Как выбрать СЭД? Методология выбора системы и поставщика

Ранее в статье об экономической эффективности, я раскрывал тему принятия решения о внедрении СЭД. В этой статье предлагаю ознакомиться с методологией выбора самой СЭД, а также выбора компании-поставщика.

Итак, какие критерии важны при выборе СЭД? Расположу по важности.

• Совокупная стоимость системы. Сколько реально будет стоить для компании покупка, внедрение и дальнейшее сопровождение СЭД на ближайшие 3 года. ТСО, включая серверы и лицензии.
• Компетенции команды внедрения и возможность географического присутствия рядом с Заказчиком. Отзывы о системе от существующих клиентов, которые работают в СЭД не менее 1 года.
• Функциональные возможности и возможности развития системы. А также, соответствие системы требованиям Заказчика.
• Сроки внедрения.

Это основные критерии, по которым можно сделать анализ, достаточный для принятия решения. Подробно о каждом критерии далее.

Критерий 1. Совокупная стоимость.

Совокупная стоимость приобретаемой системы – это практически всегда один из самых важных критериев выбора, даже для компаний с хорошими финансовыми возможностями. Именно совокупная стоимость!

Таблица 1 – Совокупная стоимость владения СЭД для 2 вариантов приобретения

	Затраты при приобретении в собственность СЭД	Стоимость, тенге	Затраты в случае аренды СЭД по модели SAAS	Стоимость, тенге
Покупка и внедрение	Пользовательские лицензии на СЭД		Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
	Лицензии на дополнительное программное обеспечение, если его использует СЭД. Например, лицензии на СУБД Oracle, или СУБД Microsoft SQL, SharePoint, Exchange и так далее.
	Серверное оборудование (основное + резервное)
	Системы хранения данных (по необходимости)
	Услуги по внедрению СЭД + обучение		Услуги по внедрению СЭД + обучение
	Итого затраты:		Итого затраты:
1-й год после внедрения	Лицензионная поддержка на СЭД		Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
	Лицензионная поддержка на стороннее ПО (если используется)
	Лицензионная поддержка серверного оборудования
	Техническая поддержка СЭД
	Годовая заработная плата администратора серверов и администратора СЭД		Техническая поддержка СЭД (опционально, в случае необходимости)
	Итого затраты:		Итого затраты:
2-й год после внедрения	Лицензионная поддержка на СЭД		Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
	Лицензионная поддержка на стороннее ПО
	Лицензионная поддержка серверного оборудования
	Техническая поддержка СЭД
	Годовая заработная плата администратора серверов и администратора СЭД		Техническая поддержка СЭД (опционально, в случае необходимости
	Итого затраты:		Итого затраты:
3-й год после внедрения	Лицензионная поддержка на СЭД		Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
	Лицензионная поддержка на стороннее ПО
	Лицензионная поддержка серверного оборудования
	Техническая поддержка СЭД
	Годовая заработная плата администратора серверов и администратора СЭД		Техническая поддержка СЭД (опционально, в случае необходимости
	Итого затраты:		Итого затраты:
	Итого совокупная стоимость владения за 3 года:		Итого совокупная стоимость владения за 3 года:

Критерий 2. Компетенции команды Поставщика и его географическое расположение.

Данный фактор я поставил вторым по значимости, хотя он вполне может являться основным и главным фактором.

Почему?

Что можно считать неудачным внедрением СЭД? Вот типичные примеры:

