Внедрение СЭД Documentolog в ТК «Magnum Cash & Carry»

Наша компания продолжает реализовывать решения на базе платформы Documentolog в различных казахстанских компаниях. Сегодня мы расскажем вам об еще одном успехе - внедрении СЭД Documentolog в ТК «Magnum Cash & Carry»!

В состав сети «Magnum Cash & Carry» входят 11 торговых гипер-комплексов в 4 крупнейших городах Казахстана. В день на точку приходится более 50 поставок, поставщикам каждый день направляется более 1000 заказов. В течение года только число счетов-фактур достигает более 500 тысяч. Такой огромный объем документооборота требует слаженно организованной системы, а также оперативного принятия решений при нарастающем объеме корреспонденции.

Также существовала проблема периодической утери и порчи бумажных оригиналов документации. К примеру, в одном из магазинов принимали товар и сопутствующие документы, которые затем должны были направиться в бухгалтерию для фиксации с последующей передачей в архив. Однако бумажные документы нередко терялись и не доходили по назначению.

Для правильной обработки, хранения и систематизации данных необходимо было создать единое решение, где пользователи могли бы работать одновременно, тратя гораздо меньше времени на обработку, поиск и размещение необходимой информации.

Для решения указанных проблем в мире используются программные продукты, направленные на автоматизацию рабочего места кассира/продавца и автоматизацию учета товаров. В РК подобное программное обеспечение используют сеть компьютерных магазинов Белый Ветер, супермаркеты сети Green и другие крупные розничные и оптовые сети. Однако проблема данного ПО в том, что оно позволяет автоматизировать только продажу и маркировку товара, но никак не касается внешнего и внутреннего документооборота, а также его интеграции с системой учета товаров и сторонними системами.

Заказчику было необходимо сосредоточиться на управленческих решениях, которые позволяли бы эффективно решать следующие задачи:

– автоматизировать текущие бизнес-процессы по передаче товарной и прочей документации и кадровое делопроизводство (чтобы документы больше не путались, не терялись, хранились в одном месте и были доступны с любого ПК в офисе);

– оптимизировать временные издержки по доставке корреспонденции(чтобы вместо разноса бумажных копий нужным сотрудникам все стало решаться несколькими нажатиями левой кнопки мыши);

– обеспечить автоматическую архивацию большого массива данных в электронном формате (чтобы утеря документов была исключена).

Выбор пал на web-ориентированный СЭД Documentolog от ТОО «Documentolog». Мы предложили нетривиальное решение по автоматизации делопроизводства и системе управления документацией. Типовая конфигурация СЭД Documentolog позволила заказчику автоматизировать основные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, т.е. стандартное делопроизводство.

В дополнение к этому, СЭД Documentolog была успешно интегрирована с ИС «1С Предприятие 8.1». В результате был организован двусторонний обмен данными с генерацией автоматических заявок на оплату и последующим занесением их в специальный архивный реестр, отправкой платежа в электронную систему банка.

Еще одним преимуществом СЭД Documentolog при внедрении стала возможность самостоятельного управления ее конфигурациями при помощи уникального конструктора сродни BPM, который позволяет оптимизировать процесс без программирования. Это обеспечивает неограниченный функционал по автоматизации любых бизнес-процессов. К СЭД Documentolog прилагается подробная инструкция для администраторов, после изучения которой не возникает проблем с разработкой. Кроме того, мы предоставили IT-персоналу сети супермаркетов «Magnum Cash&Carry» краткий курс обучения работе в СЭД Documentolog.