Почему облачные решения для электронного документооборота — это удобство, безопасность и надежность

Сегодня почти каждый бизнес сталкивается с необходимостью эффективно работать с документами. Это может быть всё: от договоров и счетов до различных отчетов и накладных. Переход на облачный документооборот — это способ не только упростить работу, но и решить сразу несколько важных задач. В этой статье расскажем, почему облачные решения — это такой удобный и выгодный выбор для бизнеса, и почему лучше работать с одним надежным поставщиком, чем пытаться «собрать» систему из нескольких решений.

1. Облако — доступность документов в любом месте и в любое время

Представьте, что вы находитесь в командировке или работаете дома, а вам срочно нужно найти какой-то документ. В облаке все ваши файлы всегда под рукой! Всё, что нужно — подключение к интернету. Это значит, что вы можете работать с документами, не зависимо от того, где находитесь. Никаких долгих поисков папок и переносных устройств — всё хранится в одном месте и доступно с любого устройства.

2. Экономия на оборудовании и поддержке

С облачными решениями вам не нужно покупать и обслуживать дорогостоящее оборудование. Это все берёт на себя ваш облачный провайдер. Всё, что вам нужно — это интернет и устройства для работы. При этом вы платите только за те ресурсы, которые реально используете. Так что, если ваш бизнес растёт, вы просто «растягиваете» систему, не вкладываясь в покупку новых серверов и оборудования.

3. Облачные системы легко настраиваются под ваш бизнес

Одно из самых больших преимуществ облачных решений — это гибкость. Вы можете настроить систему так, как вам удобно. Когда ваша компания развивается, вы можете добавлять новые функции, увеличивать объём хранения данных или интегрировать систему с другими программами, которые вы уже используете. Облачные решения легко «растут» вместе с вами, а значительные изменения — например, внедрение новых процессов — проходят плавно и без сбоев.

4. Безопасность на высшем уровне

Каждый день с документами работают множество людей, и безопасность данных — это всегда приоритет. В облаке вся информация надежно защищена с помощью новейших технологий. Для вас это значит, что ваши документы зашифрованы, а доступ к ним можно строго контролировать. У каждого сотрудника могут быть разные уровни доступа, что минимизирует риски утечки или несанкционированного использования данных.

Когда вы работаете с одним надежным поставщиком, все меры безопасности настраиваются в одном месте. В случае с несколькими решениями от разных провайдеров может возникнуть путаница в стандартах безопасности, и это повышает риски.

5. Один поставщик — больше контроля и простоты

Выбор одного надежного поставщика для всей системы документооборота даёт несколько важных преимуществ:

Единый интерфейс: Все системы и процессы работают в одном удобном месте, что исключает необходимость привыкать к множеству разных интерфейсов.

Один контакт для всех вопросов: Если возникла проблема, вы не бегаете по нескольким компаниям, а просто обращаетесь к своему поставщику. Это экономит время и силы.

Согласованность: Когда весь документооборот работает под одним «крылом», вам не нужно переживать, что одна система не будет совместима с другой. Всё настроено и работает слаженно.

Кроме того, с одним поставщиком проще поддерживать постоянное обновление системы, устранять ошибки и улучшать её функциональность. Это освобождает вас от лишней головной боли и позволяет сконцентрироваться на бизнесе.

6. Легкость в обновлениях и поддержке

Облачные решения обычно обновляются автоматически, без необходимости вмешательства со стороны вашего IT-отдела. Поставщик систем электронного документооборота занимается всеми обновлениями, исправлением багов и добавлением новых функций. Это также исключает необходимость следить за многочисленными обновлениями разных программ, которые могут быть несовместимы друг с другом.