• сорваны сроки внедрения и проект затянулся более чем на год,

• бюджет проекта превышен более чем на 30%,

Таблица 2 – оценка Поставщика и его компетенций

№	Мероприятия	Описание
1	Изучить сайт компании	По сайту можно сделать много выводов. Для ИТ компании, которая предлагает услуги внедрения СЭД, он обязательно должен быть современным и иметь содержательную информацию. Компании с сайтами-страницами, должны настораживать. Серьезные компании инвестируют в сайт время и ресурсы. Необходимо внимательно изучить разделы «предлагаемые услуги» и «клиенты и реализованные проекты». Эта публичная информация и обычно ее стараются сделать максимально достоверной. Поэтому компании, которые оказывают квалифицированные услуги, смело раскрывают свои реализованные проекты и подробную информацию о них. Успешно реализованный проект – это всегда гордость для компании и возможности для маркетинга. К компаниям, не имеющие раздел клиенты или реализованные проекты, можно сразу отнестись скептически. Им либо нечего показывать, либо они целенаправленно скрывают эту информацию. А значит, Вам потребуются дополнительные усилия, чтобы проверить квалификацию компании.
2	Компания-производитель СЭД или компания-партнер	Здесь логика такова, что компании, являющиеся разработчиками продукта, имеют более высокую компетенцию, нежели компания-партнер. Квалификация и компетенция компании будет сказываться на скорости реализации проекта и реагирования на запросы. Также, компания-разработчик более заинтересована в успешной реализации своего продукта. Поэтому, если есть возможность, желательно вести переговоры о проекте напрямую с разработчиком продукта. Если же, разработчик продукта рекомендует компанию-партнера, то нужно обязательно просить от разработчика гарантийный или авторский надзор за Вашим проектом. Это позволит существенно минимизировать риски.
3	Компания оказывает услуги широкого профиля или узко специализированные	В современных реалиях и уровне развития информационных технологий, невозможно оставаться профессионалами и поддерживать высокую компетенцию во всех сферах. Компании, имеющие узкую специализацию и при этом остающиеся успешными на рынке, будут всегда иметь более высокую компетенцию и квалификацию в сравнении с компаниями, предлагающие услуги широкого профиля. Поэтому, если компания помимо внедрения СЭД, занимается другими направлениями, рекомендуется в процессе переговоров узнать больше информации о сотрудниках, которые будут задействованы на Вашем проекте. Желательно, чтобы они имели соответствующий опыт и могли быть постоянно закреплены за вашим проектом.
4	Географическое расположение компании	Важный критерий, который будет влиять как на стоимость проекта, так и на скорость реагирования на запросы. Также нужно принимать во внимание, что после завершения проекта следует этап сопровождения. Во многих случаях, количество дополнительных доработок и изменений на этапе сопровождения может быть не меньше, чем на этапе внедрения. Поэтому желательно, чтобы компания, которая будет внедрять СЭД географически располагалась рядом. Если СЭД внедряется по модели SAAS, то влияние географического фактора становиться меньше, поскольку технические специалисты компании-поставщика имеют доступ к СЭД и могут оперативно реагировать на запросы.
5	Имеется ли служба технической поддержки и как она работает	Как было сказано выше, после закрытия проекта жизнь СЭД не заканчивается, а только начинается. Очень важно, чтобы компания-поставщик имела службу технической поддержки и желательно автоматизированную. Попросите продемонстрировать как работает служба, какие есть виды услуг и их стоимость. Отсутствие службы технической поддержки гарантированно доставит вам, как клиенту дополнительные трудозатраты на переговоры и общение.
6	Собрать отзывы клиентов компании, использующие СЭД не менее 1 года	Наверное, один из самых объективных критериев оценки работы компании-поставщика. Клиенты, которые уже используют выбранную СЭД и внедрили с помощью поставщика, находились в аналогично Вашей ситуации. Они ранее прошли этот путь, и Вы можете сэкономить значительное количество времени и денег, просто попросив поделиться своим опытом выбора, внедрения и сопровождения СЭД. Получить отзывы можно несколькими способами. Как уже говорилось выше, если компания уверена в своих реализованных проектах, информацию о них можно найти на сайте компании. Если информации о проектах на сайте нет, нужно попросить ее предоставить. Вопросы желательно задавать не произвольного характера, вроде того «как вам система?», а более конкретные, например такие: почему вы выбрали эту систему СЭД? Проводили ли вы анализ других систем. какая компания внедряла вам? Как вы оцениваете их работу и профессионализм? Оправдались ли Ваши ожидания от системы в техническом и в функциональном плане? Требовалось ли увеличение бюджета проекта при внедрении? Порекомендовали бы Вы эту систему нам? Также имеет значение какой специалист отвечает на заданные вопросы. Понимание могут быть разные у руководителя компании, сотрудника ДИТ и канцелярии. Если есть возможность, желательно переговорить со всеми причастными к проекту.  Для руководителя Заказчика желательно было бы получить ответы в официальном виде. Отзывы существующих клиентов СЭД о самой системе и компании позволят Вам получить достаточное представление, что может ожидать Вас и Ваш проект.

 Критерий 3. Функциональные возможности и возможности развития Системы. Соответствие требованиям Заказчика.

Определить планируемый объем работ. Какие процессы должны быть автоматизированы в результате проекта? Выбор возможен следующий: канцелярия (входящие, исходящие, отчеты), внутренние документы, процессы согласования договоров, организационно-распорядительные документы (приказы, поручения и т.д.), кадровый документооборот, автоматизация коллегиальных органов и другие.

Определить руководителя и рабочую группу. В зависимости от видов процессов для автоматизации в рамках проекта, определиться с руководителем проекта и составом рабочей группы. Важно, чтобы у руководителя проекта были полномочия организовывать работу канцелярии, ИТ подразделения, возможно финансового и кадрового блока.

Определить зоны ответственности. В рамках рабочей группы четко определить зоны ответственности: функциональные требования определяют будущие бизнес-пользователи СЭД, технические требования определяют ИТ специалисты. Задача менеджера проекта свести все требования в одно техническое задание на внедрение СЭД. Данное разграничение позволит повысить ответственность сотрудников и минимизировать риски неуспешности проекта, когда в результате получают невостребованные бизнесом вещи. Конечно на практике, у потенциальных поставщиков уже имеются готовые шаблоны функциональных и технических требований. Можно их использовать, но обязательно требовать согласования соответствующих разделов ответственными лицами.

Пилотная автоматизация 1-3 процессов. Имея планируемый объем работ, обязательно рекомендуется провести пилот и предоставить потенциальным поставщикам краткое техническое задание для конфигурации и настройки 1-3 будущих процессов. Компании, имеющие ресурсы и настроенные на долгосрочные отношения, не откажутся от возможности продемонстрировать преимущества и функционал предлагаемого решения. Заказчик же бесплатно получит примеры будущей автоматизации на том или ином программном обеспечении и опыт взаимодействия с поставщиком. Срок, запрошенный Поставщиком на пилотную автоматизацию, также даст представление о возможных сроках всего проекта.

Изучение результатов пилота. Во время демонстрации автоматизированных во время пилота процессов, у рабочей группы также будет возможность ознакомится со всем функционалом СЭД. Рекомендуется в процессе демонстрации предоставить несколько измененных сценариев настроек и попросить провести конфигурацию в процессе демонстрации.

Критерий 4. Сроки внедрения.

Сроки внедрения – еще один важный аспект, который нужно принимать при выборе системы и поставщика СЭД.

Поэтому нужно обязательно принимать во внимание в течение какого срока поставщиком предлагается внедрение системы. Опытные и профессиональные компании, которые уверены в своих возможностях, могут обещать и гарантировать внедрение проекта за короткие сроки, поскольку в случае возникновения каких-либо рисков всегда смогут выделить дополнительные квалифицированные ресурсы.