AlmaU выбирает Documentolog: успешный опыт цифровизации процессов университета

Благодаря сотрудничеству с Documentolog университет AlmaU смог не только сократить временные затраты на обработку документов, но и значительно улучшить прозрачность и контроль всех бизнес-процессов. Система позволяет быстро подписывать, отправлять и согласовывать документы в электронном формате.  Это особенно важно для обмена документами с сотрудниками, студентами и партнерами. Переход на цифровые технологии не только упрощает административные задачи, но и показывает приверженность AlmaU к инновациям и современным решениям.

ЭДО Documentolog: работа без бумаги в новом формате

Одной из приоритетных задач AlmaU стало создание интегрированной системы документооборота, которая могла бы эффективно охватывать все бизнес-процессы и обеспечивать обработку разнообразных типов документов. Внедрение платформы Documentolog позволило автоматизировать делопроизводство, включая работу как с внутренними, так и с внешними документами.

На сегодняшний день все документы, будь то внутренние служебные записки или соглашения с внешними партнерами, регистрируются исключительно в системе Documentolog. Отказ от бумажного документооборота, который ранее требовал значительных ресурсов на хранение и сопровождение, открыл путь к использованию современных цифровых технологий, обеспечивающих более эффективное управление.

С момента перехода на Documentolog университет заключил около 10 000 договоров через систему, причем только за текущий год было подписано свыше 1800 документов в электронном формате. Использование электронного документооборота значительно ускорило взаимодействие между сотрудниками и партнерами AlmaU. Теперь отсутствует необходимость ожидания доставки бумажных копий или поиска места для их хранения, так как все данные надежно сохраняются в цифровом виде. Такой подход сводит к минимуму риски потери документов и обеспечивает мгновенный доступ к ним, что ускоряет выполнение рабочих задач и упрощает процесс контроля.

Documentolog предоставляет AlmaU полный контроль над процессами работы с документами, начиная с момента их загрузки в систему и заканчивая завершением всех действий. Руководители подразделений имеют возможность в реальном времени проверять статус выполнения задач, что обеспечивает прозрачность и способствует более оперативному управлению.

Как внедрение ЭДО изменило работу университета

«AlmaU был первым казахстанским вузом, внедрившим систему Documentolog для автоматизации своего делопроизводства. Это позволило нам не только существенно упростить и ускорить внутренние процессы, но и сделать их более прозрачными и управляемыми.  Кроме того, использование данного цифрового сервиса привело к улучшению взаимодействия между сотрудниками различных подразделений и внешними партнерами. Процессы, которые раньше требовали согласования через несколько инстанций и могли занимать какое-то время, теперь происходят практически мгновенно», – делится ректор AlmaU Гульнар Куренкеева.

Руководство университета подчеркивает, что использование Documentolog позволило сотрудникам сосредоточиться на действительно значимых задачах, требующих их профессионального вовлечения, вместо выполнения однообразных административных операций. Освободившееся время направляется на развитие стратегических инициатив, что способствует дальнейшему прогрессу университета и открывает новые возможности для достижения амбициозных целей.

AlmaU был первым казахстанским вузом, внедрившим систему Documentolog для автоматизации своего делопроизводства. Это позволило нам не только существенно упростить и ускорить внутренние процессы, но и сделать их более прозрачными и управляемыми.  Процессы, которые раньше требовали согласования через несколько инстанций и могли занимать какое-то время, теперь происходят практически мгновенно

Сотрудничество AlmaU и Documentolog наглядно показывает, как цифровые технологии могут изменить образовательную сферу. Внедрение электронного документооборота стало частью общей стратегии университета по цифровой трансформации, что позволяет обеспечивать высокий уровень управленческих процессов и соответствовать современным мировым трендам в области технологий.