ТОО «Научно исследовательский институт «Каспий мунайгаз»

Завершился проект по внедрению системы электронного документооборота Documentolog в ТОО «Научно исследовательский институт Каспий мунайгаз» (далее - Институт). 

В 2017 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота Documentolog для обеспечения автоматизации всех стандартных функций делопроизводства согласно Государственному стандарту Республики Казахстан СТРК1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основными целями внедрения СЭД Documentolog являлись:

• создание единой автоматизированной системы управления электронными документами Института;
• формирование корпоративного хранилища электронных документов, обеспечивающего поддержку существующих процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документами;
• повышение качества и оперативности работы с документами;
• сокращение операционных затрат на делопроизводство и улучшение возможностей по оперативному информированию работников о документах и связанных с ними процессах, усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины.

В рамках данного проекта были внедрены следующие решения на платформе Documentolog:

• Общий документооборот - автоматизация основных процессов делопроизводства, таких как работа с входящими и исходящими документами, служебными записками, постановка и контроль поручений, составление протокола совещания, приказы по ОД и других процессов;
• Кадровый документооборот - автоматизация деятельности кадрового подразделения Института, а именно процессов подачи заявлений на аванс, на отпуск, на увольнение,  на предоставление единовременной выплаты, на командировку; подписания обходного листа, а также подписания приказов по личному составу, составления табеля учета рабочего времени;
• Финансовый документооборот - автоматизация бизнес-процессов, связанных с составлением, согласованием и подписанием договоров, выставлением актов/счет-фактур по ним и подачей заявки на оплату;
• Совещание Коллегиальных органов управления.

После окончания процесса внедрения системы нашими специалистами было проведено обучение администратора и конечных пользователей СЭД Documentolog в городе Атырау, после чего проект был запущен в промышленную эксплуатацию.