РГП на ПХВ «Национальный центр качества дорожных активов»

РГП на ПХВ  «Национальный центр качества дорожных активов» (далее – Центр). Центр был создан в марте 2019 года путем слияния и преобразования учреждений, занимавшихся вопросами автомобильных дорог.

Основной задачей Центра является проведение экспертизы качества работ и материалов при строительстве, реконструкции, ремонте и содержании автомобильных дорог. а также управление дорожными активами.

Сразу после создания Центра, руководство приняло решение на начальных стадиях полностью автоматизировать процесс работы. В связи с чем был проведен анализ рынка СЭД, одним из основных требований было наличие интеграции с системой ЕСЭДО.

При выборе системы электронного документооборота были учтены следующие критерии:

• Масштаб, компетенция и репутация компании: успешно внедрённые проекты и положительные отзывы;

• Стоимость внедрения проекта, в том числе сопутствующие затраты;

• Функциональные возможности и возможности развития системы

• Географическое расположение компании;

• Сроки внедрения

По вышеуказанным критериям образовался шорт-лист компании, а интеграция с ЕСЭДО стала основным фактором выбора в сторону СЭД Documentolog.

Система была поставлена по сервисной модели SaaS.

В ходе автоматизации были переведены в электронный формат следующие типы документов:

? Входящий документы (в том числе резолюции);

? Исходящий документы;

? Внутренний документы;

? Личные поручения;

? Обращения физических лиц;

? Обращения юридических лиц;

? Приказ по ОД/Распоряжение;

? Протокольное совещание;

? Хранилище данных;

? Оценка персонала;

? Отчет по обращениям лиц;

? Отчет по исходящей корреспонденции;

? Отчет по исполнению протокольных поручений;

? Отчет по структурным подразделениям;

? Отчет по всему документообороту Компании;

? Напоминание по контрольным документам.

Проект внедрения СЭД занял 30 рабочих дней и был завершен 30 августа 2019г. В результате к системе были подключены 200 рабочих мест.

Помимо автоматизации внутреннего документооборота Центр был подключен к внешней переписке с контрагентами и электронной переписке с государственными органами.

С внедрением системы достигнута экономия рабочего времен. Ключевым показателем эффективности является удобство делегирования полномочий и их отслеживание.