Внедрение СЭД Documentolog в Акционерное Общество «Хабар»

Средства массовой информации и информационные технологии в нынешний век человечества оказывает фундаментальное влияние на все сферы жизнедеятельности. Скорость передачи и поиска юридически-значимой документации является первостепенной задачей для подобного вида деятельности. Именно за счет эффективного выполнения задач в максимально короткие сроки, развитие информационных корпораций не стоит на месте. Акционерное общество Агентство «Хабар» - медиа-холдинг электронных СМИ Республики Казахстан. Информационные программы занимают две-трети эфирного времени, в связи с этим автоматизация делопроизводства в компании была включена в первоочередные задачи, стоящие перед ними. Главным аспектом, как и для многих других компаний, было рациональное распределение бюджета и значительное снижение затрат. По статистике, около 10% дохода организации уходит на содержание и движение бумажного документооборота. А время, затраченное на работу с документацией, превышает 60% человеко-часов в организации. СЭД (система электронного документооборота) «Documentolog» удовлетворяла всем необходимым требованиям Агентства «Хабар» касательно оптимизации процессов. Основными поставленными задачами были:

• повышение эффективности и оперативности работы с документами и, как следствие, улучшение управляемости и повышение прозрачности документно-ориентированных бизнес-процессов;
• систематизация и унификация технологии работы с документами;
• увеличение скорости поиска и обработки документов, исключение дублирования документов;
• возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и определение ответственных работников за исполнение документа;
• снижение затрат, связанных с документооборотом и делопроизводством;
• исключение утраты документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени работников Заказчика;
• усиление контроля исполнительной дисциплины;

Согласно договору, по исполнению поставленных задач, крупнейшее внедрение в Акционерном Обществе «Хабар» завершилось в срок.  Было локально лицензировано более 1200 пользователей системы. Произведено обучение сотрудников для администрирования и сопровождения системы. Производительность системы не уменьшается при пиковых нагрузках и росте базы данных. Настроена поддержка версионности документов, что позволяет хранить разные виды типовых документов на протяжении долгого времени. Простой и эффективный поиск, в электронном архиве и базе данных, сконфигурирован индивидуально по просьбе заказчика. Произведена интеграция с каталогом пользователей (Active Directory), с корпоративной почтовой системой организации, с «1С» в части передачи зарегистрированных кадровых приказов, с СЭД ТОО «Управляющая компания «Казмедиа Орталыгы».

В состав Системы были включены следующие подсистемы:

• ЭДО Документооборот (полная автоматизация делопроизводства, управление жизненным циклом любого типового документа);
• Финансовые документы (Служебные записки финасового типа, авансовый отчет и так далее);
• Кадровое делопроизводство (Служебные записки кадрового типа, трудовой договор, заявление и так далее);
• Юридические документы (Служебные записки юридического типа, типовые договора, соглашения и так далее);
• Панель управления (администрирование Системы: мониторинг, управление, настройка и так далее).

Программное обеспечение системы «Documentolog» включает в себя общесистемные и прикладные программные средства. Отказоустойчивая конфигурация, с внедрением всех необходимых функций и настроек, согласно внутреннему правовому регламенту Акционерного общества «Хабар». В целях защиты инвестиций создаваемая Система обеспечивает независимость разрабатываемых приложений от программно-аппаратной платформы, т.е. при выпуске производителями новых более производительных версий оборудования и общесистемного ПО, приложения должны оставаться работоспособными без потребности в изменении исходных кодов или программных интерфейсов.

Внедрение и сотрудничество с агентством «Хабар» стало одним из крупнейших и знаменательных событий для нашей компании. Накопленный опыт, за время проделанной работы, и специфика данной организации, дало огромный толчок для безграничного развития и усовершенствования системы электронного документооборота «Documentolog».  

Автоматизируйте бизнес-процессы вместе с СЭД Documentolog!