Национальный центр геодезии и пространственной информации

В деятельность РГП на ПХВ «Национальный центр геодезии и пространственной информации» входят проведение геодезических работ, цифровая аэрофотосъемка, картографические и гидрографические работы и пр.

В период пандемии COVID-19 предприятие задумалось о переходе на электронный документооборот. Преимущества СЭД над бумажными документами очевидны, это экономия времени и ресурсов. Одни документы необходимо систематически проверять на актуальность и корректировать, остальные — передавать другим лицам: контрагентам, партнерам или представителям государственных органов. Для этого документ нужно напечатать на бумаге, согласовать, внести правки, снова напечатать, отправить на подпись, утвердить печатью и провести такую же процедуру с другой стороной. 

Для исключения подобных времязатратных действий было решено рассмотреть электронный вид документооборота.

В ходе анализа рынка выбор пал на отечественный продукт СЭД Documentolog, так как являясь подведомственной организацией, предприятию было важно, чтобы система отвечала всем требованиям информационной безопасности.

18 февраля 2021 года были завершены работы по внедрению СЭД Documentolog в процессе предприятия. Срок внедрения системы составил 20 рабочих дней. К работе в системе были привлечены 200 сотрудников.

В ходе проекта внедрения были автоматизированы следующие типы документов:

- Общий документооборот (Входящие документы, Исходящие документы, Внутренние документы, Обращение физ.лиц, Обращение юр. лиц, Приказы по ОД/Распоряжения, Личные поручения);

- Стандартные отчеты (10 штук);

- Договоры;

- Кадровый документооборот;

- Заседание Коллегиальных органов;

- Управление ВНД;

- Оценка персонала;

- Service Desk;

- Aкты выполненных работ;

Промежуточные результаты:

Переход на безбумажную технологию стало толчком усиленной эффективности взаимодействия между государственными органами и контрагентами. Сотрудники отмечают, что быстрый обмен юридический значимыми письмами увеличивают продуктивность работы.