РГП на ПХВ «Казводхоз»

Полное наименовании компании: Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения Казводхоз» Комитета по водным ресурсам Министерства экологии, геологии и природных ресурсов Республики Казахстан.

Предприятие занимается эксплуатацией, содержанием и обеспечением безопасности водохозяйственных объектов республиканского значения, а также проводит подачу поливной и питьевой воды.

До перехода на электронный документооборот сотрудники предприятия в своей работе ежеднево сталкивались с большим количеством различных документов. Требовалось повысить прозрачность работы с документами и сократить срыв сроков исполнения. В связи с чем, руководство «Казводхоз» приняло решение автоматизировать документооборот. Кроме того, было вынесено протокольное поручение министра о цифровизации бизнес процессов, в том числе документооборота. Для выбора СЭД, комиссия провела анализ поставщиков СЭД. Основными критериями при выборе СЭД были оптимальная цена, возможность работы в облачной программе, а также интеграция с государственными органами. В ходе анализа выбор пал на СЭД Documentolog, которая полностью отвечала заявленным требованиям.

Переход на электронный документооборот в компании на платформе Documentolog стартовал в мае 2020 г. и был завершен в течение 20 рабочих дней. Система внедрена по сервисной модели SaaS.

В результате проекта внедрения были автоматизированы следующие типы документов:

• Входящие документы (в том числе резолюции);
• Исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Протокольные совещания;
• Приказы по ОД/Распоряжения;
• План работ;
• Отчет по входящим документам;
• Отчет по исходящей корреспонденции;
• Отчет по структурным подразделениям;
• Заявки в АХО;
• Процесс приема сотрудников;
• Процесс увольнения сотрудников;
• Процесс предоставления отпуска сотрудникам;
• Процесс командирования сотрудников;
• Процесс анкетирования сотрудников.

На сегодня к работе в СЭД подключены 95 сотрудников компании. Автоматизирована работа с большим количеством входящих и исходящих документов, удалось исключить бумагу из основных бизнес-процессов компании. Для возможности обмена с контрагентами система была интегрирована с Центром обмена электронными документами и Единой системой электронного документооборота госорганов (ЕСЭДО ГО).

Сотрудники компании отмечают следующие промежуточные результаты проекта:

• Повысили оперативность по согласованию, подписанию и доставок писем до адресата.
• Оптимизировали внутренние процесс организации.