РГП на ПХВ «Казспецэкспорт»

Полное наименование компании: Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Казарнаулыэкспорт (Казспецэкспорт)» Комитета государственного оборонного заказа Министерства индустрии и инфраструктурного развития РК.

Предприятие создано Правительством РК в целях обеспечения Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований РК и работает по направлениям импорта и экспорта вооружения и военной техники, а также военного имущества. Предприятие поставляет на мировой рынок весь спектр разрешенных к экспорту вооружений военной техники, производимых предприятиями оборонно-промышленного комплекса Казахстана.

В связи с поручением Министерства перейти на электронный документооборот, руководство провело анализ поставщиков СЭД. Основными критериями при выборе СЭД были простота настройки и функциональность, а также возможность электронной переписки с государственными учреждениями. После анализа пришли к единому мнению, что СЭД Documentolog подходит полностью под все критерии.

Работы по внедрению были завершены в течение 30 рабочих дней и с мая 2020 года сотрудники компании начали работать в новой системе. Система была установлена по модели локального внедрения на серверах предприятия. 

В ходе проекта были внедрены следующие решения:

• Входящие документы (в том числе резолюции)
• Исходящие документы
• Внутренние документы
• Обращение физических лиц
• Обращение юридических лиц
• Протокольные совещания
• Приказы по ОД/Распоряжения
• Отчет по входящим документам
• Отчет по обращениям лиц
• Отчет по способу доставки
• Отчет по характеру вопроса
• Договор/дополнительные соглашения
• Акты/Накладные
• Заявки на оплату
• Заявки в АХО
• Заявки в ИТ (Service Desk)
• Хранилище данных
• Отчет по исходящей корреспонденции
• Отчет по исполнению протокольных поручений
• Отчет по структурным подразделениям
• Отчет по всему документообороту Компании
• Напоминание по контрольным документам

К работе в системе были подключены 113 сотрудников компании. Для обмена электронными документами с внешними контрагентами и госорганами система предприятия была интегрирована с Центром обмена электронными документами и Единой системой электронного документооборота госорганов (ЕСЭДО ГО).

Сотрудники компании отмечают следующие положительные результаты проекта:

• Канцелярии предприятия стало легче регистрировать документы.
• Удобство системы при удаленной работе.
• Соответствие внутренних и внешних документов предприятия к правилам документооборота в РК.