АО «Самрук-Казына»

Завершился крупный проект по внедрению системы электронного документооборота Documentolog в АО «Фонд Национального Благосостояния «Самрук-Казына» (далее - Фонд).               

Фонд был основан в 2008 году Указом Президента Республики Казахстан и представляет собой коммерческую структуру - инвестиционный холдинг, миссия которого заключается в повышении национального благосостояния Республики Казахстан и обеспечении долгосрочной устойчивости для будущих поколений. 

7 апреля 2017 года Фондом был объявлен тендер о закупках работ по созданию (разработке) информационной системы (услуги по совершенствованию информационной системы электронного документооборота, а также по автоматизации деятельности СД и Правления). Компания Documentolog приняла участие и была признана победителем по данному конкурсу. 

В рамках проекта были внедрены следующие решения на платформе Documentolog:

Общий документооборот, который позволил организовать безбумажное делопроизводство и автоматизировать корпоративный документооборот, обеспечивающий движение документов в Фонде в электронном виде с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

Решение «Управление Внутренней Нормативной Документацией», предназначенное для структурирования и управления доступами к внутренним нормативным документам компании. Модуль также позволил автоматизировать процесс утверждения и публикации ВНД. Помимо этого, модуль включает в себя сертификацию сотрудников на знания по основным документам Фонда.

Решение «Коллегиальные органы», основной целью которого является автоматизация процесса организации и проведения рабочих заседаний Председателя Правления Фонда, Правления и Совета директоров Фонда, а также их комитетов. Данное решение включает в себя такие функции как вынесение вопросов на рассмотрение, планирование Заседаний, механизмы голосования, оформление протоколов, контроль исполнения принятых решений.

Решение «Управление рабочими совещаниями», направленное на автоматизацию этапов организации, проведения рабочих совещаний Фонда, составления и подписания протоколов, и мониторинг по выполнению решений, данных на совещаниях.

Модуль «Электронный архив», который позволил автоматизировать процесс передачи электронных документов в архив, контролировать срок хранения архивных ЭД, проверять ЭЦП архивного ЭД и обеспечил удобный поиск документов в архиве.

Помимо вышеуказанного функционала был автоматизирован обмен электронными документами между дочерними организациями Фонда и внешними контрагентами. 

Также Фонду было предоставлено мобильное приложение с полноценным функционалом и возможностью подписи документов с использованием ЭЦП. 

По завершению процесса внедрения специалистами Documentolog было проведено обучение для пользователей Фонда, после чего проект был запущен в промышленную эксплуатацию.