Работа без стресса: как подписывать любые кадровые документы в электронном виде

Представьте, что вам больше не нужно тратить часы рабочего дня на бумажную рутину: печатать, согласовывать, подписывать, сканировать и архивировать трудовые договоры и другие кадровые документы. Представили? 

А теперь представьте, что все эти процессы занимают всего несколько минут, а вы можете сосредоточиться на действительно важных задачах: подборе кадров, развитии сотрудников, подготовке аналитики и стратегическом планировании. 

Это не фантазия, а реальность, которая доступна пользователям СЭД Documentolog. 

Какие кадровые документы можно перевести в цифровой формат?

Помимо одного из самых важных и востребованных кадровых документов в любой компании – трудового договора онлайн, с помощью кадрового ЭДО вы сможете создавать и подписывать множество других необходимых кадровых документов. 

Перечислим только несколько из них: 

- Приказы и распоряжения

Приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках или командировках теперь можно готовить и подписывать в цифровом формате. Вся информация под рукой и удобно хранится в личном кабинете. Благодаря этому вся отчетность всегда сдается вовремя.

- Заявления от сотрудников

Сотрудники могут подавать заявления на отпуск, отгулы, больничные или материальную помощь через электронную систему, а вы — быстро их согласовывать. А главное – не нужно потом долго искать оригиналы и запрашивать у сотрудников документ, ведь отправить заявление он может в электронном виде за 3 клика.  

- Табель учета рабочего времени

Вместо ручного ведения табелей можно использовать автоматизированные системы, которые позволяют также синхронизироваться с 1С. 

По запросу в СЭД Documentolog можно автоматизировать и другие типы документов, начиная от графика отпусков, должностных инструкций, внутренних регламентов, отчетов и аналитики. Таким образом, вы не только упростите все этапы от создания до подписания и учета документов, но и сможете посвятить время для других стратегических задач и решениям HR-вопросов. 

Электронные кадровые документы: почему пора забыть о бумаге

Цифровизация кадровой работы — это не просто тренд, а шаг к упрощению вашей работы и экономии ресурсов. Несколько причин перейти на ЭДО. 

Экономия времени

Если вы всё ещё сомневаетесь, нужен ли вашей компании кадровый электронный документооборот, и разрываетесь между бумагой и цифровым форматом, вспомните, как много времени последний раз у вас заняло согласование простого приказа о приёме на работу сотрудника, который работает удаленно. 

Написание текста приказа, распечатка, подписание у руководителя, передача копии в отдел кадров, уведомление сотрудника, ожидание его приезда в офис  — всё это часто занимает дни или даже недели. Особенно, если сотрудник работает в другом городе или руководитель уезжает в срочную командировку. С электронным документооборотом такой приказ можно подготовить, отправить на согласование и подписать буквально за несколько минут. 

Юридическая сила

Согласно законодательству,  система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан. 

Электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и рукописная, при условии, что она выполнена в соответствии с законодательными требованиями. Она гарантирует подлинность документа, подтверждает личность подписанта и обеспечивает защиту данных. Это делает электронные документы официально признанными и полностью легитимными. 

Защита данных

Больше не нужно переживать, что коммерческая информация станет видна другим сотрудникам, как это обычно бывает с документами на бумаге. Электронный кадровый документооборот надёжно хранит документы, исключая риск потери или доступа посторонних.

Каверзные вопросы о кадровом ЭДО, которые задают чаще всего

- Как физическое лицо узнает, что ему отправлен документ?

Уведомление о поступлении документа  приходит на электронную почту. Также вы можете самостоятельно уведомить работника, направив ему ссылку на документ.

Защищена ли информация от утечки данных? Кто-то может увидеть зарплату сотрудника? 

Сотрудники Documentolog не имеют доступа к информации, поскольку она передается в зашифрованном виде от отправителя до получателя. Кроме того, в сервисе внедрен высокий стандарт защиты данных, подробнее о том, какие меры мы предпринимаем для защиты данных читайте на странице Информационная безопасность (ссылка на лендинг или статью). 

Как проверить юридическую силу электронной подписи?

В Documentolog используется проверка подписи с помощью сертификатов, выданных удостоверяющими центрами. Это гарантирует подлинность и юридическую значимость.

Электронный документооборот превращает сложные и долгие операции в быстрые и удобные процессы. Вы экономите время, избавляетесь от бумажной волокиты и нервов из-за обработки документов. Почему бы не попробовать уже сейчас?