах, мы разработали методологию, позволяющую это сделать. Она основана на детальном анализе истории работы в СЭД Documentolog 82 различных компаний. Мы просто посчитали количество документов по типам, которые были созданы и отправлены в этих компаниях за 1 год работы. Умножили на стоимость человеко-часа, бумаги, канцелярских товаров и получились интересные цифры… :) Конечно не все так прямолинейно, я подробно объясню нашу методологию чуть позже. Главное, что с ее помощью можно посчитать экономическую эффективность внедрения СЭД для компаний любого размера и вида деятельности. Будут меняться только входные параметры для расчета, которые каждая компания введет, исходя из своих реалий.

Прежде, чем перейду к объяснению методологии, немного лирики..

На практике бытует мнение, что для маленьких компаний СЭД не нужен. На стадии создания и первичного развития, владельцу и руководителю бизнеса достаточно и «проще» управлять коллективом в ручном режиме. Он знает, чем занимается каждый сотрудник, и ежедневно видит результат работы. Его главной задачей является «выжить» и обеспечить компанию продажами. Сейчас, с появлением различных облачных CRM (customer relationship management) систем, многие продвинутые руководители сразу начинают использовать их с момента основания бизнеса и это уже хорошо! СЭД до сих пор не считается первостепенной задачей. Задумываться о комплексной автоматизации, владелец начинает с ростом бизнеса, когда растет количество сотрудников, работу которых нужно контролировать, появляются филиалы, растет количество бумажного документооборота с внешними контрагентами. Мое мнение, что в 95% случаях, руководители просто не замечают тот самый момент, когда уже пора и даже нужно внедрять СЭД. А это ведет к прямым затратам и упущенной выгоде. Мы все люди, и мы имеем свойство быть инертными в своих привычках. Нам удобнее работать как привыкли и как нас научили. А привычки владельца и первого руководителя для компании – закон! Может поэтому, даже сегодня, на нашей практике мы часто встречаемся с ситуацией, когда первый руководитель не любит работать в СЭД, а перепоручает это своему помощнику или секретарю. А для него все также заносят документы на бумаге, на которой он пишет свои резолюции…

Какие можно сделать выводы? Позволю себе их сделать в качестве рекомендации, что руководителям правильнее и лучше начинать работать с СЭД сразу, ну или по возможности, чем раньше, тем лучше, независимо от размера бизнеса. Благо теперь калькулятор будет на нашем сайте www.documentolog.kz, чтобы можно было посчитать экономический эффект использования СЭД. Ввели свои цифры и доказывать никому ничего не нужно!

Ну, а не экономический эффект от использования СЭД он такой:

1. порядок в документообороте (входящей, исходящей, внутренней корреспонденции) и других бизнес-процессах. Вы всегда знаете, когда и какое письмо к Вам пришло и кто что должен сделать. И ничто не потеряется и не пропадет через полгода…,
2. работать можете с любого места через интернет, смартфон или планшет. Ваше физическое присутствие в офисе и живая подпись уже не обязательна. А значит решения будут приниматься быстрее, в итоге и эффективнее станет работать вся компания,
3. информационная безопасность – доступ к документам только у тех, кому они предназначены,
4. совместная работа над документами. Сэкономит много бумаги, времени и нервов Ваших сотрудников, и опять же все будет гораздо эффективнее работать..

На этом лирики достаточно.. ) и в следующей статье более подробно опишу методологию и цифры, которые мы получили, проведя анализ работы в СЭД Documentolog различных компаний..

Канафин Б. 5 июня 2017 года