Кімге және не үшін электрондық құжат айналымы қажет

ЭҚА — бұл құжаттарды цифрлық форматта жасауға, жіберуге, қол қоюға, сақтауға және басқаруға мүмкіндік беретін жүйе. Бұрын қағаз және қолмен жұмыс істеуді талап ететін барлық процестер электрондық ортаға ауысады. Бұл құжаттарды өңдеуді жеделдетіп қана қоймай, оларды әлемнің кез келген нүктесінен қолжетімді етеді.

Кімге электрондық құжат айналымы қажет

Ірі компаниялар мен корпорацияларға

Күн сайын жүздеген немесе мыңдаған құжаттарды өңдейтін ірі ұйымдар үшін ЭҚА тұрақты жұмыстың негізіне айналады. Ол бөлімдер мен филиалдар арасындағы процестерді үйлестіруге, келісімшарттар мен шоттарды келісуді жеделдетуге, адами қателіктер мен қайталануды болдырмауға мүмкіндік береді.

Шағын және орта бизнеске

ШОБ үшін ЭҚА — ресурстарды үнемдеудің және клиенттер мен серіктестермен өзара әрекеттесуді жеделдетудің тәсілі. Қағазға, курьерлерге және басып шығаруға ақша жұмсаудың орнына, компаниялар құжаттармен санаулы минуттарда жедел алмасу мүмкіндігін алады. 

Мемлекеттік мекемелерге

Мемлекеттік құрылымдарға ЭҚА енгізу барлық процестердің ашықтығы мен бақылауын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. Бұл көптеген департаменттер мен құрылымдар бар ведомстволық мекемелер арасындағы өзара әрекеттесу кезінде өте маңызды.

Электрондық құжат айналымы не үшін қажет

Уақытты үнемдеу

Қағаз құжаттар басып шығару, қол қою және жеткізу үшін айтарлықтай уақытты қажет етеді. ЭҚА бұл процестерді бірнеше минут ішінде орындауға мүмкіндік береді.

Шығындарды азайту

ЭҚА-ға көшу арқылы сіз қағазға, принтерлерге, кеңсе тауарларына және курьерлік қызметтерге үнемдейсіз. Құжатты электронды түрде жіберу құны әлдеқайда арзанға түседі. 

Ашықтық және бақылау

ЭҚА құжаттарды өңдеу процесін толық бақылауды қамтамасыз етеді. Сіз әрқашан құжаттың қай кезеңде екенін, оны кім қол қойғанын және қандай әрекеттер жасалғанын көресіз.

Қауіпсіздік кепілдігі

ЭҚА жүйелері заманауи шифрлау және деректерді қорғау әдістерін пайдаланады. Бұл құжаттардың жоғалу немесе ұрлану қаупін болдырмайды.

Сақтау және іздеу ыңғайлылығы

Электрондық құжаттармен архивтерді іздеудің немесе маңызды ақпаратты жоғалту қаупінің қажеті жоқ. Барлық файлдар цифрлық түрде сақталады және оларға қол жеткізу бірнеше рет басу арқылы жүзеге асырылады.

Заңнамаға сәйкестік

Көптеген елдерде электрондық құжаттарды пайдалану қазірдің өзінде заңмен реттеледі. ЭҚА компанияларға заңнама талаптарына сәйкес келуге және ережелерді сақтамағаны үшін айыппұлдарды болдырмауға көмектеседі.

ЭҚА көмегімен қандай процестерді автоматтандыруға болады

1. Жалпы электрондық құжат айналымы

ЭҚА қызметкерлер, бөлімдер және сыртқы контрагенттер арасындағы өзара әрекеттесуге қатысты құжаттарды басқаруға көмектеседі. Құжаттарды жасаудан бастап соңғы қол қоюға дейінгі барлық процесс. 

2. Кадрлық процестер

Кадрлық құжат айналымы толығымен ЭҚА-ға ауыстырылуы мүмкін, бұл HR бөлімінің жұмысын жеңілдетеді. Қызметкерлерді рәсімдеу: еңбек шарттарын, бұйрықтарды және өтініштерді автоматты түрде жасау. Қашықтан құжаттарға қол қою тағайындаулар, демалыстар немесе жұмыстан босату туралы құжаттарды бірнеше рет басу арқылы келісуге мүмкіндік береді. 

3. Қаржылық процестер

ЭҚА қаржылық құжаттармен жұмысты айтарлықтай жеңілдетеді. Шоттарды шығару, орындалған жұмыстар актілерін жіберу, бюджеттеу және есептілікті жүргізу — мұның бәрін электрондық құжат айналымы қызметінде жүргізуге болады. Қаржылық құжаттармен онлайн жұмыс істеу арқылы сіз қаржылық құжаттарды өңдеуді бірнеше есе жеделдетесіз және қателер санын азайтасыз.

4. Жиналыстарды және ІНД басқару

Жиналыстарды жоспарлау, өткізу және бақылау процестерін, сондай-ақ ішкі нормативтік құжаттаманы (ІНД) жүргізуді автоматтандыру. Жүйе тапсырмаларды бөлуге, шешімдердің орындалуын бақылауға және нормативтік құжаттардың өзектілігін басқаруға көмектеседі.

Documentolog СЭҚ жүйесінде сіздің компанияңыздың жұмысының ерекшеліктеріне сәйкес кез келген бизнес-процесті автоматтандыру және бейімдеу мүмкін. 

Барлық бизнес салалары үшін ЭҚА

Электрондық құжат айналымы (ЭҚА) шағын кәсіпкерліктен бастап ірі корпорацияларға дейін барлық бизнес салаларына жарамды. Ол құжаттармен алмасуды жеңілдетеді, процестерді автоматтандырады және шығындарды азайтады. Саласына қарамастан, ЭҚА келісімшарттарды тезірек келісуге, қаржыны басқаруға және деректерді сақтауға көмектеседі, жұмыс ыңғайлылығы мен ашықтығын қамтамасыз етеді. 

Электрондық құжат айналымы — бұл жай ғана ыңғайлылық емес, тиімді, бәсекеге қабілетті және заманауи болғысы келетін компаниялар үшін қажеттілік. Көлемі мен қызмет саласына қарамастан, ЭҚА процестерді жеделдетуге, шығындарды азайтуға және құжаттармен жұмыс қауіпсіздігін арттыруға көмектеседі.

Егер сіз құжаттармен жұмысты жеңілдеткіңіз және тиімдірек еткіңіз келсе, электрондық құжат айналымына көшу туралы ойланатын уақыт келді. Documentolog көмегімен уақытты, ақшаны және жүйкені үнемдеңіз!